согласно ГОСТ 7.1-84 или вид специальных работ

и  его варианты

(!NJ и !RPJ)

ТВП для инвертированного файла

Для каждой базы данных задается одна ТВП (файл с именем БД и расширением FST), которая определяет содержимое соответствующего инвертированного файла. Элементы, созданные по этой ТВП и запомненные в инвертированном файле, образуют словарь терминов доступа базы данных.

Однако словарь сам по себе не является достаточным для обеспечения механизмов поиска, так как каждый термин должен быть связан со всеми теми записями базы данных, в которых он встречается. В связи с этим, система связывает с каждым поисковым термином словаря список индексных ссылок, обеспечивающих требуемую связь с записями. Каждый термин имеет столько индексных ссылок, сколько раз он встречается в базе данных.

Более того, для поддержки развитых средств поиска, имеющихся в языке поиска, таких, например, как поиск по ключевым словам в определенных элементах описания, каждая индексная ссылка содержит помимо MFN записи некоторую дополнительную информацию, имеющую отношение к расположению термина в записи.

Индексная ссылка имеет следующие 4 компоненты:

Необходимо помнить, что изменения ТВП для инвертированного файла, как правило, требуют последующего переинвертирования (т.е. создания словаря заново) самой базы данных, так как инвертированный файл, созданный по старой ТВП, может не соответствовать новой ТВП.

Удаление/перенос БО

В результате списания в БД каталога могут образоваться документы- книги, у которых списаны все экземпляры. Эти записи должны периодически удаляться из БД каталога. Часть документов, в которых списаны все экземпляры, может содержать требование на доукомплектование. Эти записи должны быть перенесены в БД КОМПЛЕКТОВАНИЯ для последующего заказа новых экземпляров книг взамен выбывших.

О наличии таких записей и необходимости инициировать режим удаления/переноса пользователь может узнать по наличию в словаре БД каталога "Вид/Тип документа" следующих значений:

DEL — документы, все экземпляры которых выбыли, подлежат удалению;

DELK — документы, все экземпляры которых выбыли, но требуют доукомплектования и подлежат перемещению в БД КОМПЛЕКТОВАНИЯ.

Нажатием кнопки "Удаление/Перенос БО" в технологической области "Регистрация выбытия" инициируется пакетный режим удаления из БД каталога записей, в которых списаны все экземпляры книг, и переноса части из них, содержащих требование на доукомплектование, в БД КОМПЛЕКТОВАНИЯ.

На экран подается опросный РЛ, в котором необходимо задать имя БД каталога. По завершении обработки выдается сообщение о количестве удаленных записей, перечень их внутрисистемных номеров, сообщение о количестве записей, перенесенных в БД КОМПЛЕКТОВАНИЯ.

Примечание: Записи удаляются логически и в случае обнаружения ошибки обработки (например, экземпляры удалены ошибочно), могут быть восстановлены в БД по общей технологии.

Установка и использование личных параметров ввода

Личные параметры ввода являются дополнительным средством, обеспечивающим повышение эффективности процесса ввода данных. Кроме того, личные параметры служат для создания специфических контекстов работы конкретных пользователей АРМа Каталогизатор.

Установка (ввод) личных параметров ввода осуществляется с помощью соответствующей формы (рис. 3.4.6а), которая появляется после нажатия кнопки НАСТРОЙКА.

Рис. 3.4.6а. Форма для установки личных параметров ввода

(закладка ФИКСИРОВАННЫЕ)

Различаются два вида личных параметров: фиксированные и произвольные - соответственно форма содержит две закладки: ФИКСИРОВАННЫЕ и ПРОИЗВОЛЬНЫЕ.

Фиксированными параметрами являются поименованные параметры, предусмотренные в соответствующей экранной форме ввода (по умолчанию - SETPRIV.WSS). Фиксированные параметры служат для создания специфических контекстов работы и используются для формирования значений по умолчанию в экранных формах ввода (см. Приложение 8) и в форматах показа (см. Приложение 4 - п.1.7.2.4)

Произвольными параметрами (рис. 3.4.6б) являются параметры, название и значение которых устанавливает конкретный пользователь и которые при вводе используются в качестве буферов обмена (см. ниже). Максимальное количество произвольных параметров - девять.

Рис. 3.4.6б.

Форма для установки личных параметров ввода

(закладка ПРОИЗВОЛЬНЫЕ)

Установленные личные параметры сохраняются (после нажатия кнопки ПРИМЕНИТЬ) в инициализационном файле АРМа "Каталогизатор" (по умолчанию - IRBISC.INI) в секции PRIVATE и действуют  - в течение всех сеансов работы - до тех пор, пока не будут установлены другие значения. Отсюда вытекает необходимость - в случае использования личных параметров ввода - использования личных инициализационных файлов (см. п. 1.6).

Произвольные параметры используются при вводе следующим образом: нажатие комбинации клавиш <Alt>-N (где N - 1,2,…9) приводит к вставке соответствующего произвольного параметра в качестве значения текущего элемента ввода (поля или подполя). Нажатие комбинации клавиш <Alt>-0 приводит к появлению списка всех произвольных параметров, из которого можно явно выбрать необходимое значение.

Имеется возможность оперативной замены значений произвольных параметров в процессе ввода, а именно: нажатие комбинации клавиш <Ctrl>-N (где N - 1,2,…9) приводит к тому, что соответствующему произвольному параметру присваивается значение текущего элемента ввода.

Это средство описано в п. 3.4.6 данной инструкции. Для использования его следует щелкнуть по кнопке НАСТРОЙКА. Имя рабочего листа настройки определяется параметром SetPrivateWSS ini-файла.

Установка номера акта передачи

Процесс аналогичен описанному в разделе 4.1.2. для регистрации выбытия книг:

·         установить БД каталога (меню "БД"),

·         установить Номер акта передачи в другое подразделение партии книг, которая будет регистрироваться в данном сеансе работы – вводится по кнопке "Настройка" и в дальнейшем используется для автоматического ввода в  поле соответствующего экземпляра.

Установка номера КСУ поступлений

Для вызова режима нужно нажать (щелкнуть мышкой) кнопку "Настройка", на экран выводится системный РЛ, в котором нужно указать:

·

Этап работы (ввод через меню — клавиша <F2>);

·         ФИО исполнителя (ввод через меню — клавиша <F2>);

·         Номер КСУ поступления соответствующий регистрируемой партии (ввод через словарь — по клавише <F2> открывается словарь всех зарегистрированных в системе номеров, из которого выбирается нужный номер);

·         Номер акта ИУ, соответствующий регистрируемой партии (ввод через словарь — по клавише <F2> также открывается словарь всех зарегистрированных в системе номеров, из которого выбирается нужный номер).

В результате выполнения этого режима (после нажатия кнопки "Применить") в файле настройки, соответствующем заданию (ярлыку) вызова АРМ "Комплектатор", будут записаны данные, которые затем будут автоматически вводиться в записи; при этом не обязательно работать с последней партией книг; разные комплектаторы могут работать с разными партиями в разных базах (комплектование, каталог); введенные в файл настройки данные сохраняются в нем до явного изменения.

Установка номера КСУ выбытия

Необходимо выполнить следующие действия:

Определить БД каталога, в котором будет проводиться списание документов (меню БД);

Нажать кнопку "Настройка" и определить следующие ЭД:

·         этап работы и ФИО (если не было установлено ранее);

·         "Номер КСУ выбытия" — ЭД вводится с использованием словаря БД КОМПЛЕКТОВАНИЯ, вызов которого осуществляется нажатием  кнопки со стрелкой. При этом на экране появляется словарь всех номеров КСУ выбытия, в котором нужно отметить номер, присвоенный данной партии книг (подведя курсор к нужному значению, щелкнуть мышкой) и нажать кнопку ВВОД;

·         "Номер акта передачи" — также с использованием словаря БД КОМПЛЕКТОВАНИЯ;

·         Нажать кнопку ПРИМЕНИТЬ.

В результате выполнения этих операций выбранная БД становится текущей, в файле настройки записаны соответствующие данные (номера КСУ выбытия и акта передачи), которые затем автоматически будут вводиться в запись.

Установка системы

Система поставляется в виде дистрибутивного материала на дискетах или компакт-диске. Для установки системы на жестком диске служит программа SETUP.EXE.

Система, размещенная на жестком диске (в заданной при установке директории), имеет следующую внутреннюю структуру директорий:

            IRBIS______

                                    |DATAI__________

                                                                        |IBIS

                                                                        |RDR

                                                                        |RQST

                                                                        |HELP

                                                                        |BLANK

                                                                        |CMPL

                                                                        |ATHRC

                                                                        |ATHRA

                                                                        |ATHRS

                                                                        |ATHRU

                                                                        |TEZ

                                                                        |REGI

Кроме того, на локальном диске клиента С: создается директория для временных данных (\IRBISWRK).

Непосредственно в директории IRBIS находятся файлы исполняемых модулей и основные параметрические данные.

Данные собственно баз данных (БД Электронного каталога, БД Читателей, БД очереди заказов и др.) размещаются в директории DATAI - каждая БД в отдельной директории. В директории BLANK содержатся эталонные данные для БД Электронного каталога, БД Читателей и БД Комплектования.

Все данные системы, кроме директории временных данных (C:\IRBISWRK), являются общими ресурсами и могут быть размещены на файл-сервере ЛВС (непосредственно при установке системы), т.е. на клиентской машине может размещаться (создается автоматически при необходимости) только директория временных данных..

В настоящем документе дан перечень

Ввод аналитического описания статьи

Описание статьи можно вводить как самостоятельный документ (независимо от наличия в БД документа-издания, в котором опубликована статья), и в этом случае работа аналогична описанной в п. 5.1.1.1 для ввода с клавиатуры однотомных изданий (с учетом выбора соответствующего РЛ) - см. п. 5.3.1.  Ввод с клавиатуры.

Описание статьи можно вводить путем копирования части данных из документа-издания, в котором опубликована статья, и в этом случае работа аналогична описанной в п. 5.1.1.2.1 - Копирование в новый документ по результатам поиска для ввода многотомных изданий (с учетом выбора соответствующей таблицы переформатирования) - см. п. 5.3.2.

Копирование можно проводить либо непосредственно из документа на плоскости ВВОД (копирование каждого документа индивидуально), либо на плоскости ПРОСМОТР/ВЫВОД (за один раз может быть скопирована сразу группа документов). В обоих случаях документы, подлежащие копированию, могут быть определены либо как результат поиска, либо как отмеченные по результатам поиска, либо по их номерам в БД.

Работа с использованием режима копирования может иметь следующие варианты:

·         Копируется документ-источник (издание, в котором опубликована статья), предварительно найденный в режиме поиска по заглавию, шифру хранения, или другому поисковому признаку (Поиск – Просмотр/Вывод – Результаты поиска (отмеченные) – Копирование);

·         Копируется документ-источник, только что введенный в БД или вызванный на корректировку по результатам поиска или по номеру в БД, – непосредственно на плоскости ВВОД путем нажатия кнопки-ярлычка в правой верхней части экрана;

·         Копируется документ-статья, опубликованная в том же источнике, которая определяется либо по результатам поиска, либо по номеру документа в БД, либо на плоскости ПРОСМОТР/ВЫВОД, либо на плоскости ВВОД.

В любом из этих вариантов работы (п. 5.3.2) существенно уменьшается объем информации, вводимой с клавиатуры.
Документ- статья создается путем копирования исходного документа (источника или статьи) по определяемой каталогизатором (с использованием меню) таблице переформатирования; характер основных преобразований показан выше в Таблице 2 ("Перечень таблиц преобразования").

Работа по этим вариантам не зависит от вида документа-источника: это может быть и номер журнала (газеты или другого сериального издания), и том/выпуск многотомного издания, и сборник под общим заглавием и даже сборник без общего заглавия (состоящий из нескольких статей), грампластинка или сборник нот и т.п.

Если в документе-источнике введены данные в поле "Содержание" или в поле "2-я и последующие статьи сборника без общего заглавия" (документ - книга) или в поле "Статьи из журнала" (документ - отдельный номер журнала), то указывая в специальном поле "Номер статьи для копирования" и выбирая соответствующую таблицу переформатирования, каталогизатор может перенести в документ-статью не только сведения об источнике, но и данные о самой статье (авторы, заглавие, страницы, ключевые слова), введенные ранее в документе-источнике. В этом случае копирование целесообразно проводить непосредственно из документа, каждый раз указывая нужный номер статьи без необходимости сохранения исходного документа.

Создаваемые документы могут быть введены либо в общую БД электронного каталога, либо в отдельную БД.

Ввод данных Библиотеки - Пользователя

Если ввод полных данных—реквизитов Библиотеки-Пользователя не был сделан предварительно на этапе установки системы (см. п.1), на данном этапе нужно ввести некоторые данные, используемые в выходных документах (данные для карточки—заказа на книги, включая адрес отправителя, и подписи ответственных лиц (директор, гл. бухгалтер) — для отчетных документов). Для этого:

·

нажать (щелкнуть мышкой) кнопку "КОРРЕКТИРОВКА" в нижней области (области обработки) – в любом из режимов работы (на любой из плоскостей);

·         при необходимости установить БД комплектования CMPL (ниспадающее меню "БД - База данных"); по умолчанию эта БД устанавливается изначально; вызвать на корректировку запись номер 1, указав в окне MFN значение "1" (корректировка записи номер 1);

Примечание: В тестовой БД запись Пользователя (и данные о каталоге РП) введена первой, но система этого не требует, и запись Пользователя может быть введена в любое место БД с использованием РЛ CMPL. Найти такую запись можно по словарю "Вид документа" (на плоскости "Поступление");

·         ввести необходимые данные, раскрывая поля с кнопками (нажать либо эту кнопку, либо клавишу <F2>) и обращая внимание на указания по заполнению полей.

Если ввод полных данных — реквизитов Библиотеки-пользователя не был сделан предварительно на этапе установки системы (см. раздел 1) и при подготовке к выполнению задачи ЗАКАЗ КНИГ (см. п. 2.1.1.), на данном этапе нужно ввести некоторые данные, используемые в выходных документах (на Абонементной карточке и листе-заявке).

Для этого необходимо:

·

нажать (щелкнуть мышкой) кнопку "КОРРЕКТИРОВКА" в нижней области (области обработки) — в любом из режимов работы (на любой из плоскостей); на вопрос системы "Нет отмеченных записей. Продолжить работу?" ответить "Да" ;

·         при необходимости установить БД комплектования (по умолчанию эта БД устанавливается изначально);

·         вызвать на корректировку запись пользователя (словарь "Вид издания/документа" код POLZV);

·         ввести необходимые данные в поле "Директор (организации) и  Гл. бух (для подписей)", вызвав вложенный РЛ нажатием кнопки с тремя точками или клавиши <F2>.

Ввод данных о подписке

Продление подписки может проводиться индивидуально для каждого издания или автоматически для группы изданий. В обоих случаях предварительно нужно отметить документы для обработки.

Ввод кратких БО книг

Работа состоит из следующих этапов:

·         установить по кнопке "Настройка" значения ЭД "Этап работы" и "ФИО", которые автоматически будут вводиться в каждый документ;

·         выбрать режим "ЗАКАЗ —  БО ЗАКАЗА – НОВАЯ  ЗАПИСЬ", в результате чего вызывается модуль ввода/корректировки и на экран подается РЛ ZK (Описание книг);

·         последовательно ввести библиографические данные, кодированную информацию и при желании — сведения о заказе, вызывая вложенные РЛ (нажатием кнопки с тремя точками или клавиши <F2>);

Примечание: При необходимости ввода более полного описания, чем это предлагает РЛ ZK, можно по кнопке ДОБАВИТЬ ввести в РЛ недостающие поля.

·         сведения о заказе можно ввести и в отдельном сеансе работы в режиме корректировки записей — см. п. 2.2.3;

·         переход на новый документ – клавиша НОВЫЙ.

В процессе ввода данных рекомендуется по мере заполнения страниц РЛ просматривать документ (в окне просмотра) с целью обнаружения ошибок, которые тут же нужно исправить.

Первая страница РЛ предназначена для исключения повторного (дублетного) ввода документа.

При этом используется алгоритм Автоматической Свертки Текста (АСТ), по которому из заданного текста (ЭД или набор ЭД) выбираются первые символы каждого слова, начиная с последнего (слова), затем вторые символы и т. д. до тех пор, пока будет отобрано 14 символов или текст будет выбран полностью.

Примечание: АСТ, начиная с версии ИРБИС 2001.1, изменен (значительно усилен), что позволяет идентифицировать разные издания с однословным заглавием, начинающимся с одной и той же буквы, при прочих совпадающих ЭД.

Дублет определяется по совокупности ЭД одновременно по БД комплектования и на наличие в БД каталога по следующему принципу:

Ввод нестандартных символов

Система обеспечивает ввод данных в рамках одного кодового набора, который устанавливается с помощью специального параметра настройки (FONTCHARSET). Один кодовый набор, как правило, кроме английского, позволяет использовать для ввода один язык. Но в системе предусмотрены средства, позволяющие вводить и отображать символы, не входящие в выбранный кодовый набор. Так, например, при использовании кодового набора, включающего стандартную латиницу и кириллицу, можно вводить диакриты европейских языков, греческие буквы и другие специальные символы. Такая возможность реализуется с помощью специального режима, который инициируется в процессе ввода нажатием клавиши <F5>. При этом возникает форма, изображенная на рис. 3.4.7а.

Рис. 3.4.7а. Форма для ввода нестандартных символов

Необходимые символы сначала отбираются в БУФЕР ВВОДА

- с помощью соответствующей кнопки (кнопка с "галочкой") или двойным щелчком мыши по соответствующему символу, - а затем переносятся в поле ввода с помощью кнопки ВВОД. Необходимый набор символов выбирается из списка НАБОР СИМВОЛОВ, содержание которого определяется справочником UNICODE.MNU в главной директории системы.

Каждый нестандартный символ представляется в поле ввода в виде последовательности четырех символов: первые два символа && определяют признак нестандартного символа, третий - номер кодового набора и четвертый - несущий символ. Графически верно нестандартный символ отображается в окнах полных описаний и в выходных формах. В остальных случаях - в таблицах кратких описаний и словарях - нестандартные символы эмулируются, т.е. отображаются с помощью стандартных символов. Правила эмуляции нестандартных символов определяются в таблице UNICODE.TAB, которая находится в главной директории системы.

Ввод нового номера акта передачи в запись КСУ выбытия

Этот процесс выполняется путем корректировки записи КСУ выбытия партии книг, часть из которой передается в другое подразделение и состоит из следующих этапов:

установить БД комплектования, если предварительно в данном сеансе проводились работы в БД каталога (ниспадающее меню "БД" — БД КОМПЛЕКТОВАНИЯ);

в словаре "N КСУ выбытия из подразделения" отметить номер партии выбывших книг, для которой будет регистрироваться передача;

щелкнув мышкой по кнопке КОРРЕКТИРОВКА в области обработки (нижняя часть интерфейса), вызвать модуль ввода/корректировки — на экран автоматически подается документ-Запись КСУ выбытия в формате РЛ;

ввести данные в поле "Номер акта передачи" (при нажатии кнопки с тремя точками или клавиши <F2> на экране появляется вложенный РЛ):

·

"Номер акта передачи"; заполняется с помощью системы: при нажатии кнопки со стрелкой на экране появляется последний номер акта передачи, на единицу больший последнего введенного в БД КОМПЛЕКТОВАНИЯ ранее. Нажатием кнопки ВВОД он переносится в запись;

·         "Дата ввода" (текущая дата вводится автоматически в формате ГГГГММДД  нажатием клавиш <Alt + Д>);

Завершив заполнение ЭД "Номер акта передачи", выйти из режима корректировки и вернуться в основной интерфейс, для чего нажать последовательно кнопки "СОХРАНИТЬ" и "ВОЗВРАТ". Можно нажать только кнопку "ВОЗВРАТ", но тогда в ответ на сообщение системы "Запись изменялась. Сохранить изменения?", нажать кнопку "Да" .

Ввод новой (очередной) записи КСУ поступлений

Первой операцией при поступлении партии книг от какого-либо источника (организации) является создание нового документа - записи КСУ поступлений.

Для этого нужно нажать (щелкнуть мышкой) кнопку "Новая запись", в результате чего вызывается модуль ввода/корректировки и на экран подается РЛ "Регистрация поступившей партии книг (запись КСУ)" — в поле "Сведения о поступлении книг в Библиотеку" нужно ввести следующие данные, общие для всей партии книг:

·         Год/номер записи КСУ,

·         Номер акта (или несколько номеров) индивидуального учета (ИУ), если в Библиотеке применяется актовая система учета,

·         Дата записи,

·         Данные из сопроводительного документа (номер, сумма, количество полученных наименований и экземпляров, источник комплектования).

ЭД "Год/номер записи КСУ" и "Номер акта ИУ" заполняются с помощью системы, а именно: при нажатии <F2> или кнопки со стрелкой показывается соответствующий максимальный номер, уже введенный в БД. Отметив и перенеся его в документ, нужно лишь увеличить номер на единицу; при этом производится автоматическая сверка каждого из номеров на дублетность.

Примечания:

·         Для функционирования аппарата "максимальных значений номера" необходимо соблюдать определенные соглашения об их структуре, а именно: переменная часть номера должна начинаться либо после буквы, либо после символа "/", либо номер должен состоять только из цифр. Это соответствует системе нумерации записей КСУ поступлений (сквозная в течение года, например 1998/24), а для актовых номеров ИУ может быть применена структура, либо полностью идентичная КСУ, либо, например, по принципу A1998/24.

·         Сведения для аппарата "максимальных значений номера" собираются в записи Пользователя, которую можно найти по словарю "Вид документа" – POLZV; рот необходимости эти данные можно корректировать

В процессе ввода данных в окне просмотра можно видеть и контролировать введенный текст.

Обеспечена работа с несколькими актами ИУ, входящими в полученную партию книг с одним номером КСУ.

Ввод новой (очередной) записи КСУ выбытия

КСУ выбытия ведется в БД КОМПЛЕКТОВАНИЯ. Каждая запись КСУ выбытия — документ БД КОМПЛЕКТОВАНИЯ — содержит информацию о партии книг, выбывающих из какого-либо подразделения Библиотеки или филиала ЦБС.

Первой операцией при регистрации выбытия партии книг является создание нового документа в БД КОМПЛЕКТОВАНИЯ — очередной записи КСУ выбытия.

Работа состоит из следующих этапов:

·

щелкнуть мышкой по кнопке  НОВАЯ ЗАПИСЬ, в результате чего вызывается модуль ввода/корректировки и на экран автоматически подается новый документ в формате РЛ для ввода очередной записи КСУ выбытия;

·         ввести в поле "Сведения о выбытии партии книг" общие для всей партии книг данные; когда поле активно, появляется кнопка с тремя точками; при нажатии кнопки (или клавиши <F2>) на экране появляется перечень всех возможных для этого поля ЭД;

·         ввести в поле "Номер акта передачи" необходимые данные; поле заполняется в том случае, если одновременно с регистрацией выбытия будет регистрироваться и передача части книг из партии выбытия в другие подразделения Библиотеки. Общими для всей партии книг выбытия являются следующие данные:

·         номер записи КСУ выбытия;

·         дата записи (для ввода текущей даты нажать <Alt + Д>);

·         номер сопроводительного документа; причина списания;

·         код подразделения Библиотеки или филиала ЦБС, для которого регистрируются  сведения о выбытии.

Первый элемент данных "Номер записи КСУ выбытия" заполняется с помощью системы. При нажатии кнопки со стрелкой на экране появляется номер КСУ выбытия, на единицу больший, чем последний, уже введенный в  БД комплектования ранее; при нажатии кнопки ВВОД он будет перенесен в подполе номера КСУ выбытия.

Примечание: В термине словаря вслед за Номером записи КСУ выбытия вводится дата.

Ввод новой организации

Данные об издающих, распространяющих или книготорговых организациях, через которые приобретаются книги, вводятся в базу данных как отдельные документы; введенные однократно, они затем будут многократно использоваться при подготовке документов заказа.

Работа состоит из следующих этапов:

·

выбрать режим "ЗАКАЗ — ОРГАНИЗАЦИЯ  — НОВАЯ  ЗАПИСЬ", последовательно нажимая щелчками мышкой соответствующие кнопки, в результате чего вызывается модуль ввода/ корректировки и на экран подается РЛ IZD "Издающая, распространяющая или книготорговая организация";

·         последовательно ввести данные обо всех организациях, с которыми работает Библиотека-Пользователь, заказывая и покупая книги, вызывая при вводе вложенные РЛ (нажатием кнопки с тремя точками или клавиши <F2>).

Примечание: Сведения о новых организациях, появившихся после начала работы системы, можно вводить в БД CMPL в произвольном порядке в любое время как новые документы, но ДО того момента, когда будут вводиться данные о заказе или покупке книги в этой организации.

При вводе необходимо обратить внимание на ЭД "КОД ОРГАНИЗАЦИИ". Он имеет особо важное значение, поскольку им оперирует программная система. Этот ЭД может присваиваться пользователем либо ПРОИЗВОЛЬНО (с обеспечением уникальности его в БД — автоматически проверяется на дублетность), либо по предлагаемому варианту, когда он составляется из двух частей — "признака" (код региона) и порядкового номера для этого региона; при этом ЭД "Признак" вводится с использованием определенного ранее меню, а порядковый номер вводится с помощью системы — при нажатии кнопки со стрелкой или клавиши <F2> пользователю показывается список максимальных номеров, уже присвоенных по каждому региону, увеличенных на единицу, так что достаточно отметить нужное значение и перенести его в документ.

Если наименование организации превышает 28 символов и нет уверенности в том, что начальные части наименований нескольких организаций не совпадут между собой, рекомендуется вводить ЭД "Аббревиатура" (или краткое название), что в дальнейшем в некоторых ситуациях облегчит работу пользователя. Следует иметь в виду, что при заполнении в документе и полного, и краткого наименований, КОД ОРГАНИЗАЦИИ нужно вводить также два раза (он будет, разумеется, один и тот же); при этом в выходных документах будет печататься полное наименование, и только при его отсутствии — краткое.

Ввод новой записи "БО издания"

Работа состоит из следующих этапов:

·         последовательно щелкнуть мышкой по кнопкам БО ИЗДАНИЯ (кнопка выбора типа новой записи) и НОВАЯ ЗАПИСЬ, в результате чего вызывается модуль ввода/корректировки и на экран автоматически подается новый документ в формате РЛ OJK для ввода очередной записи БО издания;

·         ввести библиографические данные, кодированную информацию и сведения о первом заказе на подписку, вызывая вложенные РЛ при появлении кнопки с тремя точками (сведения о первом заказе на подписку можно ввести и в отдельном сеансе работы в режиме корректировки записей — см. ниже п. 5.4.2.).

В процессе ввода данных в окне просмотра можно просматривать документ для самоконтроля.

При вводе нужно обратить внимание на следующие элементы данных (ЭД):

·         "ЗАГЛАВИЕ для ЗАКАЗА" заполняется в том случае, если оно отличается от ЭД "ОСНОВНОЕ ЗАГЛАВИЕ" (например, уточнение заглавия путем указания места издания, форма приведения сведений о серии или другие формы, принятые в подписном каталоге и отличающиеся от правил составления БО). В выходные документы подписки приоритетно выводится заглавие для заказа, а при его отсутствии — основное заглавие и другие сведения к заглавию;

·         "ВИД ДОКУМЕНТА" (газета, журнал — вводится с помощью меню) в области "Кодированной информации" должен быть заполнен обязательно;

·         "ПЕРИОДИЧНОСТЬ" (кодовое и числовое значения вводятся одновременно с помощью меню) в области "Кодированной информации";

·         "ШИФР ИЗДАНИЯ" для периодических изданий (журналов, газет) имеет особенно важное значение, поскольку им определяется связь всех номеров (выпусков) издания. Если при работе по традиционной технологии в Библиотеке не используется система шифровки журналов и/или газет, то при переходе на автоматизированную обработку РЕКОМЕНДУЕТСЯ присваивать изданию ШИФР, состоящий из первой буквы первого слова заглавия и порядкового номера (сквозного для этой буквы).
В противном случае ИРБИС будет автоматически присваивать документам формальный шифр, который не связан с описанием издания. Для упрощения работы комплектатора по присвоению шифров по предлагаемому варианту, при вводе ЭД "ШИФР" после нажатия клавиши <F1> комплектатору предоставляется словарь шифров, по которому можно определить уже введенный ранее в БД максимальный номер для буквы, соответствующей заглавию обрабатываемого издания; кроме того, ЭД "ШИФР" проверяется на дублетность.

Примечание: ДО ПЕРЕДАЧИ документа в БД каталога комплектатор может изменить (корректировать) ЭД "ШИФР", но ПОСЛЕ ПЕРЕДАЧИ этот ЭД, как правило, НЕ ДОЛЖЕН корректироваться ни комплектатором, ни каталогизатором. В исключительных случаях при необходимости корректировки должна быть обеспечена идентичность шифра издания как в БД комплектатора (в записи издания), так и в БД каталога (в записи БО издания и во всех отдельных записях на каждый зарегистрированный номер издания).

Для оформления подписки в первый раз необходимо заполнить следующие ЭД:

·         "Период подписки" (обязательный ЭД): ввести с помощью меню (кнопка со стрелкой или клавиша <F2>) обозначение интервала и затем заполнить 4 цифры года подписки (заменив ими четыре точки); определены следующие периоды подписки: год, полугодие, квартал;

·         "Индекс подписки" (обязательный ЭД); проверяется на дублетность;

·         "Цена комплекта" (обязательный ЭД); при его отсутствии в выходных документах будет поставлено нулевое значение;

·         "Цена доставки" комплекта (ЭД не обязательный);

·         "Заказ по подразделениям" — повторяющееся поле, обязательное; вводится с использованием вложенного РЛ (нажатием клавиши <F2> или кнопки с тремя точками); содержит следующие ЭД:



·         "Адресат" и общее число экземпляров, доставляемых по его адресу (повторяющиеся ЭД);

·         "Получатель" и число экземпляров, заказанных для него (повторяющиеся ЭД);

Заполнение поля "Заказ по подразделениям" различно в зависимости от того, будет ли производиться ДОСТАВКА (адрес, указываемый в выходных документах подписки) непосредственно в подразделения, для которых осуществляется подписка, либо ДОСТАВКА производится для всех или части подразделений по ОБЩЕМУ адресу (см. п.5.1.3):

·         в 1-м случае, когда Адресат сам является единственным Получателем, заполняются только столбцы 1 и 2 — ЭД "Куда (Адресат)" и "Комплектов — всего";

Примечание: ЭД "Адресат" (точнее, код адресата) вводится через словарь, поэтому его данные должны быть заранее введены в БД (см. п.5.1.3); каждый Адресат вводится как отдельное повторение поля;

·         во 2-м случае, когда по адресу одного Адресата поступают издания для нескольких Получателей, заполняются столбцы 1, 2 (как описано выше) и дополнительно для каждого Получателя — столбцы 3 и 4: ЭД "Для кого (отдел)" и "Число комплектов в отдел"; при этом ЭД "Получатель" (точнее, его код) вводится с использованием меню (по клавише <F2> или кнопке со стрелкой); Адресат, являющийся одним из Получателей, должен также присутствовать в этом меню (MHR.MNU).

Примечание: Каждый Получатель (начиная со второго) вводится как отдельное повторение поля, при этом сведения об Адресате вводятся только в первом из них, так что с каждым Адресатом может быть связан набор полей Получателей (без дополнительного заполнения сведений об адресате).

·         Статус "C" или "U", если получатель — отделение ЦБС или ВУЗ (экземпляры БИУ); в этом случае при передаче в БД каталога (см.


п.5.6) сведения о заказе для этого получателя будут передаваться одной строкой без формирования полей для каждого экземпляра;

·         Канал поступления (источник заказа) — заполнять, если экземпляры данного Получателя будут поступать от поставщика, отличного от указанного в общем поле (см. выше);

При вводе данных в поле "Заказ по подразделениям" рекомендуется использовать режим "мультиввода в повторяющиеся поля" (ввод в форме таблицы — см. раздел 1 — Общее описание). При такой, более наглядной, форме ввода легче выполнить требования к заполнению поля — столбцы 1 и 2 (Код Адресата и общее число экземпляров) заполняются для каждого Адресата однократно (только в 1-м повторении поля), а в части "Получатель" (столбцы 3,4,5,6) для каждого Получателя (начиная со 2-го) вводится новое повторение поля;

Примечание: Данные столбцов 1 и 2 используются при подготовке выходных документов подписки, данные столбцов 3 — 6 переносятся в электронный каталог.

·         Технологический путь каждого экземпляра (если он не поступает сразу по месту хранения) — повторяющееся поле; вводится с использованием вложенного РЛ (нажатием клавиши <F2> или кнопки с тремя точками); содержит следующие ЭД:

·         Номер экземпляра;

·         Пункты (от одного до пяти) "Технологического пути" (ТП) каждого экземпляра, которые вводятся через меню.

При вводе этих ЭД предусмотрен режим "мультиввода" в неповторяющееся поле (см. раздел 1 — Общее описание), что позволяет за одно обращение к меню ввести ВСЕ пункты, по которым должен "пройти" экземпляр до поступления по месту хранения.

·         Валюта (вводится с помощью меню — кнопка или клавиша <F2>), (необязательный ЭД);

·         Поставщик (источник заказа) — используется, в основном, при работе с зарубежными изданиями;

·         Примечание к заказу (вводится через вложенный РЛ — кнопка с тремя точками или клавиша <F2>), состоит из следующих (необязательных) подполей:

·         каталог (если не РОСПЕЧАТЬ) вводится через словарь, его данные должны быть заранее введены в БД (см. п. 5.1.2.),

·         признак отказа от подготовки "Доставочной карточки";

·         прочие примечания (для информации).

Ввод новых документов

Составление БО проводится непосредственно по книге, de visu. Для эффективности работы рекомендуется предварительно рассортировать порцию книг, подготовленных для ввода, по видам издания (однотомные/многотомные) и видам описания, чтобы лишний раз не проводить смены РЛ и в полной мере использовать режим "Установить значения по умолчанию" (см. ниже).

Для получения подробной информации, касающейся текущего поля, нажимать клавишу <F1>.

Использовать вспомогательные средства:

<F5> - ввод нестандартных символов (см. Основное описание п. 3.4.7);

<F6> - конверсия данных латиница/кириллица и переключение языка английский/русский;

<F7> - конверсия регистра

Ввод новых документов-книг, полученных без предварительного или другого заказа

Работа может проводиться либо в БД комплектования, либо непосредственно в БД каталога.

Для вызова режима нужно:

·         Установить номер КСУ или/и номер акта ИУ по кнопке "Настройка" – (см. п. 3.1.1);

·         Определить по ниспадающему меню "БД" соответственно БД комплектования или БД каталога;

·         Нажать (щелкнуть мышкой) кнопку "Ввод описаний без заказа" в технологической области "Регистрация партии" — система автоматически устанавливает режим "Ввод нового документа" и подает РЛ ZK при вводе в БД комплектования, а при вводе в БД каталога предлагает выбрать тот РЛ, который соответствует виду вводимого документа (с использованием меню).

Далее работа аналогична описанной в п. 2.1.2. (Ввод новых документов-книг) с учетом замечаний по вводу отдельных ЭД, описанных в п. 3.2.3. (Корректировка документов-книг) и  п. 3.2.4. (Ввод сведений о получении томов многотомников, заказанных ранее).

Ввод новых журналов

Составление библиографического описания проводится непосредственно по впервые полученному выпуску (номеру), de visu; одновременно вводятся сведения о первом поступлении выпуска (нескольких выпусков). Работа состоит из следующих этапов:

·         выбрать плоскость ВВОД, подплоскость БАЗА ДАННЫХ/MFN;

·         нажать (щелкнуть мышкой) кнопку НОВЫЙ;

·         выбрать РЛ - "ОJ" (ниспадающее меню РЛ);

·         последовательно вводить ЭД БО на 4-х первых страницах РЛ с учетом общих правил (п.4.1) и специфики заполнения полей (п.4.2), вызывая вложенные РЛ (если есть кнопка расширенных средств ввода) и просматривая документ в формате выдачи; для получения подробной информации, касающейся текущего поля, нажимать клавишу <F1>;

·         ввести сведения о заказе (подписке) издания на текущий период, если эти данные НЕ переносятся из БД комплектования;

·         при первом вводе журнала желательно оценить характер нумерации его (ЭД "Признак ручной/автоматической кумуляции") и для журналов с продолжающейся нумерацией - начальный номер первого выпуска в году подписки;

·         далее (стр.5) ввод данных о первом поступлении, который можно выполнять и в отдельном режиме регистрации, аналогичен описанному в п.5.2.2.

ЭД библиографического описания для сериальных (периодических) изданий, общие с ЭД других видов описаний, вводятся по общим правилам с учетом рекомендаций, представленных в п.п. 4.1 и 4.2. Ниже даются пояснения и рекомендации по вводу специфических для периодики ЭД.

ЭД "Шифр издания" для журналов имеет особенно важное значение, поскольку им определяется связь всех номеров (выпусков) издания.

Если при работе по традиционной технологии в библиотеке не используется система шифровки журналов и/или газет, то при переходе на автоматизированную обработку предлагается присваивать изданию шифр, состоящий из первой буквы первого слова заглавия и порядкового номера (сквозного для этой буквы).
Для упрощения работы по присвоению шифров по предлагаемому варианту, при вводе ЭД "Шифр" после нажатия кнопки расширенных средств ввода (или клавиши <F2>) каталогизатору предоставляется словарь шифров, по которому можно определить уже введенный ранее в БД максимальный номер для буквы, соответствующей заглавию обрабатываемого издания; кроме того, ЭД "Шифр" проверяется на дублетность. Если ЭД "Шифр" останется незаполненным, ИРБИС автоматически присваивает документам шифр, который никак не будет связан с описанием издания. В любом случае введенный в документе шифр никогда НЕ ДОЛЖЕН КОРРЕКТИРОВАТЬСЯ.

Примечание: Шифр одного и того же издания (журнала, газеты) в БД каталога и в БД комплектования обязательно должны быть идентичными, поскольку в интегрированной технологии сведения о подписке на следующий (очередной) период переносятся из базы комплектования в запись каталога по ЭД "Шифр"; если записи журналов в каталоге получены путем переноса из БД комплектования с уже присвоенным изданию шифром, это требование выполняется автоматически, если же записи об одном издании вводятся в обе БД раздельно, порядок присвоения им шифров должен быть согласован организационно.

Если издание выходит по сериям или подсериям, причем нумерация выпусков в каждой серии (подсерии) ведется самостоятельно, то в БД вводятся записи на каждую "нижнюю" единицу издания.

Так, например, если издание имеет 2 серии, каждая из которых имеет по 2 подсерии, то в БД нужно ввести всего 4 документа. Все они будут иметь одинаковое Общее заглавие, а в неповторяющемся поле "Серия, подсерия, раздел подсерии"  в каждом документе будут введены данные об его серии и подсерии (при этом подсерии у всех записей будут оригинальные, а серии попарно будут совпадать). Шифры всех 4-х документов в БД, естественно, должны быть оригинальными.

Если дополнительно подсерия выходит по разделам (например, Реферативные журналы), то вводится еще и третий уровень деления с соблюдением изложенных общих принципов.



В словарь заглавий из каждого документа будут включены как полные заглавия (вместе с введенными данными о серии, подсерии и их разделов), так и самостоятельно заглавие каждой отдельной единицы.

Если журнал не является стандартным текстовым печатным изданием (например, нотное или аудиовизуальное издание, или электронный ресурс), целесообразно заполнять поле "Количественные характеристики СИ на нетрадиционном носителе". В это поле вводятся единые данные о каждом отдельном выпуске издания (объем и единица измерения, наличие иллюстраций, сопроводительный материал, размер (для текстовых материалов, нот, карт), вид упаковки). Однократно введенные данные затем будут показываться в форматах просмотра для каждого отдельного выпуска.

Если вместе с отдельными (или всеми) номерами сериального издания приходит (или создается на месте) одно или несколько приложений на других носителях (например, микрофильм или CD-ROM), которые хранятся отдельно и должны быть отдельно зарегистрированы, рекомендуется заполнить поле "Приложения к номеру СИ".

Поле повторяется для разных приложений (разных видов носителей) и содержит следующие данные, если они отличаются от данных основных выпусков, к которым относится приложение: Шифр, Вид носителя, Место хранения, Примечание (свободная информация, например, о содержании приложения), Технологический путь - до 5 этапов. Ввод данных в это поле существенно облегчит процесс регистрации приложения – достаточно будет указать (с использованием меню) лишь вид носителя, и вся информация будет автоматически перенесена в запись регистрируемого номера из данного поля.

Примечание: Поле "Приложения к номеру СИ" следует заполнять также и для случаев, когда они поступают вместе с журналом, который сам является электронным ресурсом (например, электронный журнал или журнал, издающийся на оптических дисках).

Если журнал является электронным ресурсом, заполняются данные, общие для всех выпусков – это поля "Вид и объем ресурса", "Количественные характеристики" и "Примечания к электронному ресурсу".


Эти данные переносятся  взаиси каждого регистрируемого выпуска и при необходимости могут быть там изменены.

Если журнал (газета) выходит с большой периодичностью, но нерегулярно, и все его выпуски имеют сложную (не элементарную цифровую) нумерацию, необходимо указать это в ЭД "Признак автоматической кумуляции": нужно поставить "1" (признак ручной кумуляции); по умолчанию стоит "0" (признак автоматической кумуляции); при необходимости этот ЭД можно будет откорректировать в процессе работы.

Данные о заказанных экземплярах вводятся в два поля:

Поле "Сведения о заказанных экземплярах" содержит информацию об экземплярах:

·         год заказа,

·         номер и статус экземпляра (комплекта),

·         число экземпляров (комплектов), заказанных для библиотек сети и подразделений ВУЗ(БИУ),

·         место хранения,

·         технологический путь (пункты, которые должен "обойти" каждый номер соответствующего экземпляра издания до

его поступления по месту хранения - допускается до 5 пунктов для каждого экземпляра),

·         начальный номер выпуска в году для изданий с продолжающейся нумерацией.

Предполагается, что данные, собранные в этом поле, не изменяются в течение года при дробной подписке (по кварталам или полугодиям).

Поле повторяется для каждого экземпляра для каждого года подписки. При передаче сведений из БД комплектования все данные в поле, кроме ЭД "Начальный № в году" (для изданий с продолжающейся нумерацией) формируются автоматически, в противном случае данные нужно вводить при вводе описания журнала и корректировать или дополнять их для каждого нового подписного года.

Рекомендуется в начале нового подписного года удалять повторения полей с информацией о подписке комплектов, для которых получены все номера (полный комплект).


Остающиеся в записи  данные о заказах, еще не полностью выполненных, необходимы при получении "отставших" номеров (отметим, что сведения о поступлении номеров первого экземпляра (комплекта) собираются в полях кумуляции, но по другим экземплярам кумуляции сведений автоматически не производится).

Поле "Сведения о заказах поквартальные" содержит одинаковые для всех экземпляров данные, которые могут изменяться с каждым новым периодом подписки:

·         период подписки,

·         число номеров (выпусков) за период,

·         первый и последний порядковые (валовые) номера выпусков за период подписки,

·         общая цена заказа,

·         цена одного номера,

·         обозначение валюты,

·         годовая периодичность - код и число.

При передаче сведений из БД комплектования все данные в поле формируются автоматически, в противном случае нужно обязательно вводить некоторые из них, в частности, цену выпуска, наличие которой будет необходимо в дальнейшем при выполнении процесса "Списание журналов".

Поле повторяется для каждого периода подписки (год, полугодие, квартал).

Рекомендуется в начале нового подписного периода удалять повторения полей с информацией о периоде подписки, для которого получены все экземпляры (полные комплекты), с тем, чтобы в записи оставались только данные о периодах подписки, еще не полностью "закрытых".

Ввод описаний изданий в БД Электронного каталога через БД ЧИТАТЕЛЬ

Ввод "формуляра читателя" в БД Читатель также производится в АРМе Каталогизатор.

Основной РЛ с именем RDR состоит из 3-х страниц:

·         Учетная карточка читателя;

·         Дополнительные данные о читателе;

·         Сведения о взятой литературе (данные вводятся автоматически при регистрации выдачи в АРМе КНИГОВЫДАЧА).

При вводе данных используются все средства расширенного ввода, что и в БД каталога, и не требуют дополнительных пояснений. Для задачи Книгообеспеченность разработан РЛ с именем RDRU, в котором добавлена еще одна страница "Студент" (описание работы см. п.8.)

Организационно многие библиотеки-Пользователи совмещают работу сотрудников кафедры выдачи с вводом данных читателя в БД.

Поэтому разработанная технология ввода сведений о ВЫДАЧЕ книг, отсутствующих в Электронном Каталоге (ЭК), непосредственно в запись читателя с автоматическим созданием новой записи БО в БД ЭК, позволит пополнять ЭК по мере спрашиваемости книг с привлечением сотрудников книговыдачи.

Данные вводятся на 3-ей странице. При вводе проводится ФЛК и сверка на дублетность по ЭД БО c БД электронного каталога.

При этом:

·         если имя БД ЭК, в которую будет введено новое БО, не задано, по умолчанию принимается IBIS; при создании пользователем своих БД ЭК, необходимо их внести в справочник DBNAM3.MNU в БД RDR или скопировать это меню из директории DATAI;

·         если не задан ЭД "Код вида док-та", по умолчанию принимается моноиздание, при этом перед кодом автоматически добавляются два символа "!!", чтобы отличить эти БО, требующие последующей доработки, от вводимых в ЭК по стандартной технологии;

·         в контроле на присутствие вновь вводящегося БО в заданной БД ЭК участвуют следующие обязательные ЭД:

Ввод описаний однотомных изданий

Работа состоит из следующих этапов:

·         установить по кнопке "Настройка" значения следующих ЭД: Этап работы, ФИО, Номер КСУ, Номер акта, которые автоматически будут вводиться в каждый документ в соответствующие поля;

·         выбрать рабочую плоскость ВВОД; подплоскость БАЗА ДАННЫХ/MFN; нажать кнопку НОВЫЙ;

·         в ниспадающем меню РЛ выбрать рабочий лист ввода данных в соответствии с традиционной методикой составления библиографической записи: PAZK (описание под индивидуальным или коллективным автором либо под заглавием) или PVK (описание под временным коллективным автором (труды конференций...));

·         ввести данные, общие для группы документов (если такие имеются), и нажать кнопку "По умолчанию" — во всех документах, которые будут вводиться как новые в установленном РЛ, эти значения будут присутствовать изначально (до смены РЛ);

·         последовательно заполнять страницы выбранного РЛ с учетом общих правил (п. 4.1) и специфики заполнения полей (п. 4.2), вызывая вложенные РЛ, используя расширенные средства ввода и просматривая документ в выходном формате. Для получения подробной информации, касающейся текущего поля, нажимать клавишу <F1>. Использовать вспомогательные средства: <F5> - ввод нестандартных символов (см. Основное описание п. 3.4.7); <F6> - конверсия данных латиница/кириллица и переключение языка английский/русский; <F7>

- конверсия регистра

·         завершить работу с документом – кнопка СОХРАНИТЬ.

Первая страница - данные для автоматической сверки на дублетность; этот контроль введен для предупреждения случайного повторного ввода БО одной и той же книги в электронный каталог. Если в результате проверки в электронном каталоге обнаруживается идентичный документ (появляются соответствующее сообщение, "свертка" найденного документа и его номер в БД),  система блокирует выход из поля (контроль запрещающий).

Ввод описаний томов многотомных изданий

Описание тома можно вводить как самостоятельное издание (независимо от наличия в БД других томов того же издания), и в этом случае работа ничем не отличается от описанной в п. 5.1.1.1 для однотомных изданий.

Другой вариант работы, при котором уменьшается объем информации, вводимой с клавиатуры, предполагает предварительное проведение поиска по автору или заглавию общей части.

Ниже показаны простейшие операции; полное описание см. в Книге "ИРБИС Общее описание системы". Раздел 2., п.п. 2.3, 2.4:

·         перейти на рабочую плоскость ПОИСК;

·         установить вид поиска (ниспадающее меню) – Автор или Заглавие;

·         используя окно КЛЮЧ, скроллинг и кнопку ПОЛНОСТЬЮ, искать нужный документ в словаре;

·         отметить его (щелкнуть мышкой и нажать ВВОД или щелкнуть мышкой 2 раза) – отобранные термины будут перенесены в рабочую область ТЕКУЩЕГО ЗАПРОСА;

·         нажать кнопку ВЫПОЛНИТЬ – результат поиска указывается в виде числа (НАЙДЕНО ДОКУМЕНТОВ: … );

·         перейти на рабочую плоскость ПРОСМОТР/ВЫВОД — автоматически устанавливается подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА, и на экране показываются результаты последнего поиска (при необходимости вернуться к результатам более ранних поисков в ниспадающем меню ЗАПРОС нужно выбрать и установить один из всех запросов, по которым были проведены поиски в текущем сеансе работы АРМа "Каталогизатор");

·         просмотреть документы в коротком и/или полном формате (выделить курсором и дважды щелкнуть мышкой или нажать кнопку ПОЛНОСТЬЮ; для последовательного просмотра найденных документов в окне для полного описания документа используются кнопки-стрелки: вправо/влево и первый/последний);

·         отметить наиболее подходящий документ (кнопка ОТМЕТИТЬ).

Если в результате поиска определяется, что в БД уже введены тома данного издания, то перейти к п.5.1.1.2.1 "Копирование в новый документ по результатам поиска". Если поиск дает нулевой результат (то есть издание вводится в БД впервые), то перейти к п.5.1.1.2.2 "Ввод с клавиатуры".

Ввод с использованием Авторитетных файлов, Алфавитно-предметного указателя к УДК/ББК и Тезауруса

Для ввода данных с использованием Авторитетных файлов и Алфавитно-предметного указателя к УДК/ББК (там, где это предусмотрено) служит специальный навигатор в виде формы, представленной на рис. 3.4.2.6а.

Рис. 3.4.2.6а. Форма для ввода через Авторитетный файл (закладка СЛОВАРЬ)

Предлагаются два способа представления Авторитетного файла:

·      В виде полного алфавитного ряда (закладка СЛОВАРЬ) - при этом в алфавитном порядке представляются все элементы Авторитетного файла. Для управления здесь используются кнопки СЛЕДУЮЩИЙ и ПРЕДЫДУЩИЙ.

·     

В виде фрагмента (закладка ФРАГМЕНТ

- рис. 3.4.2.6б) - при этом в алфавитном порядке представляются только те элементы Авторитетного файла, которые содержат заданные ключевые слова. Для задания ключевых слов и выполнения собственно фрагментирования служат соответственно редактируемая строка КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА

и кнопка ВХОД.

Рис. 3.4.2.6б. Форма для ввода через Авторитетный файл (закладка ФРАГМЕНТ).

В обоих случаях список элементов Авторитетного файла отображается в виде таблицы, состоящей из трех колонок:

·      в первой колонке находится индикатор, который служит для отбора (отметки) соответствующего элемента:

·     

обозначает основной элемент, который имеет ссылки типа "Смотри также" и/или на который имеются отсылки типа "Смотри";

·      в третьей колонке содержится собственно элемент Авторитетного файла.

Для просмотра полностью статьи (записи), к которой относится текущий элемент Авторитетного файла, служит кнопка ПОЛНОСТЬЮ. Целиком запись отображается в форме, которая изображена на рис. 3.4.2.6в. Запись Авторитетного файла представляется в двух окнах: в верхнем - основной и связанные элементы с возможностью их отбора и в нижнем - полное описание записи в соответствии с выбранным форматом показа; формат показа полного описания выбирается с помощью ниспадающего меню ФОРМАТ.
Предлагаются две дополнительные возможности: с помощью кнопки ПЕРЕХОД В СЛОВАРЬ осуществляется переход к полному алфавитному ряду с установкой в качестве текущего, того элемента, который является текущим при просмотре полной записи; с помощью кнопки ПЕРЕХОД ПО СВЯЗИ осуществляется переход к просмотру полной записи (если таковая есть), в которой текущий элемент является основным.

Ввод с использованием меню-справочника

Данное средство применяется для ввода полей, которые принимают значения из некоторого конечного списка (например, коды стран, языков, индексы специальных классификаторов и т.п.).

Предлагается два вида меню-справочников: простые - в виде одноуровневого списка возможных значений и иерархические - в виде древовидной (многоуровневой) структуры значений.

Средство подключается (после нажатия кнопки расширенных средств ввода) в виде соответствующей формы (см. рис. 3.4.2.1а и 3.4.2.1б), которая содержит список возможных значений текущего поля и (если это необходимо) пояснений к ним.

Рис. 3.4.2.1а. Форма для ввода через меню-справочник (простой)

Для работы с иерархическими меню-справочниками используется принятая технология работы с древовидными структурами Windows.

Рис. 3.4.2.1б. Форма для ввода через иерархический меню-справочник

Для выбора некоторого значения необходимо сделать его текущим (щелкнуть по нему мышью), после чего нажать кнопку ВВОД. Выбранное значение переносится в область ввода текущего поля. Того же результата можно достигнуть, если дважды щелкнуть по некоторому значению списка (за исключением того случая, когда значение иерархического списка имеет нижестоящие).

Некоторые (а именно – отсортированные) меню-справочники могут иметь дополнительное средство – редактируемую строку КЛЮЧ, - предназначенное для быстрого (прямого) доступа к элементам справочника. Ключ для доступа к справочнику может задаваться в виде одного символа или строки. Следует иметь в виду, что при этом нет разницы между строчными и прописными буквами. В простых меню-справочниках начальная точка доступа устанавливается по значениям столбца "ЗНАЧЕНИЕ" или "ПОЯСНЕНИЯ" - в зависимости от применяемой сортировки.

Ввод с использованием многострокового окна

Данное средство используется для ввода текстовых элементов данных, которые могут иметь достаточно большой объем и которые желательно видеть при вводе полностью. В частности, оно используется для ввода поля "Аннотация" (см. рис. 3.4.2.4а).

Рис. 3.4.2.4а. Форма для ввода с использованием многострокового окна

Ввод в многостроковое окно осуществляется под управлением стандартного многострокового редактора Windows.

Весь текст, вводимый в окно, при его представлении в выходных формах рассматривается как один абзац. Для формирования нескольких абзацев должна быть предусмотрена повторяемость данного поля, т.е. каждое повторение такого поля будет одним абзацем текста.

Ввод с использованием Рубрикатора ГРНТИ

Данное средство используется для формирования одного элемента данных - "Индексы ГРНТИ". Пользователю предлагается технология работы с встроенным в систему Рубрикатором ГРНТИ аналогичная работе с Рубрикатором ГРНТИ на плоскости ПОИСК (см. п. 2.3.1.1).

Для единовременного отбора нескольких индексов ГРНТИ в качестве значений повторяющихся полей следует использовать групповой ввод

(см. п.3.4.2.7).

Ввод с использованием словаря

Данное средство применяется для ввода полей, значения которых могут повторяться из документа в документ и по которым формируются соответствующие словари (например, индивидуальные авторы, названия коллективов и научно-технических мероприятий и др.). Средство подключается (после нажатия кнопки расширенных средств ввода) в виде специальной формы (см. рис. 3.4.2.2а), которая содержит словарь значений соответствующего поля, т.е. тех значений, которые уже вводились в предыдущих документах.

Рис. 3.4.2.2а. Форма для ввода через словарь

Для представления и работы со словарем используются те же компоненты, что и на плоскости ПОИСК - таблица словаря, окно прокрутки, редактируемая строка КЛЮЧ (см. п. 2.3.1).

Для выбора некоторого термина словаря необходимо сделать его текущим (щелкнуть по нему мышью), после чего нажать кнопку ВВОД. Выбранный термин переносится в область ввода текущего поля. Того же результата можно достигнуть, если дважды щелкнуть по некоторому термину словаря.

Новым компонентом (по сравнению с представлением словаря на плоскости ПОИСК) является кнопка ПОЛНОСТЬЮ. Она используется для просмотра длинных терминов, т.е. тех терминов, которые отображаются в словаре не полностью. Действие кнопки ПОЛНОСТЬЮ распространяется на текущий термин (если текущий термин представлен в словаре полностью, нажатие кнопки не дает никакого эффекта). Полные значения текущего термина представляются в виде списка в отдельной форме (см. рис. 3.4.2.2б). Одному термину может соответствовать несколько полных значений - в тех случаях, когда есть значения поля, которые совпадают на длине, равной максимальной длине термина (28 символов).

Рис. 3.4.2.2б. Форма для показа термина полностью

Для выбора некоторого полного значения в списке необходимо сделать его текущим (щелкнуть по нему мышью), после чего нажать кнопку ВВОД. Выбранное значение переносится в область ввода текущего поля. Того же результата можно достигнуть, если дважды щелкнуть по некоторому значению списка.

Ввод с использованием вложенного РЛ

Данное средство используется для ввода полей с подполями, т.е. таких полей, которые имеют внутреннюю структуру (в базах данных Электронного каталога таких полей большинство). Каждой структурной единице поля, т.е. подполю, предшествуют два символа-разделителя, первым из которых является символ ^.

Для того чтобы избавить пользователя от необходимости вводить разделители подполей (т.е. необходимости знать внутреннюю структуру полей), а также для наглядности и удобства ввода, служат вложенные РЛ. По своей структуре вложенный РЛ аналогичен одной странице рабочего листа ввода (см. рис. 3.4.2.3а).

Каждая строка такой табличной формы соответствует одному подполю и состоит из двух частей: НАЗВАНИЕ ПОДПОЛЯ и ЗНАЧЕНИЕ. Собственно ввод осуществляется в области значения. Все необходимые разделители система вставляет автоматически - после завершения ввода подполей и нажатия кнопки ВВОД.

Для ввода подполей в свою очередь могут использоваться расширенные средства ввода: меню-справочники, словари, многостроковые окна, Авторитетные файлы (см. пп. 3.4.2.1, 3.4.2.2, 3.4.2.4, 3.4.2.6).

Рис. 3.4.2.3а. Вложенный РЛ

В случае использования вложенного РЛ для повторяющегося поля система предлагает дополнительную возможность - табличный ввод повторяющихся полей с подполями. Это средство позволяет осуществлять единовременный ввод всех повторений поля. Для его подключения необходимо дважды щелкнуть по названию соответствующего поля (или нажать клавишу <F3>). Возникающая при этом форма содержит все повторения поля в виде двухмерной таблицы (см. рис. 3.4.2.3б).

Рис. 3.4.2.3б. Форма для табличного ввода повторяющихся полей

с подполями

Помимо возможностей, предоставляемых обычным вложенным РЛ, здесь предлагаются дополнительные возможности:

Создание нового повторения - для этого необходимо щелкнуть мышью по номеру повторения, после которого должно быть создано новое (или нажать комбинацию клавиш <Ctrl>-<стрелка_вниз>). Новое повторение создается только в том случае, когда предыдущее и последующее являются непустыми;

Удаление повторения - для этого необходимо сделать повторение текущим - щелкнуть по нему мышью - и нажать кнопку УДАЛИТЬ ПОВТОРЕНИЕ ПОЛЯ;

Удалить все повторения - для этого служит кнопка УДАЛИТЬ ВСЕ ПОВТОРЕНИЯ ПОЛЯ;

Ввод значения, которое совпадает с соответствующим значением в предыдущем повторении - для этого надо дважды щелкнуть в области строки ввода.

Для перемещения по элементам таблицы можно использовать клавиши: <стрелка_вниз> и <стрелка вверх> - движение по вертикали; <Ctrl>-<стрелка_вправо> и <Ctrl>-<стрелка_влево> - движение по горизонтали.

Ввод с клавиатуры

Работа состоит из следующих этапов:

·         перейти на рабочую плоскость ВВОД, подплоскость БАЗА ДАННЫХ/MFN;

·         нажать (щелкнуть мышкой) кнопку НОВЫЙ;

·         выбрать РЛ в соответствии с традиционной методикой составления библиографической записи описания тома (в ниспадающем меню РЛ);

·         при вводе нескольких томов одного или разных изданий ввести общие для них значения (если нужно) и нажать кнопку "По умолчанию";

·         последовательно заполнять страницы выбранного РЛ с учетом общих правил (п.4.1) и специфики заполнения полей (п.4.2), вызывая вложенные РЛ (если есть кнопка расширенных средств ввода) и просматривая документ в формате выдачи с учетом рекомендаций п.4.2; для получения подробной информации, касающейся текущего поля, нажимать клавишу <F1>;

·         завершить ввод (кнопка СОХРАНИТЬ), но обязательно предварительно просмотреть документ, оценивая соответствие описания на экране каталогизируемому изданию.

Монографическое описание ТОМА, имеющего частное заглавие, вводится так же, как и описание однотомного издания (РЛ PAZK — описание под индивидуальным или коллективным автором либо под заглавием; РЛ PVK — описание под временным коллективным автором (труды конференций...)). Общее заглавие многотомного издания и НОМЕР тома вводятся в поле области серии; осуществляется сверка на дублетность.

Если в результате проверки на дублетность тома, имеющего частное заглавие, в электронном каталоге обнаруживается идентичный (по совокупности ЭД БО) документ, поступать нужно так же, как и при обработке однотомного издания (см. п.5.1.1.1). Однако, дублетный документ с данными тома необходимо тщательно проанализировать, поскольку произошло расхождение результата поиска по заглавию общей части (нулевой результат) и результата сверки на дублетность (по ЭД БО частного тома), что может быть вызвано некорректностью введенного ранее документа (например, в нем не указано или представлено неправильно заглавие общей части издания).

Ввод сведений о подписных каталогах

При использовании для подписки нескольких разных подписных каталогов (помимо или наряду с каталогом Роспечати) сведения об этих каталогах вводятся как отдельные записи БД (по мере их появления);

Примечание: В тестовой БД данные пользователя введены в запись №1 и в этой же записи введены данные о каталоге Роспечати.

Ввод сведений о получении томов многотомников, заказанных ранее

Если заказ был оформлен на многотомное издание, то при получении первого тома работа состоит из следующих этапов:

·         Найти и отметить в одном из словарей многотомное издание, тома которого поступили на регистрацию; при этом можно использовать словари Заглавий и Авторов, а также словарь "Организация — заказанные книги";

·         При работе со словарем "Организация — заказанные книги" отметить документы, которые действительно получены в данной партии — либо в окне связанных записей (из полного списка книг, заказанных в выделенной организации), либо по словарям заглавий или авторов;

·         Нажать (щелкнуть мышкой) клавишу КОРРЕКТИРОВКА;

·         Ответить на вопрос системы "Продолжить работу? Да/Нет", которое следует за одним из следующих сообщений: 

·         Регистрация партии с КСУ=<Значение, установленное по кнопке "Настройка">,

·         Не установлено значение КСУ.

При положительном ответе на оба вопроса работа продолжается — вызывается модуль ввода/корректировки и система переходит в режим корректуры отмеченных документов; в первом случае установленное КСУ будет автоматически вводиться в поля об исполнении заказа и о полученных экземплярах, а во втором — значения КСУ в эти поля нужно будет вводить с клавиатуры.

При отрицательном ответе на оба вопроса система остается в том же состоянии (отметки документов, подлежащих корректуре, сохраняются); для продолжения работы нужно ввести или изменить значение КСУ по кнопке "Настройка" и опять нажать кнопку КОРРЕКТИРОВКА.

·         Последовательно ввести данные в отобранную запись многотомника в следующие поля:

·         "1,2,3-й заказ на книги — Размещение/Исполнение" — обязательно; ввести ЭД "Получено (экз)"; при поэтапном исполнении заказа для каждой полученной партии, начиная со второй, для ввода этого ЭД заполняется новая строка;

Ввод сведений о заказе

Сведения о заказе книги могут быть введены либо в процессе первичного ввода библиографического описания по п. 2.1.2., либо отдельно в режиме корректировки данных.

Для этого выбрав режим "ЗАКАЗ", найти и отметить в одном из словарей нужный документ и нажать кнопку "КОРРЕКТИРОВКА", в результате чего вызывается модуль ввода/корректировки и на экран подаются отмеченные документы в виде РЛ с ЭД БО.

В документ необходимо ввести данные в поля "Заказ на книги (размещение/ исполнение)"  и "Сведения о поступлении экземпляров".

Возможно оформление заказа на книгу в нескольких организациях (не более 3-х), для чего предлагается заполнение отдельных полей для каждого заказа либо в одном, либо в отдельных сеансах корректировки.

После ввода данных о заказе для самоконтроля просмотреть документ в формате "Адрес и Карточка-заказ" (соответственно для 1-го, 2-го и 3-го заказов), получить на печати соответствующую выходную форму можно по кнопке ВЫХОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (см. п. 2.3).

В полях "Заказы на книги, размещение/исполнение" (по кнопке с тремя точками или по клавише <F2> вызывается вложенный РЛ) в части РАЗМЕЩЕНИЕ ЗАКАЗА заполняются следующие ЭД:

·         "Наименование" и "Код" организации, в которой будет размещен заказ (при этом предполагается, что документ-ОРГАНИЗАЦИЯ уже был введен в БД заранее — см. п. 2.1.1.3). Оба эти ЭД вводятся путем переноса из словаря системы. Для этого следует выйти в словарь (клавиша <F2> или кнопка), найти и отметить (клавиша <INS>) нужную организацию и перенести отмеченные данные в документ (клавиша <ENTER>).

·         "Номер заказа" состоит из кода организации и (после символа "/") — порядкового номера заказа в этой организации (ЭД не обязательный, но он печатается на карточке-заказе и служит поисковым элементом в БД). Он также заполняется с помощью системы: при нажатии клавиши <F2> или кнопки показывается перечень максимальных номеров заказов для каждого кода организации, уже введенных в БД; отметив нужный номер и перенеся его в документ, необходимо лишь увеличить номер на единицу.
Принципиально можно под одним номером заказа оформлять несколько книг, поэтому автоматическая сверка на дублетность не проводится, и окончательное присвоение номера входит в обязанности пользователя; система лишь будет фиксировать вновь присвоенный заказу МАКСИМАЛЬНЫЙ номер;

Примечание: Для книг, заказанных по предварительному заказу, в ЭД "Номер заказа" после кода организации вместо цифровой части номера можно писать признак вида заказа, например, буквы "ПЗ" (предварительный заказ);

·         "Дата заказа" вводится при одновременном нажатии клавиш <ALT> и <Д> в формате "ГГГГММДД";

"Количество заказанных экземпляров" (заполнять обязательно); при заказе многотомного издания указывается общее число заказываемых экземпляров по всем томам и комплектам (после указанного числа экземпляров в скобках или после другого нецифрового символа можно ввести пояснение, например, 30 (5комплектов по 6 томов));

"Количество заказанных экземпляров" должно определять заполнение другого поля "Сведения о поступлении экземпляров", в котором для каждого заказанного экземпляра (для многотомника — по числу комплектов) по ВСЕМ заказам заполняются ЭД:

·         "Статус" (ввод через меню):

·         значение "2" — заказан экземпляр Индивидуального учета (ИУ);

·         значение "C" — заказан(ы) экземпляр(ы) для филиалов ЦБС;

·         значение "U" — заказан(ы) экземпляр(ы) для Вузовских библиотек группового, Безынвентарного, учета (БИУ);

·         "Число экземпляров" — число заказанных экземпляров для статусов "C" и "U";

·         "Место хранения" (для кого заказывается данный экземпляр — ввод через меню).

Примечание: Заполнение поля "Сведения о поступлении экземпляров" можно отложить до этапа регистрации поступления книг, если на этапе заказа еще неизвестно, для какого подразделения они приобретаются.

 

Ввод сведений об адресатах подписки (доставки)

При централизованном оформлении подписки по нескольким адресам (филиалов, отделений) сведения об абоненте-адресате (отдел или подразделение, по АДРЕСУ которого будут выписаны и будут доставляться издания) заказа на подписку вводятся в БД как отдельные новые документы.

В системе ИРБИС различаются понятия "Подразделение — Адресат", который вводится как отдельный документ БД (описано в данном разделе), и  "Подразделение — Получатель" (место хранения), который вводится в сведения "Заказ по подразделениям" через меню (в документе "БО издания" — см. п. 5.2.). Если Адресат и Получатель совпадают (адресат является единственным или одним из нескольких получателей), коды их должны совпадать в меню и документе "Адресат подписки". Если все издания, которые получает пользователь для всех своих подразделений, доставляются по одному адресу, в БД нужно ввести единственную запись "Адресат подписки" (в записи №1 (см. п.5.1.1) этих сведений нет).

Работа состоит из следующих этапов:

·

последовательно щелкнуть мышкой по кнопкам АДРЕСАТ (кнопка выбора типа новой записи) и НОВАЯ ЗАПИСЬ, в результате чего вызывается модуль ввода/корректировки и на экран автоматически подается новый документ в формате РЛ AZP для ввода очередной записи Адресата подписки;

·         ввести записи для каждого адресата заказа на подписку, вызывая (нажатием кнопки с тремя точками или клавиши <F2>) вложенные РЛ; часть вводимых данных используется для поиска документа-адресата заказа на подписку, другие данные используются непосредственно для вывода в выходных форматах.

"Краткие данные" используются для части АБОНЕМЕНТ при подготовке абонементной карточки, "Полные данные" используются в части ДОСТАВОЧНАЯ КАРТОЧКА и при подготовке листов заказа.

При подготовке Абонементной карточки вывод данных адресата производится построчно (соответственно по 2 строки в каждой части), в процессе ввода в окне просмотра можно видеть примерное их расположение.

Примечание: Если подписка проводится для разных направлений (подразделений), но доставляться журналы должны по одному (или нескольким) другим адресам, сведения об этих адресатах должны быть введены в БД как отдельные документы по общим правилам независимо от того, будут ли они сами получать издание.

Ввод сведений об исполнении предварительного заказа - корректировка документа-организации

Работа состоит из следующих этапов:

·         найти в словаре "Организация — заказанные книги" нужную организацию, отметить ее и при необходимости просмотреть полное описание (кнопка "ПОЛНОСТЬЮ");

·         нажать кнопку "КОРРЕКТИРОВКА", в результате чего вызывается модуль ввода/корректировки и на экран подается отмеченная запись на РЛ IZD;

·         ввести (на второй странице РЛ) в поле "Данные о предварительном заказе" (в части "ПОЛУЧЕНО") строку со сведениями о поступившей партии: сумма, номер счета, дата, количество поступивших наименований и экземпляров (данные переносятся из сопроводительного документа);

Внимание! При наличии нескольких заказов (например, на разные периоды) необходимо корректно вносить данные о получении партии книг в поле соответствующего заказа; при этом рекомендуется использовать режим "мультиввода" (ввод в форме таблицы), имея в виду, что для КАЖДОГО ЗАКАЗА данные в части  "ПЕРЕЧИСЛЕНО" заполнены на этапе предварительного заказа однократно (только в 1-м повторении поля), а в части "ПОЛУЧЕНО" для каждого (начиная со 2-го) поступления (этапа) нужно вводить как НОВОЕ повторение поля;

·         итоговые и промежуточные (текущие) данные можно видеть в окне просмотра (в оптимизированном формате).

Выходные формы

Кнопка ВЫХОДНЫЕ ФОРМЫ вызывает форму создания печатных форм в виде таблиц или списков (рис. 6.5.2а). Состав формы зависит от режима работы КОМПЛЕКТАТОРА, от выбора режима ТАБЛИЦЫ/СПИСКИ, от выбранной таблицы.

Рис. 6.5.2а. Форма для создания таблиц/списков

Окно ИМЯ БД - это окно появляется только в режиме ВЫБЫТИЕ, т.к. выходные формы для этого режима формируются либо в БД каталога, которую следует выбрать, либо в БД комплектования. В остальных режимах работы выходные формы формируются только в БД комплектования. В зависимости от выбранной БД в окне ТАБЛИЦЫ/СПИСКИ будут подаваться разные меню для выбора выходной таблицы.

Закладки ТАБЛИЦЫ/СПИСКИ - определяет режим формирования таблиц или списков. Выбранная закладка определяет перечень выходных форм, а также технологию их формирования.

Окна ЗАГОЛОВОК 1-3 служат для задания заголовков трех уровней в начале выходной формы в данном (разовом) процессе.

Кнопка ВЫПОЛНИТЬ активизирует процесс формирования выходной формы. По завершении процесса выдается сообщение с полным именем выходного файла или активизируется печатающее устройство.

Переключатель ВЫХОДНОЙ НОСИТЕЛЬ - пользователь выбирает либо вывод на печатающее устройство, либо в выходной файл в формате "rtf".

Кнопка ОТМЕНИТЬ служит для отмены процесса формирования выходных форм.

Выходные формы можно получать в виде СПИСКОВ или ТАБЛИЦ. Списки можно готовить либо для отмеченных документов, либо для документов, заданных диапазоном номеров в БД.

При подготовке "Списков" документы могут печататься либо в оптимизированном формате (соответствующем виду документа), либо в формате, выбранном пользователем по ниспадающему меню. Списки выдаются в несортированной последовательности, соответствующей порядку ввода документов в БД.

Табличные формы выдаются в сортированном виде. Часть из них требует предварительного отбора (отметки) в словаре или в окне "связанных записей"; в других формах отбор документов производится непосредственно в процессе выполнения (после нажатия кнопки ВЫПОЛНИТЬ подается системный опросный лист, в который с помощью словарей вводится нужный параметр отбора); перечень табличных форм представлен в Таблице 1.

При подготовке форм можно задать требование вывода их на бумагу или в файл, в последнем случае формируется файл в формате RTF, который может быть просмотрен, при необходимости откорректирован и выведен на печать стандартными средствами Microsoft Word.

Таблица 1.

Выходные формы можно получить после окончания обработки всей партии книг выбытия. При подготовке форм можно задать требование вывода их на бумагу или в файл, в последнем случае формируется файл в формате RTF, который может быть просмотрен, при необходимости откорректирован и выведен на печать стандартными средствами Microsoft Word.

Перечень выходных форм представлен в таблице 4.

Таблица 4

Нажатием кнопки ВЫХОДНЫЕ ФОРМЫ инициируется процедура подготовки выходных форм. На экран выводится опросный РЛ, в котором нужно определить:

"Имя БД", по которой будет готовиться выходная форма — отметить в меню; как видно из Таблицы 4, часть форм готовится по БД комплектования, другие — по БД каталога;

"Имя таблицы/указателя" — нажатием кнопки со стрелкой открывается системное меню с перечнем имен всех выходных форм для заданной БД;

После выбора формы на экране появляется дополнительное окно РЛ, в котором нужно (отметив в словаре) задать номер КСУ выбытия, для которого будет готовиться форма;

При подготовке форм № 7 и 8 можно также задавать интервал дат. 

При этом:

·         При задании интервала дат будет подготовлен фрагмент КСУ выбытия, содержащий все записи КСУ выбытия в заданном интервале времени.

·         При задании номера КСУ выбытия (с использованием словаря) будет выведена одна строка КСУ выбытия.

Перечень выходных форм, подготовленных для задачи ПОДПИСКА, представлен в таблице 5.

Таблица 5

Нажатием кнопки ВЫХОДНЫЕ ФОРМЫ инициируется процедура подготовки выходных форм. На экран выводится опросный РЛ, в котором нужно определить:

"Имя таблицы/указателя" — нажатием кнопки со стрелкой открывается системное меню с перечнем имен всех выходных форм для заданной БД;

Параметры отбора документов для выбранной формы, которые отмечаются пользователем в предлагаемом системой словаре или меню в соответствии с выбранной формой.

При подготовке форм можно дополнительно задать:

Заголовок 1, 2, 3 — ввести произвольный текст, который будет выводиться перед печатью формы (параметр необязательный);

Требование вывода их на бумагу или в файл (кнопки БУМАГА или ФАЙЛ), в последнем случае формируется файл в формате RTF, который может быть просмотрен, при необходимости откорректирован и выведен на печать стандартными средствами Microsoft Word.

Выходные формы типа "Инвентарный список"

Подготовлено 10 табличных форм, предназначенных для получения различных видов инвентарных списков. Они отличаются как порядком отбора документов, так и порядком представления экземпляров в выходном документе.

Примечание: Все формы подготавливаются на основе документов, введенных в БД комплектования. Если ввод производился непосредственно в БД каталога,  выходные формы типа Инвентарных списков можно получить по БД каталога из АРМ "Каталогизатор".

По сравнению с предыдущими версиями, начиная с версии ИРБИС 2001.4, проведена переработка выходных табличных форм, предназначенных  для получения различных видов Инвентарных списков – число их уменьшилось, но число возможных параметров отбора увеличилось.

Выходные табличные формы типа "Инвентарный список", систематизированы по следующим аспектам в соответствии с различными требованиями Пользователей (оставлено всего 4 таблицы):

·         Новые поступления ¾ в одном документе все экземпляры получены в одной партии (с одним номером КСУ) - БО выводится один раз для всех экземпляров:

·         Индивидуальный учет (все полученные экземпляры имеют статус "0"; в выходную таблицу столбец с нумерацией не включается):

·         TABIUW - отбор по номеру КСУ и/или подразделению;

·         TABIUDW - отбор по интервалу дат, дополнительно может быть задано подразделение;

·         TABUOW - отбор по отмеченным документам;

·         Общий (есть экземпляры со статусом "U"; в выходной таблице присутствует столбец с нумерацией):

·         TABINVW - отбор по номеру КСУ и/или подразделению;

·         TABINDW - отбор по интервалу дат, дополнительно может быть задано подразделение;

Выходные формы типа "Книга суммарного учета поступлений"

В Таблице 3 представлены выходные формы типа "Запись КСУ поступлений", которые готовятся по БД комплектования. Они однозначно определены своими и заголовками и в пояснениях не нуждаются.

Таблица 3

Выходные формы типа "Отчетные документы"

В Таблице 2 представлены дополнительные выходные табличные формы типа "Отчетные документы"

Таблица 2

Новые формы ACTS и ACT – отчетные формы актов для бухгалтерии (без сопроводительных списков).

Первая из них готовится на всю партию, определяемую номером КСУ, включая вариант единственного акта ИУ в партии.

Если учет полученной партии изданий ведется по частям, определяемым отдельными актами ИУ (см. п.3.1.1), то  по таблице ACT можно получить аналогичную форму отдельно для каждого акта. 

Обе формы можно получать только после выполнения режима "Пополнение записи КСУ", причем для второй из них процесс можно выполнять  по мере готовности отдельных актов.

Примечание: Краткое название организации-Пользователя, которое присутствует в этих выходных формах, определяется значением параметра 2 в ORG.MNU.

Формы TABF3W и TABF4W  в случае, если учет полученной партии изданий ведется по частям, определяемым отдельными актами ИУ (см. п.3.1.1), можно получать только после выполнения задания глобальной корректуры CENA (см. п. 3.1.1)

Выражения

Язык форматирования позволяет вычислять значения и/или сравнивать значения с помощью выражений. Выражения построены таким образом, что при их вычислении возвращается значение. Таким значением может быть строка символов (например, содержимое поля или литерал), тогда выражение называется строковым, либо число, тогда выражение называется числовым, либо логическое значение (истина или ложь), тогда выражение называется логическим. В системе также имеется набор функций, которые, на основе задаваемых аргументов, выполняют некоторые специфические действия и возвращают значения. Функции, возвращающие в качестве значения число, называются числовыми функциями, возвращающие строку символов - строковыми функциями, а возвращающие логическое значение - логическими функциями. Только строковые функции могут использоваться непосредственно в качестве команд форматирования. Числовые выражения могут использоваться либо в логических выражениях, либо в качестве аргументов функций. Логические выражения и логические функции могут использоваться только в контексте команды IF (см. ниже).

Вывод фрагмента поля или подполя

В некоторых случаях имеется необходимость вывести часть поля, которая не является подполем, особенно тогда, когда поле имеет фиксированный формат (например, запись даты в виде ГГГГММДД). Это можно сделать командой смещение/длина, размещаемой сразу за командой вывода поля или подполя, к которому команда применяется.

Эта команда имеет вид:

*<смещение>.<длина>

где:

На рис. 4 приведены примеры использования команды по отношению к записи, которая в качестве поля с меткой 1 содержит следующее значение:

88-Nov-05

Обратите внимание на различные способы манипулирования полями с подполями в последних двух примерах. Если производится ссылка на поле целиком (например, v210), то нулевое смещение указывает на первую фактическую позицию поля (включая возможные разделители, стоящие в начале), а при ссылке на подполе (например, v210^с) нулевое смещение указывает на первый символ данных, стоящий после разделителя подполей.

   Формат                   Выходные данные

   -----------   ------------------------------------------------------------

   v1*3.3                   Nov

   v1.2                      88

   v1*7                      05

   v1*7,v1*2.4           05-Nov

   v1*7,v1*2.5,v1.2   05-Nov-88

   v210.3                   ^cВ

   v210^c.3                Вое

Рис. 4

Заглавие Сведения, относящиеся к заглавию Тип разночтения Роль