Рабочий лист ввода

- основной компонент плоскости ВВОД - представляет собой экранную форму, которая служит для ввода/корректировки документа базы данных. Рабочий лист (РЛ) можно рассматривать как сценарий ввода, обеспечивающий ввод/корректировку определенного набора элементов данных (полей) - размещенных в определенной последовательности и группировании. В зависимости от базы данных система предлагает набор различных сценариев ввода, т.е. различные виды РЛ. В случае базы данных Электронного каталога система предлагает набор РЛ, предназначенных для ввода/корректировки различных видов библиографического описания. Для выбора и установки определенного рабочего листа служит ниспадающее меню РЛ (в нижней части интерфейса).

При вводе нового документа пользователь должен явно (самостоятельно) выбрать и установить нужный РЛ. При вызове на корректировку ранее введенного документа (уже имеющего внутренний номер MFN) система автоматически выбирает и устанавливает РЛ - тот, с помощью которого данный документ вводился (или точнее, тот, который указан в специальном поле данного документа). Но это не исключает возможности выбрать и установить для ранее введенного документа любой из существующих РЛ. Подробно о видах и назначении РЛ для баз данных Электронного каталога сказано в Инструкции каталогизатора.

Рабочий лист ввода может состоять из нескольких страниц. Переход от одной страницы к другой производится с помощью закладок. Имя закладки (и соответственно, имя страницы) отражает состав и назначение элементов данных, сгруппированных на странице РЛ. Последней или единственной страницей каждого РЛ является страница с именем ДОБАВОЧНАЯ, которая не входит в заранее созданный сценарий ввода и служит для представления элементов данных, не предусмотренных в данном РЛ, т.е. тех данных реального документа, которым не находится места на основных страницах РЛ.

Каждая страница РЛ представляет собой табличную форму. Одна строка этой формы служит для ввода одного поля документа и состоит из трех частей:

НАЗВАНИЕ ЭЛЕМЕНТА - здесь указывается полное наименование соответствующего элемента данных;

№ - здесь указывается номер повторения поля - в том случае если данное поле повторяющееся, т.е. если возможно несколько экземпляров одного элемента данных (например, индексы ГРНТИ). Если элемент данных неповторяющийся - в этой части ничего не указывается;

ЗНАЧЕНИЕ - это область ввода, здесь выполняется собственно ввод/корректировка соответствующего поля; область значения текущего поля выделяется цветом.

Установка текущего поля ввода может осуществляться произвольно с помощью мыши.

Для создания нового экземпляра повторяющегося поля необходимо щелкнуть мышью по номеру повторения того экземпляра поля, после которого необходимо создать новый. Новое повторение создается только в том случае, когда предшествующее и последующее являются непустыми.

При покидании текущего поля ввода - т.е. при переходе к другому - система может осуществлять формально-логический контроль (ФЛК) его значения. При обнаружении ошибки выдается соответствующее сообщение. Ошибки ФЛК могут быть преодолимыми - работу можно продолжать, не исправляя ошибки, - и непреодолимыми - в этом случае ошибка должна быть обязательно устранена, без этого невозможно продолжение работы.

Для ввода полей система может предлагать дополнительные средства, которые упрощают процесс ввода и расширяют его возможности - это так называемые расширенные средства ввода. Наличие расширенных средств ввода обозначается кнопкой в области ввода текущего поля - она и служит для вызова этих средств.

Во всех случаях, когда система предлагает расширенные средства ввода, следует пользоваться ими.

Существуют следующие расширенные средства ввода:

Ввод с использованием меню-справочников (простых и иерархических);

Ввод с использованием словаря;

Ввод с использованием вложенного РЛ;

Табличный ввод повторяющихся полей с подполями;

Ввод с использованием многострокового окна;

Ввод с использованием Рубрикатора ГРНТИ.

Ввод с использованием Авторитетных файлов, Алфавитно-предметного указателя к УДК/ББК и Тезауруса;

Групповой ввод повторяющихся элементов данных.

Далее эти средства рассматриваются более подробно.

Ввод данных осуществляется под управлением стандартного строкового редактора Windows. Дополнительно предлагаются следующие клавишные команды:

<Esc> - восстановление исходного значения поля, т.е. отмена всех корректировочных действий, выполненных после того, как данное поле стало текущим;

<Enter> или <стрелка_вниз> - переход к следующему полю;

<стрелка_вверх> - переход к предыдущему полю;

<Alt>-<Д> - ввод текущей даты в формате ГГГГММДД;

<F1> - вызов фрагмента Инструкции каталогизатора, относящегося к текущему элементу ввода;

<F2> - вызов расширенных средств ввода, если таковые предусмотрены для данного поля;

<F3> - вызов средств группового или табличного ввода, если таковые предусмотрены для данного поля;

<F5> - ввод нестандартных символов, подробнее см. п. 3.4.7;

<F6> - конверсия данных латиница/кириллица и переключение языка английский/русский;

<F7> - конверсия данных верхний/нижний регистры;

<PgDn> - переход к последнему полю на текущей странице;

<PgUp> - переход к первому полю на текущей странице;

<Ctrl>-<PgDn> - переход на следующую страницу;

<Ctrl>-<PgUp> - переход на предыдущую страницу;

<Ctrl>-<стрелка_вниз> - вставить новый экземпляр повторяющегося поля вслед за текущим;

<Ctrl>-<стрелка_вправо> - переход на следующую страницу РЛ;

<Ctrl>-<стрелка_влево> - переход на предыдущую страницу РЛ;

<Alt>-<стрелка_вправо> - переход к следующему документу (только для основного РЛ);

<Alt>-<стрелка_влево> - переход к предыдущему документу (только для основного РЛ);

<Alt>-<Home> - переход к первому документу (только для основного РЛ);

<Alt>-<End> - переход к последнему документу (только для основного РЛ).

Кроме того, все операции, доступные в процессе ввода/корректировки, могут быть вызваны нажатием правой кнопки мыши (при этом курсор мыши должен находиться на окне ввода).

См. также п. 3.4.6.

Работа с БД Каталог подписки

Объем работы по вводу новых БО журналов и корректировке документов при продлении подписки может быть существенно снижен за счет использования разных Каталогов подписки в машиночитаемых форматах. В ИРБИСе для этих задач подготовлена БД POST, условно называемая БД каталога подписки. Выход в нее осуществляется выбором БД из меню (кнопка БД) в режиме ПОДПИСКА.

Работа с использованием этой БД включает следующие этапы:

АРМ АДМИНИСТРАТОР ¾ Ввод внешнего файла в БД POST – осуществляется путем импорта входного файла;

· АРМ АДМИНИСТРАТОР ¾ Создание словаря заново; дополнительно к основным словарям (Заглавие, Индекс, Вид документа, Ключевые слова) формируются специальные для этой БД словари:

· Издания, имеющиеся в БД комплектования;

· Издания, отсутствующие в БД комплектования;

· Заказанные издания.

· АРМ КОМПЛЕКТАТОР БД Комплектования (CMPL)

· Установить по кнопке Настройка значение «Период подписки для проверки по каталогу» для корректировки цены, соответствующей периоду подписки

· Нажатием кнопки "Обновление описаний по КП" инициировать выполнение пакетного задания, в результате которого все (или только отмеченные) записи периодических изданий из БД комплектования проверяются по БД КП и при необходимости автоматически актуализируются (цена, периодичность, заглавие) - идентификатором служит Индекс подписки;

· Нажатием кнопки "Не найдено в КП" можно получить список периодических изданий (MFN и Индекс) из БД комплектования, которые отсутствуют в данном каталоге (возможно, прекратились издаваться или изменили индексы).

· АРМ КОМПЛЕКТАТОР БД Каталога подписки (POST)

·         Просмотр словаря изданий, отсутствующих в БД комплектования, выявление изданий, которые должны быть дополнительно включены в подписку, и отбор их на корректуру – по общей технологии;

·         Корректировка отмеченных документов – ввод числа экземпляров (комплектов) для заказа на определенный период (на каждый подписной период ¾ год, полугодие, квартал ¾ в РЛ имеется отдельное поле со всеми данными из каталога). При сохранении записи производится проверка на наличие идентичного индекса в БД комплектования. По мере корректировки записей формируется отдельный словарь "Заказанные издания", который можно дополнительно просматривать, оценивать и по кнопке "Итого заказано" в любой момент видеть, сколько экземпляров и на какую сумму отобрано к текущему моменту, вновь корректировать записи;

·         Передача отобранных записей в БД комплектования, для чего необходимо:

·         ввести данные для подписки по кнопке "Настройка" (подписной каталог, год подписки и Адресат подписки). Каталог и Адресат вводятся с использованием соответствующих словарей БД комплектования по общей технологии.

Примечание: Каталог, с которым ведется работа, заранее должен быть определен в БД комплектования по общей технологии (см п. 5.1.2.);

·         Нажать кнопку "Перенос новых из КП" для передачи отобранных записей в БД комплектования; при этом могут быть переданы либо все издания, в которых введено число экземпляров для подписки, либо только отмеченные. В любом случае система опять проверяет наличие их в БД комплектования, дублетные записи логически удаляет и выдает протокол. При передаче в БД комплектования наряду с библиографическими данными формируются поля подписки, и пользователю нужно только ввести сведения о направлении (отделах), для которых заказано введенное число экземпляров.

Кроме того, нужно изменить Шифр документа, поскольку при передаче записи в поле "Шифр" записывается первая буква заглавия издания и символ "!" (напоминание об этом выдается в протоколе).

Внимание! В протоколе выдается напоминание о том, что после передачи данных в БД комплектования, в БД КП (БД POST) нужно заново словарь создать (актуализация словаря этой БД одновременно с передачей не происходит)

·         По окончании работы с данным подписным каталогом можно опустошить БД POST (АРМ Администратор), либо это можно сделать перед началом работ с новым каталогом (при подписке на тот же или другой период) – импортом полученных файлов.

Машиночитаемые файлы, которые могут поставлять подписные агенства, должны содержать информацию либо в общепринятых коммуникативных форматах, либо в текстовом формате системы ИРБИС, описание которого дано Приложении 2 к Общему описанию системы.

Чтобы установить соответствие между метками данных во входных файлах различных каталогах разных подписных агенств (если они не в стандартных коммуникативных форматах) и метками, принятыми в ИРБИСе, служит кнопка "Таблица для импорта". Таблица содержит перечень основных ЭД, обычно присутствующих в каталогах подписки, и пользователь должен поставить соответственно каждому ЭД цифровое значение метки во входном файле.

Эта работа выполняется один раз для каждого каталога, который должен быть предварительно определен по кнопке "Настройка" – в результате формируется формат (таблица) переформатирования для импорта в БД КП. Созданный формат запоминается в списке (меню) таблиц (ТВП переформатирования) с именем соответствующего каталога, так что при повторном получении файла того же каталога можно сразу начинать работу с процесса импорта данных в БД POST, выбирая соответствующую ему таблицу.

Работа с партией книг, учет которой проводится более чем по одному акту ИУ

Отличие технологии состоит в следующем:

В записи КСУ в случае, если с ней связано несколько актов, каждый акт записывается в отдельное повторение поля "Сведения о поступлении книг в Библиотеку", так что:

в 1-м повторении поля вводятся сведения о всей партии: ГОД и НОМЕР ЗАПИСИ КСУ; Источник комплектования; Дата; Число наименований; Число экземпляров; На сумму (вводится с сопроводительного документа на всю партию),

· в каждом следующем ¾ об отдельных актах: НОМЕР АКТА; Дата; Число наименований; Число экземпляров; На сумму (вводится в режиме Пополнения записи КСУ после завершения обработки всех книг по данному акту - см. ниже п.3.4).

Если Акты вводятся не сразу, то новые повторения полей для новых актов нужно вводить как корректировки соответствующей записи КСУ;

Обработка всей полученной по акту партии книг выполняется по общей технологии с установкой в Настройке Номера КСУ и Номера акта.

После завершения обработки партии выполнить режим "Пополнение записи КСУ" (по обычной технологии; его можно выполнять многократно по мере обработки каждого Акта ИУ).

Выполнив пополнение записи КСУ, для каждого отдельного акта необходимо выполнить задание Глобальной корректировки Cena.gbl, в результате чего в записи КСУ вычисленная системой общая стоимость книг, полученных по заданному акту, вводится в соответствующее ему повторение поля "Сведения о поступлении книг в Библиотеку".

Для отдельных актов можно получать выходные формы (см. п.3.6.2).

Разметка заглавий

Для обеспечения правильного автоматического формирования ЭД "Авторский знак", а также правильной сортировки в выходных таблицах, могут быть введены элементы разметки заглавий с использованием символов <> (в начале полей заглавий соответственно для моноиздания или многотомника).

Примечание: В словарях БД упорядочение терминов производится без учета разметки.

Могут быть использованы два варианта, условно обозначаемые как <> ("Угловые скобки") и <=> ("Угловые скобки и знак равно")

При использовании первого варианта текст, заключенный в угловые скобки, исключается из сортировки (печатается без символов разметки); может быть использовано, например, для исключения из сортировки артиклей в заглавиях иностранных изданий (не только в начале заглавия).

Второй вариант может быть использован, в частности, в следующих двух случаях, встречающихся в библиотечной практике:

· Для книг, описанных "Под заглавием", которые начинаются с числительного, обозначенного цифрами, начальный элемент сортировки и авторский знак должны формироваться по словесному обозначению числительного. В связи с этим Пользователь должен ввести дополнительную разметку типа <NNN=Текст>, где "Текст", стоящий после знака "=",— это словесное значение числительного NNN, используемое взамен его для формирования авторского знака и/или в качестве начального элемента сортировки. Например, заглавие 1000 и одна ночь, размеченное как <1000=тысяча> и одна ночь, для формирования авторского знака и сортировки будет представлено как "тысяча и одна ночь", а для печати как "1000 и одна ночь".

· Для биографических и биобиблиографических изданий, описанных под заглавием, начинающимся с имени лица, которому оно посвящено, авторский знак и начальный элемент сортировки должны формироваться на фамилию. В связи с этим Пользователь также должен ввести дополнительную разметку типа <AAA=Текст>, где "Текст", стоящий после знака "=",— это фамилия, используемая (взамен части ААА) для формирования авторского знака и/или начального элемента сортировки. Например, заглавие Антон Павлович Чехов может быть размечено как <Антон Павлович Чехов=Чехов Антон Павлович> (в сортировку пойдет "Чехов Антон Павлович" , на печать "Антон Павлович Чехов"). Заметим, что разметка типа <Антон=Чехов> Павлович Чехов даст правильный авторский знак (Чехов Павлович Чехов), но может дать ошибки в сортировке.

Примечание: При экспорте в коммуникативные форматы разметка типа < = > из записи удаляется (остается исходный текст), а разметка типа <> остается в записи.

Редактирование РЛ подполей

Каждая строка РЛ подполей представляет собой описание одного элемента ввода - подполя. Для описания одного элемента ввода используются десять параметров (соответственно - десять столбцов в таблице описания):

Разделитель - односимвольный идентификатор подполя (латиница или цифры, нет разницы между строчными и прописными буквами);

Наименование - название подполя;

Повторяемость - единственное допустимое значение 0 - неповторяющееся;

Индекс контекстной помощи- то же, что и для РЛ полей;

Режим ввода - то же, что и для РЛ полей;

Доп.инф. - то же, что и для РЛ полей;

ФЛК - не используется;

Подсказка - то же, что и для РЛ полей;

Умолчание - не используется;

[резерв] - то же, что и для РЛ полей.

Редактирование РЛ полей

Количество страниц РЛ полей устанавливается с помощью редактируемой строки Кол-во страниц. Максимальное количество страниц для РЛ полей - 20.

Переход на конкретные страницы производится с помощью закладок в нижней части интерфейса.

Название страниц РЛ полей устанавливается с помощью редактируемой строки Имя страницы. По умолчанию имя страницы совпадает с ее порядковым номером.

Каждая строка на странице РЛ представляет собой описание одного элемента ввода - поля. Кнопки Удалить и Вставить служат соответственно для удаления и вставки строк описания

Для описания одного элемента ввода используются десять параметров (соответственно - десять столбцов в таблице описания):

Метка - числовая метка поля. Вводится произвольно или выбирается из списка, если предварительно загружено описание полей БД;

Наименование - наименование поля. Вводится произвольно или выбирается из списка, если предварительно загружено описание полей БД;

Повторение - повторяемость поля. Выбирается из предлагаемого списка (1 - повторяющееся, 0 - неповторяющееся);

Индекс контекстной помощи - ссылка на текст в Инструкции каталогизатора;

Режим ввода - использование расширенных средств ввода. Выбирается из предлагаемого списка;

Доп.инф - дополнительная информация для расширенных средств ввода. Значение и структура данного параметра зависит от значения предыдущего параметра - Режим ввода, а именно:

· 0 - в этом случае параметр Доп.инф. не используется;

· 1 - ввод через простое меню (неиерархический справочник). Параметр Доп.инф. имеет следующую структуру:

<Menu_file_name>\<SYS|DBN>,<N>\<MnuSort>

где:

< Menu_file_name> - имя файла справочника (с расширением);

<SYS|DBN>,<N> - указывает путь, по которому находится файл справочника. Может принимать следующие значения: SYS,0 - директория исполняемых модулей; SYS,N - (N>0) рабочая директория (указываемая в параметре WORKDIR); DBN,N - директория БД ввода (N - любая цифра);

<MnuSort> - порядок сортировки справочника: 0-без сортировки; 1-по значениям (по элементам меню); 2-по пояснениям.

·           2 - ввод через словарь. Параметр Доп.инф. имеет следующую структуру:

<dbname>,<prefix>,<*|формат|@имя_формата>

где:

<dbname> - имя БД словаря. По умолчанию - используется словарь БД ввода;

<prefix> - префикс для терминов словаря;

<*|формат|@имя_формата> - формат переноса данных (см. Приложение 4 п. 13): * - точно в соответствии со ссылкой; формат - в соответствии с непосредственно указанным форматом; @имя_формата - в соответствии с предварительно созданным форматом (имя указывается без расширения).

·         3 - ввод через Тематический рубрикатор (ГРНТИ). В этом случае параметр Доп.инф. не используется;

·         4 - ввод через оконный редактор. В этом случае параметр Доп.инф. не используется;

·         5 - ввод через вложенный РЛ (РЛ подполей), т.е. ввод поля с подполями. В качестве Доп.инф. указывается имя соответствующего РЛ подполей (с расширением);

·         6- ввод через иерархический справочник. Параметр Доп.инф. имеет следующую структуру:

<Tree_file_name>\<SYS|DBN>,<N>\<TreeSep>

где:

<Tree_file_name> - имя файла иерархического справочника (с расширением). Для создания иерархических справочников служит специальная утилита - GENTREE.EXE;

<SYS|DBN>,<N> - указывает путь, по которому находится файл иерархического справочника. То же, что и в случае обычного справочника (см. выше);

<TreeSep> - символы-разделители, отделяющие собственно значение от пояснения в справочнике. По умолчанию - вся строка справочника рассматривается как значение;

·         7 - ввод с использованием переключателей.

Предназначен для ввода через короткие меню, содержащие всего несколько значений (например, ДА/НЕТ). Параметр Доп.инф. имеет ту же структуру, что и для режима 1.

·         9 - ввод на основе маски (шаблона). В этом случае параметр Доп.инф. представляет собой маску ввода. Маска состоит из трех полей, разделяемых точкой с запятой. Первая часть маски - собственно маска. Вторая часть - символ, определяющий сохранение/несохранение литеральных символов маски как части данных. Третья часть маски - символ, используемый как заполнитель.

Далее следует список спецзнаков, используемых в первом поле маски.

Символ	Значение в маске
!	Присутствие ! в маске означает, что необязательные символы представляются начальными пробелами. Если ! отсутствует, то это означает, что необязательные символы представляются конечными пробелами.
>	Является признаком того, что последующий текст идет прописными буквами до конца маски или до знака <
<	Аналогично > , но для строчного текста.
<>	Если оба символа появляются в маске вместе, то это означает, что регистр не специфицирован, и данные форматируются так, как они введены пользователем.
\	Символ, следующий за \ является литеральным. Употребляется, чтобы использовать любой спецзнак маски в данных как литеральный.
L	Требует только буквенный символ в данной позиции.
L	Допускает буквенный символ в данной позиции, но не требует этого.
A	Требует только буквенно-цифровой символ в данной позиции.
A	Допускает буквенно-цифровой символ в данной позиции, но не требует этого.
C	Требует произвольный символ в данной позиции.
C	Допускает, но не требует произвольный символ в данной позиции.
0	Требует только цифровой символ в данной позиции.
9	Допускает, но не требует цифровой символ.
#	Допускает цифровой символ и знаки + или - , но не требует этого.
:	Используется для разделения часов, минут, секунд во временных данных. Если этот разделитель отличается от региональной установки Control Panel утилиты на компьютере, то используется последний.
/	Используется как разделитель в датах (месяцы, дни и годы). Если этот разделитель отличается от регионально установленного, то используется последний.
_	Знак автоматически включает пробелы в текст. Когда пользователь вводит текст в поле, курсор перескакивает знак _.
;	Используется для разделения трех полей маски.

<

Любой символ, не перечисленный в вышеприведенной таблице, может появляться как литеральный в первой части маски. Литеральные символы должны быть точно отождествлены в строковом редакторе. Они вставляются автоматически и курсор перепрыгивает через них при редактировании. Спецзнаки маски также могут рассматриваться как литеральные, если перед ними стоит символ \.

Второе поле маски состоит из одного символа, указывающего, следует ли включать литеральные символы маски как часть текста. Например, маска для телефонного номера с кодом региона может быть следующей:

(000)_000-0000;0;*

Знак 0 во втором поле означает, что текст будет содержать 10 введенных знаков, а не 14, составляющих телефонный номер, поступающий на редактирование.

Вообще знак 0 во втором поле означает, что не следует включать литералы маски в текст, тогда как любой другой знак означает, что они должны включаться.

Третье поле маски состоит из одного символа, который определяет символ заполнитель при вводе.

· 10 - ввод через авторитетный файл или АПУ к УДК/ББК. Параметр Доп.инф. имеет следующую структуру:

<dbname>,<prefix>,<option>,@<имя_групп_формата>

где:

<dbname>	-	Имя БД Авторитетного файла или АПУ;
<prefix>	-	префикс инверсии для основных элементов Авторитетного файла или АПУ;
<option>	-	опция, определяющая вид Авторитетного файла: 0 - "Коллективные авторы"; 1 - "Индивидуальные авторы"; 2 - "Заглавия"; 3 - "Предметные заголовки"; 4 - АПУ к УДК/ББК;
<имя_групп_формата>	-	имя специального группового формата (без расширения), состоящего из трех строк, каждая из которых представляет собой самостоятельный формат: 1 строка - формат показа основного элемента; 2 строка - формат переноса при отборе; 3 - формат инверсии.

·         11 - ввод через Тезаурус. В этом случае параметр Доп.инф.

не используется;

ФЛК - формат ФЛК поля (см. Приложение 4 п. 12). Указывается в виде непосредственного формата или в виде имени предварительно созданного формата (без расширения) с предшествующим символом @;

            Подсказка - текст помощи (инструкции), сопровождающий ввод в поле;

Значение по умолчанию - значение поля по умолчанию при создании новой записи (статическое значение по умолчанию). Указывается непосредственно или через параметр инициализационного файла в виде;

@<SECTION>,<NAME>,<DEFAULT>

где:

<SECTION> - секция инициализационного файла;

<NAME>        - имя параметра

<DEFAULT> - значение параметра по умолчанию.

[резерв] - используется при определенных режимах ввода (1, 2, 3, 6, 10, 11). Определяет правила объединения данных при групповом вводе в одно поле. Может иметь вид:

RXXX   - вставлять разделители XXX справа от каждого отобранного элемента, кроме последнего;

LXXX    - вставлять разделители XXX слева от каждого отобранного элемента;

DXXYY - каждый отобранный элемент заключать слева разделителями XX и справа - YY.

Если параметр остается пустым - групповой ввод в одно поле запрещен.

Редактирование справочников

Каждый элемент справочника (меню) представляется в одной строке таблицы и размещается в двух колонках - ЗНАЧЕНИЕ ДЛЯ ВВОДА и ПОЯСНЕНИЕ, - каждую из которых можно корректировать. Соответствующие кнопки позволяют удалять и вставлять элементы меню (строки таблицы).

Редактор INI-файлов и сценариев поиска

Для создания/редактирования сценариев поиска, а также для корректировки INI-файлов в целом служит специальный редактор, который вызывается из АРМа "Администратор", - его интерфейс изображен на рис. 1.

Рис.1.

Редактор INI-файлов и сценариев поиска

Меню Файл содержит режимы, которые позволяют:

· Открыть – загрузить файл инициализации;

· Сохранить

- сохранить откорректированный файл;

· Сохранить как… - сохранить под другим именем откорректированный файл.

При открытии файла он размещается на страницах интерфейса в соответствии с имеющимися секциями, каждая секция открывается с помощью закладки внизу страниц.

Секции, отличные от секции SEARCH и секции PRIVATE, отображаются единым образом. Каждый параметр секции представлен тремя элементами (столбцами):

· Назначение – текст, поясняющий использование задаваемых параметров (по правой кнопке мыши можно раскрыть текст полностью);

· Имя – имя параметра, как он задан в файле инициализации;

· Значение – заданное значение параметра.

Для этих секций есть возможность корректировать значения параметров, но нет возможности вставки или удаления.

Секция SEARCH имеет многостраничную структуру, для открытия страницы имеются закладки вверху страниц. На каждой странице размещается группа однотипных параметров, относящихся к одной составляющей сценария поиска. Каждая строка задает одну позицию в перечне возможностей поиска. Количество столбцов определяет количество параметров, описывающих данную возможность поиска. В заголовке столбца указано содержимое и имя параметра. Страницы секции SEARCH следующие:

· Страница "Вид поиска" – содержит параметры, имена которых имеют префикс Item, каждая строка таблицы определяет одну строку в меню видов поиска;

·         Страница "Термин в…" – содержит параметры, имена которых имеют префикс Cvalif, каждая строка таблицы определяет одну строку в меню контекстного уточнения запроса при поиске по ключевым словам;

·         Страница "Поиск по связи" – содержит параметры, имена которых имеют префикс Scnt, каждая строка таблицы определяет одну строку в меню выбора поиска по связи;

·         Страница "Для умников" – содержит параметры, имена которых имеют префикс Int, каждая строка таблицы определяет одну строку в меню видов интеллектуального поиска;

·         Страница "Прочие" – содержит дополнительные параметры поиска.

Для этой секции есть возможность корректировать значения параметров, удалять и добавлять параметры. Предполагается, что каждое удаление и/или добавление выполняется для группы параметров, описывающих одну поисковую возможность.

Секция PRIVATE размещается в соответствующей таблице. Каждый параметр секции представлен двумя элементами:

Имя – имя параметра, как его определил пользователь;

Значение – значение параметра, задаваемое пользователем.

Для этой секции есть возможность корректировать, удалять и добавлять новые параметры с их значениями.

Регистрация читателя

Каждый конечный пользователь (читатель), приступающий к работе в АРМе "Читатель" должен зарегистрироваться, т.е. сообщить системе свое имя-идентификатор, в качестве которого может выступать номер читательского билета, фамилия и имя отчество или иные идентификационные признаки, определенные при записи конечного пользователя в базе данных ЧИТАТЕЛЕЙ (RDR). Собственно запись читателя выполняется в АРМе "Каталогизатор".

Процесс регистрации читателя инициируется нажатием кнопки РЕГИСТРАЦИЯ. При этом возникает специальная форма - см. рис. 2.6а.

Рис. 2.6а.

Форма для регистрации читателя

В случае если введенное имя-идентификатор отсутствует в базе данных зарегистрированных пользователей (читателей), вход в АРМ блокируется. При вводе правильного (зарегистрированного) идентификатора доступными становятся две дополнительные кнопки:

Кнопка СВЕДЕНИЯ О ВЫДАЧАХ/ВОЗВРАТАХ

- предназначена для получения информации о выданных и возвращенных изданиях, относящейся к данному читателю. Сведения выводятся в специальной форме - см. рис. 2.6б.

Рис. 2.6б.

Форма со сведениями о выдачах/возвратах читателя

Кнопка СВЕДЕНИЯ О ЗАКАЗАХ - предназначена для получения информации о заказах данного читателя. Сведения представляются в специальной форме - см. рис. 2.6в.

Рис. 2.6в.

Форма со сведениями о заказах читателя

Форма содержит две рабочие области:

Область НЕВЫПОЛНЕННЫЕ ЗАКАЗЫ - содержит сведения о невыполненных заказах данного читателя. При этом общий список невыполненных заказов представляется в таблице, а в правом окне - полное описание текущего невыполненного заказа. Текущий невыполненный заказ в таблице выделяется цветом. Для того чтобы сделать текущим другой невыполненный заказ, необходимо щелкнуть мышью по соответствующей строке таблицы. Читатель имеет возможность уничтожить собственный невыполненный заказ - для этого служит кнопка УДАЛИТЬ (при нажатии на нее удаляется текущий невыполненный заказ). Кнопка ОБНОВИТЬ служит для обновления сведений о невыполненных заказах, а именно - сведений о наличии свободных экземпляров.

Область ВЫПОЛНЕННЫЕ ЗАКАЗЫ - содержит список выполненных (удовлетворенных) заказов данного читателя за период, в течение которого эти данные сохраняются в АРМе "Книговыдача".

В момент заказа литературы система предлагает читателю подтвердить регистрацию, т.е. повторно зарегистрироваться - этим обеспечивается авторизация заказа (принадлежность заказа тому, кто последним зарегистрировался).

Регистрация новых поступлений

Регистрация новых поступлений номеров (выпусков) журнала проводится путем ввода данных в документ-журнал (БО) с последующим автоматическим переносом этих данных в отдельную для каждого номера запись.

Для эффективности работы рекомендуется предварительно рассортировать поступившие на регистрацию номера по наименованиям журнала.

Работа состоит из следующих этапов (здесь и далее термины ПЛОСКОСТЬ и ПОДПЛОСКОСТЬ подразумеваются, но для сокращения описания опущены):

· установить по кнопке "Настройка" значения следующих ЭД: Этап работы (РЖ), ФИО, Номер КСУ, Номер акта, которые автоматически будут вводиться в каждый новый документ – регистрируемый номер издания;

Примечание:

Когда этап работы установлен "РЖ" (регистрация), дата обработки вводится только в новые записи регистрируемых номеров, а в БО не вносится.

· выбрать режим ПОИСК – ЗАГЛАВИЕ ЖУРНАЛА, найти нужное заглавие (или ПОИСК – ШИФР и найти нужный шифр журнала) и выполнить поиск;

· если журнал отсутствует в БД, вводить его как новый документ (п.5.2.1); если журнал найден, перейти в режим ВВОД – РЕЗУЛЬТАТЫ ПОИСКА; если в сеансе работы было проведено несколько поисков, следует уточнить ЗАПРОС (по ниспадающему меню запросов);

· на корректуру подается найденный журнал (БО) в форме РЛ "!RPJ" (модификация РЛ "ОJ"), в котором регистрационные данные для ввода представлены на первой странице – см. выше Таблицу 1;

· ввести (изменить) год и том, если они не соответствуют сохраненным в документе после предыдущей регистрации, и "Сохранить" документ – поле "Сведения об экземплярах" актуализируется для введенного года (см. пояснения, приведенных ниже в этом разделе);

·         ввести номер или интервал номеров (см.
пояснения ниже по тексту) – в окне просмотра появится информация об уже полученных выпусках за данный год и сведения о заказанных на данный подписной период экземплярах; система автоматически проводит сверку на дублетность и не позволяет повторно ввести идентичное значение год/том/номер (если поступил еще один экземпляр зарегистрированного ранее выпуска, сведения о нем нужно вводить в запись выпуска в режиме корректировки – см. п. 5.2.3.);

·         ввести данные для регистрируемого номера (выпуска) или группы номеров с полностью идентичными данными; при этом:

·         учитывайте пояснения и рекомендации, приведенные ниже в этом разделе;

·         обращайте внимание на случаи несовпадения данных, представленных в окне просмотра, которые соответствуют заказу и автоматически вводятся в запись регистрируемого номера, и его реальных данных; в этом случае актуальные данные нужно вводить явным образом. (Так, например, может измениться первый пункт технологического пути, или место хранения отдельного выпуска, например, целиком посвященного определенной теме, или электронный носитель);

·         завершить работу по регистрации (кнопка СОХРАНИТЬ) – в окне просмотра можно видеть результаты автоматической кумуляции регистрируемых номеров; при ручной кумуляции (см. ниже) – записать их на странице КУМУЛЯЦИЯ;

·         при необходимости регистрации следующего номера того же издания - продолжить работу; при этом на странице РЛ для ввода ОСТАВЛЕНЫ сведения о годе и томе предыдущего номера и восстановлены исходные сведения о заказанных экземплярах;

·         зарегистрировать все номера данного журнала и завершить работу с ним, переходя к следующему документу;

·         перейти к регистрации номеров следующего наименования, начиная с поиска журнала в режиме ПОИСК-ЗАГЛАВИЕ или ПОИСК-ШИФР.

Если к полученному номеру журнала имеется и приложение, которое будет храниться и выдаваться читателю отдельно от основного выпуска, регистрации подлежат обе единицы.

При этом:

·         при регистрации основного выпуска нужно указать, что к нему имеется приложение (текстовое примечание и указание физического носителя приложения, включая данные электронного ресурса);

·         при регистрации приложения в его номере нужно указать номер основного выпуска (с пометой Приложение) и заполнить поле "Приложение к основному выпуску";

·         остальные данные заполняются без различий.

При регистрации номера (выпуска) вводятся следующие ЭД:

Обязательные данные:

·         Год, Том (если есть). Если год, сохраненный в документе после предыдущей регистрации, не соответствует году новой (предстоящей) регистрации, то необходимо:

·         ввести новое значение года;

·         нажать кнопку "Сохранить", после чего в поле "Сведения об экземплярах" будут введены данные, соответствующие заказу на введенный год (переносятся из поля "Сведения о заказанных экземплярах" на странице "Систематизация");

·         Номер выпуска; при этом:

·         сдвоенные, строенные и т.д. номера записываются через "/", например, 3/5/6/7;

·         выпуски, кумулированные за 2 и более лет (например, 1999 (№3,4), 2000(№№ 1,2,3,4), 2001(№№ 1,2,3)), регистрируются по номеру выпуска первого года (1999 №3/4), а в поле "Примечания" вводятся сведения обо всех номерах, вошедших в него. В созданной записи этого выпуска необходимо будет внести корректировки (см.

ниже п.5.2.3.);

·         при всех остальных идентичных данных регистрируемых номеров можно вводить интервал непрерывных номеров (разделенных дефисом), или перечень не непрерывных номеров (разделяемых запятыми), или комбинацию повторений всех вариантов;

·         при регистрации Приложения к выпуску, хранящемуся отдельно, его номер должен включать номер основного выпуска (например, номер Приложения к выпуску №2 можно обозначить как "2 Прил.", соблюдая впоследствии выбранную систему нумерации для обеспечения автоматической их кумуляции);

·         при регистрации Подшивок особенности – см. п.5.2.4;

·         Сведения об экземплярах:

·         Статус экземпляра - поставить статус "0" для полученных экземпляров (остальные будут переноситься как заказанные);

·         Дата – только для экземпляров со статусом "C" или "U" (ЦБС или БИУ), как признак их поступления, или если дата должна отличаться от текущей, которая вводится автоматически;

·         Число экземпляров (ЦБС/ВУЗ) – только в случае, если получены не все экземпляры с этими статусами; при этом необходимо сформировать еще одно поле с тем же статусом, поместив в нем число реально полученных экземпляров и поставив дату, а исходное поле откорректировать, оставив в нем число еще не полученных экземпляров;

·         Номер экземпляра (комплекта) – только в случае, если не введены сведения о заказе (обязательный ЭД); при регистрации Подшивок ¾ особенности (инвентарный номер "подшивки") – см. п.5.2.4;

·         Штрих-код экземпляра (если есть); при задании интервала номеров штрих-код не вводить, поскольку он будет переноситься в записи всех номеров, что приведет к ошибке при контроле на дублетность;

·         Номер записи КСУ ( если не установлено по кнопке "Настройка");

·         Цена и валюта (если не руб.) – только для дополнительного выпуска или если не введены сведения о заказе; цена должна быть указана явным образом – либо введенным значением пробела " " (если дополнительный выпуск не меняет стоимости подписки), либо указанием его цены (если он оплачивается дополнительно к заказу); во всех остальных случаях цена каждого номера автоматически вводится в соответствии с подпиской на данный период, а цена приложений, хранящихся отдельно, знаком пробела (без цены);

·         Остальные ЭД ("Место хранения", "Статус и Число экземпляров для ЦБС/ВУЗ(БИУ)", "Канал поступления", "Цена экземпляра", "Валюта") переносятся автоматически из полей "Сведения о заказанных экземплярах" (видны в окне просмотра), поэтому ввод данных требуется только в том случае, когда эти данные нужно изменить.

Примечание: Сведения о заказе, зависящие от периода подписки (см. выше описание полей) выбираются (для просмотра и переноса в запись отдельного выпуска) из повторения поля, определяемого в соответствии с номером регистрируемого выпуска или его валовым номером (если нумерация словесная, например, по названию месяцев); это возможно лишь в случае, когда в поле "Сведения о заказах, поквартальные" введены граничные (первый и последний) порядковые (валовые) номера, соответствующие подписному периоду, в противном случае, если данные не видны в окне просмотра, все необходимые сведения (кроме даты и КСУ) нужно вводить явным образом.

Необязательные данные:

·         Технологический путь журнала; в интегрированной технологии поле формируется автоматически (данные переносятся из поля "Сведения о заказанных экземплярах", ставится текущая дата и код статуса "8"), поэтому ввод данных требуется только в том случае, когда эти данные нужно изменить (первые пункты технологического пути каждого экземпляра, которые будут переноситься в запись, показаны в окне просмотра);

·         Примечания о наличии в номере библиографии и указателя;

·         Приложение к номеру ( вид нетрадиционного носителя вводится через меню); поле заполняется при регистрации Приложения к номеру (выпуску) на нетрадиционном носителе (например, МД, CD-ROM, и др.), которое хранится отдельно от печатного издания. Соответственно введенному виду носителя при создании отдельной записи на Приложение в нее будут введены сведения о шифре, месте хранения и технологическом пути (из поля "Приложение к номеру СИ" на странице "Физические характеристики", которое должно быть заполнено до начала регистрации для каждого из имеющихся у издания отдельно хранящихся нестандартных приложений);

·         Дополнения к номеру:

·         Валовый номер (вводится при сложной нумерации ("ручная кумуляция"), определяет порядковый номер выпуска согласно периодичности, например, периодичность "ежемесячно", номер "апрель", валовый номер равен "4") или интервал валовых номеров; для валовых номеров осуществляется автоматическая кумуляция, что позволяет автоматически определить валовые номера непоступивших выпусков;

·         Начальный номер в году (вводится для изданий с продолжающейся нумерацией) – вводится однократно при получении первого выпуска; если введен "Начальный номер", валовые номера для каждого выпуска заполнять не нужно – они будут определяться автоматически;

·         Дополнение к номеру (например, дата выхода номера газеты и др.), которое при просмотре присоединяется к номеру (в скобках) и в таком же виде переносится в сведения об источнике, в котором опубликована статья; при регистрации "Подшивки" - интервал вошедших в нее номеров (см. п.5.2.4);

·         Примечания к номеру (текст), например, о посвящении номера одной проблеме или о наличии приложения, или о кумулятивном выпуске за разные годы и пр.;

·         Примечание: номер имеет отдельно хранящееся приложение на другом носителе (вид носителя вводится через меню) – при регистрации номера (выпуска) здесь вводятся только сведения о наличии такого Приложения к нему (порядок регистрации самого Приложения описан выше – поле "Приложение к номеру").

·         Объем и вид электронного ресурса (журнал является электронным ресурсом), если данные регистрируемого выпуска отличаются от общих данных (введенных в записи БО), которые автоматически переносятся в это поле;

·         Сведения о статьях, опубликованных в номере (вводится выборочно или полностью по оглавлению); организационно можно разделить процессы регистрации новых поступлений (оперативный режим) и ввода данных об интересных статьях номера (см. п.5.2.3 - корректура документа-номера журнала); авторов и ключевые слова можно вводить с использованием словаря.

При завершении регистрации одного

номера издания (основного выпуска или хранящегося отдельно приложения к нему), или каждого номера из введенного интервала система ИРБИС выполняет следующие операции:

·         Автоматически формирует в БД каталога новый отдельный документ для каждого номера (выпуска), перенося в него конкретные данные о зарегистрированном номере:

·         уникальный шифр документа - отдельного номера журнала: за основу берется шифр издания в целом (введенный каталогизатором или созданный автоматически), который наращивается нумерационными выходными данными выпуска в формате: <Общая часть шифра> / <Год> / <Том> / <Номер>;

·         сведения об экземплярах,

·         если журнал является электронным ресурсом, то переносятся

·         "Количественные характеристики" из поля "Дополнения к номеру";

·         "Вид и объем ресурса" и "Примечания" - из записи БО, как общие данные. Если данные конкретного выпуска отличаются от общих, то их нужно откорректировать в новой созданной записи (см. ниже п.5.2.3);

·         сведения о пунктах технологического пути экземпляров (для основного выпуска и приложения к нему). Примечание: Если получен экземпляр, для которого определены пункты Технологического пути" (в поле "Заказанные экземпляры"), то в сформированную запись автоматически вводится текущая дата отправки его в 1-й пункт ТП, а статус экземпляра "0" меняется на статус "8" (получен, но еще не дошел до места хранения);

·         дополнительные данные к номеру – текстовое примечание переносится в том виде, как оно было введено, дополнительно формируются валовый шифр (для журналов с нестандартной или продолжающейся нумерацией – см. выше) и частные шифры на второй и третий номера сдвоенного/строенного выпуска (одного года) для облегчения их поиска в словаре шифров;

·         сведения о наличии библиографии,

·         сведения о приложении на нестандартном носителе:

·         при регистрации основного выпуска – лишь информация о наличии отдельно хранящегося приложения к нему;

·         при регистрации приложения на другом носителе, отдельно хранящегося от основного выпуска, – шифр его и вся остальная информация;

·         оглавление (статьи номера).

·         В документе-журнале (БО издания) кумулирует (объединяет в интервал) сведения о регистрации очередного номера с данными о предшествующих поступлениях номеров соответствующего тома за соответствующий год (кумулированные данные хранятся в виде интервала номеров для каждого года/тома).Кумуляция НЕ выполняется, если в ЭД "Признак автоматической кумуляции" введено "1" (ручная кумуляция) – очередной номер дописывается через запятую. Одновременно осуществляется кумуляция валовых номеров.

Далее необходимо проверить корректность кумуляции зарегистрированного номера; при наличии ошибки или ПРИ ОТКАЗЕ ОТ АВТОМАТИЧЕСКОЙ КУМУЛЯЦИИ - перейти на последнюю страницу и вручную откорректировать повторение поля "Кумулированные сведения о поступлениях журнала", соответствующее <году/тому> зарегистрированного номера.

Регистрация передачи

Процесс передачи части книг из партии выбытия в другие подразделения Библиотеки вероятен. Книги могут передаваться из одного подразделения в другое при выбытии, например, по причинам многоэкземплярности или узкого спроса. Такие причины выбытия как "ветхие", "утраченные в результате аварии", "утерянные читателем" логически исключают возможность процесса передачи части книг из данной партии выбытия в другие подразделения.

Регистрация передачи части книг из партии выбытия в другие подразделения Библиотеки или филиалы ЦБС может быть осуществлена одновременно с регистрацией выбытия (см. п. 4.1).

Если регистрация передачи отделена по времени от регистрации выбытия, то она проводится по отдельной технологической цепочке и включает следующие этапы:

· ввод нового номера акта передачи (в соответствующую запись КСУ выбытия);

· установка номера акта передачи;

· отбор, регистрация передачи;

· завершение выбытия (после передачи).

Регистрация "Подшивок" газет и журналов

Технология ориентирована на то, что процесс "подшивки" производится после того, как зарегистрированы все номера, в часть из которых (или во все) были введены оглавления, и поэтому они не могут быть удалены. Если Пользователь собирается вводить ретрофонд без ввода оглавлений, то в принципе он может ограничиться только регистрацией "номеров - подшивок", не регистрируя каждый номер отдельно.

Технология включает следующие этапы работ:

· Переплетенные экземпляры ("подшивки") регистрируются по общей технологии, как НОВЫЕ номера издания за "переплетенный" год со своими обозначениями и нумерацией, например, "Подшивка 1", "Подшивка 2" и т.д. В поле "Дополнение к номеру" обязательно вводится интервал номеров, вошедших в "подшивку" (подполе "выводится в скобках"), а также можно ввести текстовое примечание в свободной форме о содержании (наполнении) "подшивки". Сведения об экземплярах "подшивки" корректируются, и сразу можно ввести их инвентарные номера. Сведения о технологическом пути удаляются.

· После регистрации "Подшивки" выполняется Глобальная корректура документа-"Подшивки" (задание njgaz.gbl выполняется для каждого экземпляра ее, точнее, для каждого места хранения), по результатам которой:

· В документе-"Подшивке" код РЛ меняется на "NJK";

· Во всех номерах газеты или журнала, вошедших в "Подшивку":

· корректируется код РЛ - меняется на "NJP";

· корректируются сведения об экземплярах: в поле соответствующего экземпляра, вошедшего в "Подшивку" (идентификация определяется местом хранения), вводится новое подполе с шифром документа-"Подшивки"; тем самым осуществляяется связь между экземпляром и "подшивкой", в которую он включен; статус в этом поле меняется на "p";

·         вводится поле 463^w (шифр документа-источника, в котором опубликована статья, в данном случае - шифр документа "Подшивка"). В случае, когда разные экземпляры номера вошли в разные "подшивки", вводится соответствующее число полей шифра-источника 463^W. Отдельное повторение поля вводится для всех экземпляров, не вошедших в "подшивки";

В результате проведенных работ в БД создается новый вид документа – "Подшивка" (модификация документа "Отдельный номер журнала").

При этом:

·         Все записи отдельных номеров остаются в БД (с учетом введенных оглавлений), и поиск по ним идет обычным порядком;

·         При просмотре найденных записей показывается, в какой "подшивке" находится каждый из переплетенных экземпляров, и сведения об их доступности (свободен или занят);

·         "Подшивки" участвуют в поиске по связи типа "Журнал-номера", статьи отсылаются к номеру (но не "Подшивке");

·         При заказе номера газеты или журнала подаются соответствующие "подшивки" и/или отдельные непереплетенные номера, в которых отмечается факт выдачи конкретного экземпляра (соответственно, "подшивки" или отдельного номера)

·         Списание подшивок производится в обычном порядке в режиме группового списания; при этом в записи номера отмечается факт списания экземпляра со статусом "P" (переплетен).

Регистрация поступлений документов-книг

Процесс регистрации поступившей партии состоит из следующих этапов:

· Определение номера партии (и номера акта ИУ), поступления которой будут вводиться в данном сеансе работы на конкретном рабочем месте комплектатора — кнопка "Настройка" (ввод через словарь);

· Ввод сведений о поступлении партии книг последовательно для каждого наименования:

· поступивших без заказа (ввод новых записей БО однотомника или тома многотомного издания) — кнопка "Ввод описания без заказа";

· заказанных ранее — корректировка отмеченных записей; для многотомного издания — дополнительно создание новых записей на каждый том (см. ниже).

Регистрация выбытия партии книг

Процесс регистрации выбытия партии книг из подразделения Библиотеки или филиала ЦБС включает следующие этапы:

· ввод новой (очередной) записи КСУ выбытия;

· установка номера КСУ выбытия по кнопке "Настройка";

· отбор, регистрация выбытия (корректировка записей БД ЭК);

· завершение выбытия.

Реквизиты предварительного заказа

При оформлении в какой-либо организации предварительного заказа на книги, наряду с данными о заказе и его исполнении по каждой книге, описанными выше в п. 2.1.3., имеется возможность вводить и отслеживать:

· бухгалтерские реквизиты предварительного заказа (перечисленная сумма, дата и номер поручения, количество заказанных наименований и экземпляров);

· поэтапное его исполнение (номера и суммы счетов, даты, количество поступивших наименований и экземпляров).

При этом пользователь может контролировать корректность данных, и в любой момент может получить сведения о неиспользованной или перерасходованной сумме.

Эти данные вводятся в документ-организация и затем пополняются по мере исполнения заказа в режиме корректировки, но они могут быть введены также и в процессе первичного ввода документа-организации по п. 2.1.1.3.

Работа состоит из следующих этапов:

· выбрать режим "ЗАКАЗ";

· по любому из словарей "Организация — книги" или "Организация – заказы" (см. п.2.2) отметить нужный документ-организацию;

· нажать кнопку КОРРЕКТИРОВКА, в результате чего вызывается модуль ввода/ корректировки и на экран подается РЛ IZD;

· ввести нужную информацию на второй странице РЛ в поля "Данные о предварительном заказе", используя вложенный РЛ (клавиша <F2> или кнопка с тремя точками). При вводе информации рекомендуется использовать режим "мультиввода" (ввод в форме таблицы), имея в виду, что данные в части "ПЕРЕЧИСЛЕНО" заполняются для каждого заказа однократно (только в 1-м повторении поля), а в части "ОСВОЕНО" для каждого (начиная со 2-го) поступления (этапа) вводится новое повторение поля; возможно оформление нескольких предварительных заказов (не более 3-х) в одной организации, для чего предлагается заполнение отдельных полей для каждого заказа либо в одном, либо в отдельных сеансах корректировки;

· в окне просмотра можно видеть результаты освоения перечисленной суммы по мере поступления каждой новой партии документов.

Режим АКТУАЛИЗИРОВАТЬ СЛОВАРЬ

Режим служит для пополнения (актуализации) файла словаря (инвертированного файла) по документам, для которых по каким-либо причинам (авария, глобальная корректировка, импорт через АРМ Администратор") не выполнялась автоматическая актуализация при их вводе/корректировке.

О необходимости актуализации можно судить по значению параметра ЗАПИСЕЙ НЕАКТУАЛИЗИРОВАННЫХ в информационном окне. Если значение этого параметра больше нуля - база данных нуждается в актуализации.

В случае если количество неактуализированных записей достаточно велико (по сравнению с общим объемом БД), целесообразно вместо режима АКТУАЛИЗИРОВАТЬ СЛОВАРЬ использовать режим СОЗДАТЬ СЛОВАРЬ ЗАНОВО (см. п. 5.2.2.2).

Собственно процесс актуализации завершается выводом соответствующего сообщения.

ВНИМАНИЕ! Если процесс актуализации завершается аварийно - завершающее сообщение не получено, - инвертированный файл БД считается разрушенным (недоброкачественным). В этом случае не следует повторно запускать данный режим - необходимо выполнить режим СОЗДАТЬ СЛОВАРЬ ЗАНОВО.

Режим ДИАГНОСТИКА ФАЙЛА ДОКУМЕНТОВ

Режим служит для проверки правильности структуры файла документов и обнаружения/исправления недопустимых символов (с кодами 0-31) в БД. Время выполнения режима для больших баз данных (порядка 100000 и больше) может оказаться достаточно продолжительным, поэтому система предлагает указать диапазон внутренних номеров документов (MFN), в пределах которого будет выполняться диагностика (см. рис. 5.2.3.4а).

Рис. 5.2.3.3а. Форма со списком удаленных документов

Рис. 5.2.3.4а. Форма для диагностики файла документов

Индикатор Исправлять недопустимые символы

служит для включения (недопустимые символы будут заменяться на символ ?) или отключения (о недопустимых символах будут выдаваться только сообщения в протоколе) соответствующей возможности.

При обнаружении ошибок в структуре файла документов следует выполнить режим ВОССТАНОВИТЬ ФАЙЛ ДОКУМЕНТОВ (см. п. 5.2.3.2).

Режим КОПИРОВАТЬ ФАЙЛ ДОКУМЕНТОВ

Режим предназначен для создания архивных (страховочных) копий файла документов. Наличие актуальной (т.е. соответствующей последним изменениям) копии файла документов гарантирует полное восстановление базы данных в случае ее разрушения (см. п. 5.4)

Режим может быть запущен только в случае, если нет неактуализированных записей (т.е. тогда, когда значение системного параметра ЗАПИСЕЙ НЕАКТУАЛИЗИРОВАННЫХ в информационном окне равно нулю).

Процесс копирования файла документов завершается выводом соответствующего сообщения. Копия файла документов сохраняется в указанной (с помощью стандартного диалогового окна) директории в файле с именем <DBNAME>.BKP, где DBNAME имя текущей базы данных.

Если процесс копирования файла документов завершается аварийно - не получено завершающее сообщение, - его можно выполнить повторно.

Режим НОВАЯ

Режим служит для создания новых баз данных Электронного каталога. Возникающая форма (см. рис. 5.2.1.2а) предлагает ввести три параметра:

ИМЯ БД - системное имя базы данных длиной не более пяти символов (латинских букв); не должно совпадать с именами уже существующих баз данных;

Рис. 5.2.1.1а. Форма для выбора и установки текущей базы данных

ПОЛНОЕ НАЗВАНИЕ БД - произвольный текст, определяющий для конечного пользователя назначение и содержание базы данных Электронного каталога;

БД ДОСТУПНА ЧИТАТЕЛЮ - определяет факт доступности создаваемой базы данных через АРМ "Читатель".

Рис. 5.2.1.2а. Форма для создания новой БД Электронного каталога

Процесс создания новой БД завершается выводом соответствующего сообщения.

В случае аварии - заключительное сообщение не получено - данный режим можно повторить.

Режим ОПРОС СОСТОЯНИЯ

Режим служит для немедленного обновления системных параметров в информационном окне АРМа и сведений о текущих пользователях.

Автоматическое обновление системных параметров производится с периодичностью, определяемой опцией АВТОМАТИЧЕСКИЙ ОПРОС

(см. п. 5.2.4).

Режим ОПУСТОШИТЬ

Режим предназначен для опустошения текущей БД, т.е. уничтожения всех документов, входящих в ее состав.

Режим крайне ответственный, поэтому требуется его подтверждение.

Режим, в частности, рекомендуется периодически использовать для опустошения базы данных заказов на книговыдачу - RQST (когда нет невыполненных заказов). Это приводит к ускорению работы с очередью заказов.

Режим ОТКРЫТЬ

Режим служит для выбора и установки текущей базы данных. Список доступных баз данных возникает в специальной форме (см. рис. 5.2.1.1а). Для выбора некоторой базы данных необходимо выделить ее в списке - для чего можно щелкнуть по соответствующей строке - после чего нажать кнопку ВЫБОР. Тот же результат достигается при двойном щелчке мышью по строке списка.

Режим РЕОРГАНИЗОВАТЬ ФАЙЛ ДОКУМЕНТОВ

Режим служит для сжатия пространства, занимаемого файлом документов БД на жестком диске. "Пустоты" в файле документов возникают при корректировке документов, поэтому данный режим целесообразно выполнять после существенных корректировок БД. Данный режим представляет собой последовательное выполнение двух других режимов меню СЕРВИС: КОПИРОВАТЬ ФАЙЛ ДОКУМЕНТОВ и ВОССТАНОВИТЬ ФАЙЛ ДОКУМЕНТОВ (смотри ниже).

Процесс реорганизации файла документов завершается выводом соответствующего сообщения.

ВНИМАНИЕ! Если процесс реорганизации файла документов завершается аварийно - завершающее сообщение не получено, - файл документов БД может оказаться разрушенным (недоброкачественным). В этом случае необходимо выполнить режим ВОССТАНОВИТЬ ФАЙЛ ДОКУМЕНТОВ (см. п. 5.2.3.2), пользуясь актуальной (последней) копией файла документов (полученной до аварии с помощью режима КОПИРОВАТЬ ФАЙЛ ДОКУМЕНТОВ - см. п. 5.2.3.1).

Режим РЕОРГАНИЗОВАТЬ СЛОВАРЬ

Режим служит для структурного перестроения инвертированного файла с целью сжатия пространства, занимаемого им на жестком диске, и повышения быстродействия работы с ним. Усложнение структуры инвертированного файла и появление "пустот" возникает в результате выполнения его актуализации, поэтому данный режим целесообразно выполнять периодически, после того, как в базу данных включено и актуализировано достаточно большое количество документов (порядка нескольких тысяч).

Если актуализация словаря выполнялась с помощью режима СОЗДАТЬ СЛОВАРЬ ЗАНОВО, то выполнять после этого режим РЕОРГАНИЗОВАТЬ СЛОВАРЬ не имеет смысла.

Процесс реорганизации словаря завершается выводом соответствующего сообщения.

ВНИМАНИЕ! Если процесс реорганизации словаря завершается аварийно - завершающее сообщение не получено, - инвертированный файл БД считается разрушенным (недоброкачественным). В этом случае необходимо выполнить режим СОЗДАТЬ СЛОВАРЬ ЗАНОВО (см. п. 5.2.2.2). Повторять после этого реорганизацию словаря не имеет смысла.

Режим СНЯТЬ БЛОКИРОВКУ

Режим имеет три подрежима:

БД В ЦЕЛОМ - служит для снятия ложных блокировок ввода и/или ложной монопольной блокировки, т.е. таких блокировок, которые не соответствуют реальной ситуации, что может возникать в результате аварий;

ЗАПИСЬ - служит для снятия ложной блокировки одного (конкретного) документа (которая может появляться после аварийного завершения АРМов "Каталогизатор" и "Книговыдача"). При этом необходимо указать внутренний номер разблокируемого документа (MFN);

СПИСОК ЗАПИСЕЙ - служит для единовременного снятия ложной блокировки группы документов. При этом необходимо в общем списке заблокированных документов отметить те, которые подлежат разблокировке.

Режим СОЗДАТЬ СЛОВАРЬ ЗАНОВО

Режим служит для формирования заново всего файла словаря (инвертированного файла) на основании всех документов текущей БД.

Режим применяется в случае, когда необходимо актуализировать инвертированный файл в связи со значительным количеством документов (т.е. когда значение системного параметра ЗАПИСЕЙ НЕАКТУАЛИЗИРОВАННЫХ достаточно велико по сравнению с общим объемом базы данных), а также в случае восстановления БД после аварий.

Процесс формирования словаря заново для больших баз данных может оказаться достаточно продолжительным - поэтому система предлагает возможность поэтапного выполнения этого процесса. Для этого существуют три подрежима, реализующие основные этапы процесса создания словаря:

ТОЛЬКО ОТБОР

ТОЛЬКО СОРТИРОВКА

ТОЛЬКО ЗАГРУЗКА

Этапы должны выполняться строго в той последовательности, как они указаны в меню.

Процесс формирования инвертированного файла - полностью или отдельные его этапы - завершается выводом соответствующих сообщений.

ВНИМАНИЕ! Если процесс формирования инвертированного файла или его отдельные этапы завершаются аварийно - завершающее сообщение не получено, - необходимо запустить их повторно. При этом аварийное завершение полного процесса или его последнего этапа (ТОЛЬКО ЗАГРУЗКА) означает, что инвертированный файл БД разрушен (является недоброкачественным). Если повторный запуск процессов не приводит к положительному результату, необходимо провести действия по восстановлению БД в целом, как это описано в п. 5.4.

Режим СПИСКИ

Формирование списков не накладывает ограничений на отбор записей в выходную форму. Записи помещаются в список в виде несортированной последовательности в выбранном формате.

При выборе этого режима (рис. 6.5.2.2а) в нижней части формы появляется групповой компонент ИСХОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, в котором следует определить, какие записи должны участвовать в формировании списка.

В окне ВЫХОДНОЙ ФОРМАТ подается список возможных форматов, который един для всех режимов работы КОМПЛЕКТАТОРА.

Рис. 6.5.2.2а. Режим формирования списков

Следует выбрать имя формата, выходной носитель, возможно, задать заголовки и нажать кнопку ВЫПОЛНИТЬ. В диалоговом окне следует задать имя выходного файла.

Режим ТАБЛИЦЫ

Каждая таблица в КОМПЛЕКТАТОРЕ предполагает отбор в базе данных записей определенного типа. Поэтому отбор записей в выходную форму производится после выбора имени таблицы, за исключением некоторых таблиц.

В окне ИМЯ ТАБЛИЦЫ/УКАЗАТЕЛЯ подается список таблиц, состав которого зависит от режима работы КОМПЛЕКТАТОРА. После выбора таблицы в нижней части формы подается рабочий лист опроса, соответствующий выбранной таблице. Из заданных значений составляется запрос на поиск в соответствии с правилом, заданным в специальном файле базы данных. Далее следует выбрать выходной носитель и щелкнуть по кнопке ВЫПОЛНИТЬ. В верхней части формы показывается количество ответов по запросу. В случае вывода в файл вызывается диалоговое окно для задания имени выходного файла. Из найденных записей формируется выходная форма.

Для некоторых таблиц следует предварительно отобрать записи. В этом случае записи, предназначенные для вывода, необходимо предварительно отметить в словаре или в списке. Если пользователь не отметил записи и выбрал таблицу с пометкой "отбор любого вида", то в верхней части формы появится сообщение, что необходим предварительный отбор записей. Если записи были отмечены, то в верхней части формы будет сообщение о количестве отмеченных записей.

Особенности формирования и подключения таблиц в АРМе "Комплектатор" описаны в Приложении 10.

Режим УДАЛИТЬ

Режим предназначен для удаления БД Электронного каталога. Возможно удаление только БД Электронного каталога, созданных пользователем.

Режим крайне ответственный, поэтому требуется его подтверждение.

Режим ВОССТАНОВИТЬ ФАЙЛ ДОКУМЕНТОВ

Режим служит для восстановления файла документов БД с архивной (страховочной) копии в случае его разрушения/порчи.

В связи с особой ответственностью данного режима система запрашивает подтверждение на его выполнение.

Перед выполнением данного режима с помощью стандартного окна указывается путь на актуальную (соответствующую последним изменениям БД) копию файла документов (полученную с помощью режима КОПИРОВАТЬ ФАЙЛ ДОКУМЕНТОВ - см. п. 5.2.3.1). Копия файла документов должна иметь имя <DBNAME>.BKP, где DBNAME имя текущей БД.

Процесс восстановления файла документов завершается выводом соответствующего сообщения.

ВНИМАНИЕ! Если процесс восстановления файла документов завершается аварийно - завершающее сообщение не получено, - файл документов БД считается разрушенным (недоброкачественным). В этом случае необходимо выполнить данный режим повторно.

Режим ВЫПОЛНИТЬ ПАКЕТНОЕ ЗАДАНИЕ

Режим предназначен для выполнения пакетных заданий, т.е. последовательности различных режимов АРМа "Администратор", запускаемых друг за другом автоматически. Это средство может оказаться весьма полезным в тех ситуациях, когда необходимо выполнять ряд длительных операций без непосредственного присутствия пользователя.

Пакетное задание представляет собой текстовый файл, содержащий список команд (режимов) АРМа "Администратор". Рекомендуемое расширение для имени файла пакетного задания - IBF. Каждая строка задания представляет собой одну команду. Выполнение пакетного задания состоит в последовательном выполнении команд, содержащихся в строках файла. Структура команды следующая:

<оператор> <позиционные_операнды_через_запятую>

Список и назначение команд приведен ниже в таблице. В случае ошибки при выполнении очередной команды (режима) выполнение пакетного задания прерывается.

Пакетное задание может выполняться двумя способами: с помощью собственно режима ВЫПОЛНИТЬ ПАКЕТНОЕ ЗАДАНИЕ путем указания имени файла пакетного задания (через стандартное диалоговое окно) или с помощью параметра BATCHFILE в INI-файле (в качестве его значения указывается полное имя файла пакетного задания) - в последнем случае выполнение соответствующего пакетного задания начинается автоматически после запуска АРМа Администратор.

Выполнение пакетного задания завершается выдачей экранного протокола.

Пп	Назначение команды	Оператор	Операнды	Пример
1	Открыть базу данных	OpenDB	Dbname	OpenDB RDR
2	Создать новую БД Электронного каталога	NewDB	Dbname,FullName,[0\|1] Где: Dbname - имя БД; FullName - Полное название БД; 0 - не доступна читателям 1 - доступна читателям	NewDB TEST,Тестовая,0
3	Опустошить БД	ClearDB	Нет	ClearDB
4	Удалить БД	DeleteDB	Нет	DeleteDB
5	Закрыть БД	CloseDB	Нет	CloseDB
6	Импорт данных	ImportDB	[0/#/@\|1],FstName,[0\|1],[0\|1],FileName Где: Первый операнд - исходный формат данных: 0 - ISO-формат, # - символ-разделитель полей, @ - символ-разделитель записей; 1 - текстовый формат. FstName - имя ТВП переформатирования, если пустое значение - переформатирование не используется. Третий операнд - признак ФЛК: 0 - не применять; 1 - применять. Четвертый операнд - вид кодировки: 0 - DOS 1 - Windows FileName - полное имя файла с исходными данными	ImportDB 0,,0,1,c:\temp\11.iso
7	Экспорт данных	ExportDB	[0\|1/frommfn/tomfn],FstName,[0/#/@\|1],[0\|1],FileName Где: Первый операнд - исходные документы: 0 - все 1 - диапазон документов, frommfn - начальный MFN, tomfn - конечный MFN. FstName - имя ТВП переформатирования, если пустое значение - переформатирование не используется. Третий операнд - выходной формат данных: 0 - ISO-формат, # - символ-разделитель полей, @ - символ-разделитель записей; 1 - текстовый формат. Четвертый операнд - вид кодировки: 0 - DOS 1 - Windows FileName - полное имя файла с выходными данными	ExportDB 1/21/500,UMARCEW,0,1,c:\temp\22.iso
8	Копировать данные	CopyDB	[0\|1/frommfn/tomfn],FstName,DbName Где: Первый операнд - исходные документы: 0 - все 1 - диапазон документов, frommfn - начальный MFN, tomfn - конечный MFN. FstName - имя ТВП переформатирования, если пустое значение - переформатирование не используется. DbName - имя БД, в которую будут копироваться данные
9	Снять блокировку БД в целом	UnLockDB	нет	UnLockDB
10	Снять блокировку записи	UnLockRecord	Mfn Где: Mfn - номер документа	UnLockRecord 255
11	Актуализировать словарь	ActualIf	нет	ActualIf
12	Создать словарь заново - полностью	LoadIfComplete	нет	LoadIfComplete
13	Создать словарь заново - только отбор	LoadIf0	нет	LoadIf0
14	Создать словарь заново - только сортировка	LoadIf1	нет	LoadIf1
15	Создать словарь заново - только загрузка	LoadIf2	нет	LoadIf2
16	Реорганизовать словарь	ReorgIf	нет	ReorgIf
17	Реорганизовать файл документов	ReorgMf	нет	ReorgMf
18	Копировать файл документов	CopyMf	FileName Где: FileName - полное имя выходного файла	CopyMf c:\irbiswrk\ibis.bkp
19	Восстановить файл документов	RestoreMf	FileName Где: FileName - полное имя исходного файла	RestoreMf c:\irbiswrk\ibis.bkp

Режим ЗАКРЫТЬ

Режим служит для завершения работы с текущей базой данных. После его выполнения АРМ "Администратор" переходит в состояние, когда ни одна из баз данных не является текущей.

Режимы ИМПОРТ/ЭКСПОРТ/КОПИРОВАТЬ

Данные режимы аналогичны одноименным режимам АРМа "Каталогизатор" (см. пп. 3.3.2, 3.3.3, 3.4.4). Отличие состоит только в том, что процессы импорта и копирования идут без автоматической актуализации словарей - ее надо выполнять явно после завершения этих процессов, - и как следствие, быстрее. Именно поэтому при больших объемах импортируемых или копируемых документов следует применять соответствующие режимы в АРМе "Администратор".

Режимы СПИСОК УДАЛЕННЫХ / СПИСОК НЕАКТУАЛИЗИРОВАННЫХ / СПИСОК ЗАБЛОКИРОВАННЫХ

Режимы предназначены для представления списков соответствующих документов. Списки представляются в виде перечня внутренних номеров документов (MFN) с указанием их статуса (см. рис. 5.2.3.3а).

Подсчет общего количества удаленных, неактуализированных и заблокированных документов производится в процессе автоматического опроса БД и соответствующие результаты представляются в информационном окне АРМа "Администратор".

При большом объеме БД (несколько десятков тысяч и более) процесс подсчета количества заблокированных документов может оказаться весьма длительным - в этом случае для процесса автоматического опроса его (подсчет) целесообразно отключить. Для этого служит параметр STATLOCKED в INI-файле АРМа "Администратор" (0 - отключить, 1 - включить). При отключении автоматического подсчета количества заблокированных документов сведения о заблокированных документах можно получить, запустив непосредственно режим СПИСОК ЗАБЛОКИРОВАННЫХ.

Словари

На плоскости интерфейса ПОСТУПЛЕНИЕ пользователю предлагаются следующие словари, которые формируются по мере ввода и корректировки данных:

· "Организация – заказанные книги"; в нем в алфавитной последовательности полных и кратких наименований представлены все организации, введенные ранее в БД, а в окне связанных записей — перечень кратких БО книг, заказанных, но еще не полученных (или полученных частично) в организации, выделенной курсором;

· "Заглавие книги (заказанные)"; в нем представлены книги, заказанные, но еще не полученные (или полученные частично);

· "Заглавие книги (все)"; в нем представлены все книги, включая книги из полностью выполненных заказов и дезидераты;

· "Автор"; в нем представлены авторы всех книг, включая книги из полностью выполненных заказов и дезидератов;

· "Номер КСУ (поступление)"; в нем представлены все номера записей КСУ (ч.1 – поступление), введенные в БД комплектования, а в окне связанных записей — перечень кратких БО книг, полученных в партии, номер которой выделен курсором;

· "Ключевые слова" (слова из заглавий, коллективов, серий)

· "Вид издания/документа"; в нем представлены все виды документов БД (в соответствии с описанием, приведенным в разделе 1), а для документов "БО" — коды вида введенного издания (журнал, газета, книга и т.д. — соответственно, отечественные или зарубежные), а в окне связанных записей — перечень кратких БО соответствующих изданий.

Документы, отмеченные в словаре или в окне связанных записей, могут быть переданы на дальнейшую обработку — их можно просмотреть в полном формате (кнопка ПОЛНОСТЬЮ); нажатием соответствующих кнопок их можно передать на корректировку или в ЭК, или на печать списков. При листании списка отмеченных записей, они будут подаваться в последовательности, соответствующей порядку, в котором они помечались

·         Код каталога;

·         Вид подписного издания (журнал, газета, монографическая серия).

Выделенному курсором (активному) термину словаря в окне " связанных записей" подается соответствующий список кратких БО всех изданий одного вида последнего периода подписки, которые были выписаны по одному каталогу на один адрес. Записи, отмеченные в словаре ИЛИ в списке, могут быть переданы на дальнейшую обработку;

"Справка — подписка Отдела (текущая)" содержит в качестве термина комбинацию следующих ЭД:

·         Подразделение Библиотеки (код), для которого были выписаны издания последнего периода подписки, сохраненного в поле "Период подписки";

·         Код каталога;

·         Вид подписного издания (журнал, газета, монографическая серия).

Выделенному курсором (активному) термину словаря в окне "связанных записей" подается соответствующий список кратких БО всех изданий одного вида последнего периода подписки, которые были выписаны по одному каталогу для одного Получателя (подразделения Библиотеки). Записи, отмеченные в словаре ИЛИ в списке, могут быть переданы на дальнейшую обработку;

·         "Справка — общая подписка по каталогу (текущая)" содержит в качестве термина код каталога, по которому были выписаны издания последнего периода подписки, сохраненного в поле "Период подписки". Выделенному курсором (активному) термину словаря в окне "связанных записей" подается соответствующий список кратких БО всех изданий, выписанных при последней подписке по одному каталогу. Записи, отмеченные в словаре ИЛИ в списке, могут быть переданы на дальнейшую обработку;

"Вид издания/документа" содержит в качестве терминов код вида документа БД (в соответствии с описанием, приведенным в разделе 1), а для документов БО — код вида введенного издания (журнал, газета, книга — соответственно, отечественные или зарубежные).Выделенному курсором (активному) термину словаря в окне "связанных записей" подается соответствующий список кратких БО всех изданий одного вида, введенных в БД;

·         "Каталог подписки" — содержит в качестве терминов коды всех каталогов, сведения о которых введены в БД. Выделенному курсором (активному) термину словаря в окне "связанных записей" подается единственная запись, содержащая название каталога, код и обозначение службы доставки (выводится в Абонементную карточку).

Словари типа "Справка" дают Пользователю возможность анализа последней подписки по разным разрезам,

Словари и контроль выполнения заказов

По мере ввода в БД сведений об организациях и заказах книг, в системе формируются следующие словари, которые могут быть использованы для контроля выполнения заказов:

"Организация — книги"; в нем в алфавитной последовательности полных и кратких наименований представлены все организации, введенные ранее в БД, а в окне связанных записей — перечень кратких БО книг, заказанных, но еще не полученных (или полученных частично) в организации, выделенной курсором; отметив клавишей нужную организацию или книгу и нажав кнопку ПОЛНОСТЬЮ можно увидеть на экране полные данные отмеченной записи или перейти к ее корректировке (по клавише КОРРЕКТИРОВКА);

· "Организация — заказы"; в нем в алфавитной последовательности полных и кратких наименований представлены все организации, введенные ранее в БД, а в окне связанных записей — перечень заказов в выделенной курсором организации, которые еще не выполнены, либо выполнены частично, (номера заказов и их даты); отметив нужную организацию или заказ и нажав кнопку ПОЛНОСТЬЮ можно увидеть на экране полные данные отмеченной записи или перейти к ее корректировке (по клавише КОРРЕКТИРОВКА);

· "Дата заказа"; в нем в порядке возрастания представлены даты заказа (ГГГГММ), а в окне связанных записей — краткие БО книг, соответствующие заказам для выделенной курсором даты;

· "Невыполненные заказы"; в нем в алфавитной последовательности представлены заглавия книг, заказанных, но еще не полученных (или полученных частично), а в окне связанных записей — наименования всех организаций, в которых оформлены заказы;

· "Выполненные заказы"; в нем в алфавитной последовательности представлены заглавия книг, заказы которых выполнены полностью (получены все экземпляры по всем заказам); записи БО книг, заказы на приобретение которых полностью выполнены, могут быть удалены из БД комплектования;

· "Дезидераты"; в нем в алфавитной последовательности представлены заглавия книг, в которых есть потребность, но заказы на приобретение которых еще не были оформлены.

После полного выполнения заказа сведения из всех словарей, формируемых для контроля выполнения заказов, автоматически удаляются.

Создание файла задания

Создать файл задания можно в текстовом редакторе в соответствии со структурой файла, описанной в п. 3. Можно для создания использовать программу глобальной корректировки - кнопка ГЛОБАЛЬНАЯ в АРМе КАТАЛОГИЗАТОР (см. п 3.3.5). В этом случае можно создать новое задание или откорректировать уже имеющееся.

При использовании режима ГЛОБАЛЬНАЯ в АРМ КАТАЛОГИЗАТОР задание на корректировку задается в таблице, состоящей из любого количества строк (строка – оператор корректировки) и шести столбцов (в случае использования параметров количество столбцов увеличивается). Оператор корректировки задается в первом столбце выбором из меню. Во втором столбце задается метка корректируемого поля с обозначением подполя. Предлагается выбрать метку из меню, но можно задать и с клавиатуры. В третьем столбце задается повторение поля, значение которого можно выбрать из меню или задать с клавиатуры. В четвертом и пятом столбцах задаются форматы, использование которых зависит от оператора корректировки.

Если задание создается для работы в режиме ГЛОБАЛЬНАЯ, то в задании можно определить наличие параметров, значения которых будут использоваться при отработке форматов. Это можно сделать, корректировкой файла задания в стандартном редакторе. Когда задание создается в режиме ГЛОБАЛЬНАЯ, то количество параметров формируется как равное нулю. Можно использовать не более 9 параметров. Если в задании определено наличие параметров, то в таблице появятся дополнительные столбцы для задания значений параметров вводом с клавиатуры или выбором из меню. В форматах параметры обозначаются номером с предшествующим символом ‘%’. Значения параметров, заданные пользователем, заменяют символы ‘%n’ в задании.

Специальные сценарии поиска для АРМа "Комплектатор"

Сценарий поиска для АРМа "Комплектатор" содержит только поиски по словарю.

Сценарий поиска в виде набора соответствующих параметров содержится в инициализационном файле АРМа "Комплектатор" (по умолчанию - IRBISP.INI) в разделе [SEARCH].

Для описания одного вида поиска по словарю служат восемь параметров

ItemNumb*NN

ItemName*NN

ItemPref*NN

ItemMenu*NN

ItemSecondFmt*NN

ItemSecondName*NN

ItemSecondShow*NN

Item991*NN

Где:

*- обозначение набора видов поиска для текущего режима работы КОМПЛЕКТАТОРА и текущей БД, а именно: Z – режим ЗАКАЗ, БД комплектования; R – режим ПОСТУПЛЕНИЕ, БД комплектования; S – режим ВЫБЫТИЕ, БД комплектования; P – режим ПОДПИСКА, БД комплектования; DBN – БД каталога; PDP – БД каталога подписки книг или периодики;

· NN - порядковый номер вида поиска по словарю в общем списке (начиная с 0).

Параметр ItemNumb*NN служит для задания количества видов поиска.

Параметр ItemName*NN служит для указания названия поиска. Например:

ItemNameZ0=Заглавие книги (дезидераты)

Параметр ItemPref*NN определяет префикс для соответствующих терминов в словаре. Например, для режима ПОСТУПЛЕНИЕ "Заглавия книг – невыполненные заказы" инвертируются с префиксом "NZТ=", поэтому:

ItemPrefR1=NZT=

Параметр ItemMenu*NN содержит имя файла справочника (с расширением). Например, для словаря вида изданий:

ItemMenuR9=vid.mnu

Параметр ItemSecondFmt*NN задает формат, явный или в виде @имя файла, результатом выполнения которого является запрос на поиск записей, связанных с записью термина словаря и помещаемых в окно Связанные записи. Если этот параметр пуст, то во окно Связанные записи помещаются записи, отбираемые по текущему термину словаря. Например, для отбора записей, относящихся к партии с номером КСУ, являющегося термином словаря, задается формат на поиск:

ItemSecondFmtR4=if p(v88^A) then '"NKSU=',v88^A,' $"' fi

Параметр ItemSecondName*NN задает текст, который появится в заголовке окна Связанные записи. Например:

ItemSecondNameP0=Подписные издания

Параметр ItemSecondShow*NN задает формат, явный или в виде @имя файла, в котором отображаются записи в окне Связанные записи. Например:

ItemSecondShowDBN0=@inv

ItemSecondShowP0=v86," - "v591,if a(v591) then " - "v200^a fi

Параметр Item991*NN задает формат, явный или в виде @имя файла, для текущей записи словаря, результатом которого будет значение модельного поля (v991), которое будет добавлено в запись при ее форматировании. Если параметр задан как * (звездочка), то значением модельного поля является сам термин словаря. Например:

Item991Z3=if p(v89) then v89^E else v81^E fi

Специальный интерфейс для книговыдачи на основе штрих-кодов

Для максимально эффективной организации технологии книговыдачи с использованием штрих-кодов на читательских билетах и экземплярах изданий служит специальный "скоростной" интерфейс, который вызывается комбинацией клавиш <Alt>-<Backspace> (см. рис. 4.6а).

Рис. 4.6а. "Скоростной" интерфейс для книговыдачи на основе штрих-кодов

Интерфейс состоит из двух рабочих областей - ВЫДАЧА и ВОЗВРАТ, - которые служат соответственно для реализации операций выдачи и возврата литературы.

Рабочая область ВЫДАЧА включает в себя ниспадающее меню БД, редактируемую строку ДАТА ВОЗВРАТА, информационную панель и две редактируемые строки - ЧИТАТЕЛЬ и ЭКЗЕМПЛЯР - для ввода соответствующих штрих-кодов.

В данном случае, т.е. при "скоростной" выдаче, предполагается, что данные в меню БД (имя БД Электронного каталога, в которой фиксируется выдача) и строке ДАТА ВОЗВРАТА (дата предполагаемого возврата выдаваемой литературы) являются условно постоянными, т.е. устанавливаются один раз в течение сеанса работы.

Штрих-код, идентифицирующий читателя, считывается в строку ЧИТАТЕЛЬ, после чего фокус управления автоматически переключается на строку ЭКЗЕМПЛЯР, в которую следует последовательно считывать штрих-коды, идентифицирующие экземпляры литературы, выдаваемой данному читателю. После считывания каждого штрих-кода экземпляра на информационной панели появляется результат выполненной операции

Для обслуживания (выдачи) следующего читателя, необходимо переключить фокус управления снова на строку ЧИТАТЕЛЬ. Для того чтобы не использовать для этой цели (переключения фокуса) клавиатуру или мышку (что безусловно будет замедлять работу), предлагается использовать в качестве команды переключения или точнее, команды инициирования очередной операции выдачи специальный (выделенный) штрих-код. Значение такого штрих-кода должно быть определено в параметре BARCOMOUT в INI-файле АРМа "Книговыдачи". Разумеется, предполагается, что такой командный штрих-код размещается непосредственно на рабочем месте оператора книговыдачи.

Рабочая область ВОЗВРАТ включает в себя информационную строку ЧИТАТЕЛЬ, информационную панель и редактируемую строку ЭКЗЕМПЛЯР. Таким образом вся технология возврата состоит из последовательного считывания штрих-кодов возвращаемых изданий в строку ЭКЗЕМПЛЯР - при этом в строке ЧИТАТЕЛЬ автоматически появляется штрих-код читателя, за кем числилось возвращенное издание, а на информационной панели выводится результат выполненной операции.

При выполнении операций возврата фокус управления должен находиться на строке ЭКЗЕМПЛЯР. Так же как и в случае ВЫДАЧИ, предлагается использовать специальный (выделенный) штрих-код для переключения фокуса на строку ЭКЗЕМПЛЯР. Значение такого штрих-кода должно быть определено в параметре BARCOMIN в INI-файле АРМа "Книговыдачи".

Специфика заполнения отдельных полей

Ниже дается описание и рекомендации по вводу информации в отдельные поля, заполнение которых требует специальных пояснений. Поля, не отраженные в данном разделе, заполняются по общим правилам с использованием всех предусмотренных дополнительных средств ввода. Порядок представления полей в данном разделе в основном соответствует общему порядку их представления на страницах в рабочих листах ввода информации.

К библиографическим ЭД, имеющим специфическое применение для отдельных видов описаний, даются специальные примечания.

Технологические ЭД, относящиеся только к задаче регистрации поступления журналов, в данном разделе не рассматриваются и описаны в разделе 5.2. Обработка журналов.

Для получения подробной информации, касающейся текущего поля (фрагмента настоящей Инструкции каталогизатора), следует нажать клавишу <F1>.

СПИСАНИЕ КНИГ

Процесс обработки партии книг, подлежащих списанию, выполняется на плоскости интерфейса СПИСАНИЕ и включает следующие этапы:

регистрация выбытия партии книг из подразделения Библиотеки или филиала ЦБС;

· регистрация передачи части книг из партии выбывших в другие подразделения Библиотеки или филиалы ЦБС;

· пополнение записи КСУ выбытия количественными характеристиками партии книг, зарегистрированных как исключенные из фонда Библиотеки;

· подготовка выходных форм для партии книг, зарегистрированных как исключенные из фонда Библиотеки (Акт на исключение книг из фонда библиотеки, список инвентарных номеров — Приложение к акту и другие);

· удаление из БД каталога записей, в которых отсутствуют сведения об экземплярах (все экземпляры исключены из фонда) и перенос части удаленных записей, содержащих требование на доукомплектование, в БД комплектования;

Список и назначение форматов системы ИРБИС

Список и назначение основных форматов для БД IBIS и других БД Электронного каталога приведены в Таблице 3.

Таблица 3

П/п	Имя	Назначение
1	!10	ФЛК ISBN на дублетность и по модулю 11
2	!101	ФЛК кодов "Язык текста"
3	!102	ФЛК кода страны
4	!11	ФЛК ISSN по модулю 11
	!110	ФЛК кода вида издания
5	!11s	ФЛК ISSN серии по модулю 11
6	!19	ФЛК на дублетность Идентификатора нетекстового материала
7	!200	ФЛК на обязательность поля "Заглавие" (кроме томов многотомного издания)
8	!200d	ФЛК на правильность структуры поля "Заглавие" при проверке на дублетность
9	!210d	ФЛК на правильность структуры поля "Год" при проверке на дублетность
10	!461	ФЛК ISBN и ISSN в общей части описания многотомного издания
11	!700d	ФЛК на правильность структуры поля "Автор" при проверке на дублетность
12	!710d	ФЛК на правильность структуры поля "Коллективный автор" при проверке на дублетность
13	!900	ФЛК поля "Кодированные данные"
14	!903	ФЛК поля "Шифр документа" на дублетность
15	!907	ФЛК поля "Каталогизатор, Дата"
16	!910	ФЛК поля "Экземпляры"
17	!910w	ФЛК поля "Экземпляры" в задаче "ВЫБЫТИЕ литературы"
18	!920	ФЛК поля "Код РЛ"
19	!934	ФЛК поля "Год" в задаче "Регистрация журналов"
20	!936	ФЛК поля "Номер" в задаче "Регистрация журналов"
21	!940w	ФЛК поля "Архивные данные" в задаче "ВЫБЫТИЕ литературы для ЦБС и ВУЗа"
	!963	ФЛК автора для аналитического описания
22	!964	ФЛК поля "Индекс ГРНТИ"
23	!amovf	Ввод авторов с использованием словаря (краткие данные с инвертированием ФИО) в "Сведения об ответственности" – в поля 200, 461, 963
24	!amovi	Ввод авторов с использованием словаря (полные данные) – в поля 700, 701, 702
25	!amovik	Ввод авторов с использованием словаря (краткие данные) – в поле 391
26	!amovip	Ввод авторов с использованием словаря (неполные данные) – в поле 600
27	!amovmr	Ввод ЭД "Разночтение автора" с использованием словаря
28	!amovo	Ввод авторов с использованием словаря (краткие данные в нормализованном виде) – в поля 461, 961, 963 (автор единственный)
29	!amovu	Ввод авторов с использованием словаря (краткие данные в нормализованном виде) – в поля 330, 454, 922, (3 подполя авторов) и 470, 481
30	!dmoda	Корректировка документов по словарю "Автор"
31	!dmodc	Корректировка документов по словарю "Страна издания"
32	!dmodcol	Корректировка документов по словарю "Коллектив/Мероприятие"
33	!dmodgeo	Корректировка документов по словарю "Географические рубрики"
34	!dmodhd	Корректировка документов по словарю "Характер документа"
35	!dmodzj	Корректировка документов по словарю "Язык"
36	!dmodk	Корректировка документов по словарю "Ключевые слова"
37	!dmodo	Корректировка документов по словарю "Издающая организация"
38	!dmodr	Корректировка документов по словарю "Тематический рубрикатор"
39	!dmodrin	Корректировка документов по словарю "Другая классификация"
40	!dmods	Корректировка документов по словарю "Предметные рубрики"
41	!dmodt	Корректировка документов по словарю "Заглавие"
42	!dmodu	Корректировка документов по словарю "УДК/ББК"
43	!f8avt	Просмотр полного значения термина в словаре "Автор"
44	!f8col	Просмотр полного значения термина в словаре "Коллектив/Мероприятие"
45	!f8org	Просмотр полного значения термина в словаре "Издающая организация"
46	!f8p	Просмотр полного значения термина в словаре "Персоналия"
47	!f8sub	Просмотр полного значения термина в словарях "Предметные рубрики" и "Географические рубрики"
48	!f8tit	Просмотр полного значения термина в словаре "Заглавие"
49	!kd	Контроль на дублетность в РЛ PAZK и PVK
50	!kds	Контроль на дублетность в РЛ ASP
51	!kdsp	Контроль на дублетность в РЛ SPEC
52	!kdud	Контроль на дублетность в РЛ AUNTD
53	!kkkc	Ссылочная каталожная карточка
54	!kkkdw	Добавочная каталожная карточка
55	!kkkfw	Формуляр
56	!kkki	Оборот каталожной карточки
57	!kkkow	Основная каталожная карточка
58	!kkkt	Каталожная карточка для топографического каталога
59	!kkkuw	Каталожная карточка для систематического каталога
60	!mmovf	Ввод ЭД "Коллектив/Временный коллектив" с использованием словаря (полные данные в "собранном" виде) в "Сведения об ответственности" - в поля 200, 961, 963
61	!mmovk	Ввод ЭД "Коллектив" с использованием словаря (полные данные с разбиением ЭД по подполям) – в поля 710 (РЛ pazk), 711
62	!mmovo	Ввод ЭД "Коллектив/Временный коллектив" с использованием словаря (только наименование) - в поля 225, 461
63	!mmovv	Ввод ЭД "Временный коллектив" с использованием словаря (полные данные с разбиением ЭД по подполям) – в поля 710 (РЛ PVK), 971, 972
64	!pmovb	Ввод сведений об основном документе и документе-приложении с использованием ISBN (поля 421,422)
65	!pmovt	Ввод сведений об основном документе и документе-приложении с использованием словаря заглавий (поля 421,422)
66	!pmovts	Ввод сведений об основном документе и документе-приложении с использованием словаря заглавий (поля 421,422) – запись J (журнал)
67	!pmovxs	Ввод сведений об основном документе и приложении с использованием ISSN (поля 421,422) – запись J (журнал)
68	!pmovy	Ввод сведений об основном документе и документе-приложении с использованием идентификационного номера нетекстовых материалов (поля 421,422)
69	!pmovys	Ввод сведений об основном документе и документе-приложении с использованием идентификационного номера нетекстовых материалов (поля 421,422)– запись J (журнал)
70	!rmova	Ввод сведений о рецензируемом документе с использованием словаря авторов (поле 470)
71	!rmovt	Ввод сведений о рецензируемом документе с использованием словаря заглавий (поле 470)
72	!scnt1	Поиск по связи "Автор"
73	!scnt10	Поиск по связи "Рецензия – Рецензируемый документ"
74	!scnt2	Поиск по связи "Заглавие"
75	!scnt3	Поиск по связи "Коллектив/Мероприятие"
76	!scnt4	Поиск по связи "Тематический рубрикатор"
77	!scnt5	Поиск по связи "Предметные рубрики"
78	!scnt6	Поиск по связи "УДК/ББК"
79	!scnt7	Поиск по связи "Журнал - Номера"
80	!scnt8	Поиск по связи "Номер журнала – Статьи"
81	!scnt9	Поиск по связи "Основной документ – Приложение"
82	!smov	Ввод Предметных и Географических рубрик с использованием словарей (поля 606, 607)
83	!smova	Ввод сведений о Параллельном издании с использованием словаря авторов (поля 451, 452)
84	!smovt	Ввод данных о Параллельном издании с использованием словаря заглавий (поля 451, 452)
85	!tmovo	Ввод заглавий с использованием словаря (только наименование) - в поля 200 (для журналов), 330, 463, 481, 510, 517, 922, 923
86	!tmov225	Ввод заглавия серии с использованием словаря (наименование и сведения об ответственности) – в поле 225
87	!tmov46a	Ввод заглавий серии с использованием словаря – в поле 46 (сведения о серии)
88	!tmov46c	Ввод заглавий с использованием словаря (полные данные с разбиением по подполям) – в поле 46 (сведения о предыдущем издании)
89	!tmov963	Ввод заглавий с использованием словаря (наименование и сведения об ответственности) – в поле 963
90	!tmovpj	Ввод заглавия с использованием словаря (полные данные с разбиением по подполям) – в поля 430,440
91	!tmovzh	Ввод заглавий с использованием словаря (наименование и признак нехарактерного заглавия) - в поля 200 (не журналы), 461
92	!wkw	Просмотр документа в задаче "ВЫБЫТИЕ литературы"
93	all	Просмотр документа по полям
94	boko	Просмотр документа в полном виде с атрибутами книгообеспеченности
95	brdat	Просмотр документа в кратком виде, сортировка по датам (АРМ Читатель)
96	brf	Просмотр документа в кратком виде, сортировка по заголовку БО (АРМ Читатель)
97	brief	Просмотр документа в кратком виде
98	briefko	Просмотр документа в кратком виде с атрибутами книгообеспеченности
99	bryear	Просмотр документа в кратком виде, сортировка по году издания (АРМ Читатель)
100	dbnflc	ФЛК при сохранении документа
101	freekz0	Служебный формат – свободные экземпляры для Книговыдачи
102	fullw	Просмотр документа на WEB – сервере
103	ibis922	Форматирование поля 922-вложенный в полные форматы ibisw, ibiskw, kkkw, infow, persw
104	ibiskw	Просмотр документа в полном виде из АРМ Комплектатор
105	ibisw	Просмотр документа "Книга" и документа "Статья" в полном виде
106	infow	Просмотр документа в информационном виде (название ЭД – данные)
107	inv	Служебный формат для просмотра связанных записей по словарю инвентарных номеров из АРМ Комплектатор
108	invs	Служебный формат для просмотра связанных записей по словарю сортированных инвентарных номеров из АРМ Комплектатор
109	jw	Просмотр документа "Журнал"
110	kkkw	Просмотр документа в формате комплекта каталожных карточек
111	koupl1	Для табличной формы KOUPL1 (Книгообеспеченность)
112	koupl1h	Заголовок для табличной формы KOUPL1
113	land	Для табличной формы LAND "Спрашиваемость литературы"
114	links	html-формат для повторяющегося поля 951(ссылка-внешний объект)
115	njtpw	Просмотр документа "Номер журнала" в полном виде (с прохождением этапов технологического пути)
116	njw	Просмотр документа "Номер журнала" в кратком виде
117	persw	Просмотр персоналий
118	p288	Используется в задаче "Пополнение записи КСУ"
119	rmarcw	Просмотр в RUSMARC
120	spacthw	Заголовок для табличной формы SPACTW
121	spactw	Для табличной формы SPACTW
122	suau	Для табличной формы TABSU0 (алфавитный указатель)
123	sugu	Для табличной формы TABSU0 (географический указатель)
124	suor	Для табличной формы TABSU0 (основной систематический ряд)
125	sumiw	Используется при получении табличных форм TABWPW и TACTIW (Задача "ВЫБЫТИЕ литературы")
126	sumww	Используется при получении табличной формы TABWPW (Задача "ВЫБЫТИЕ литературы")
127	tab4bhw	Заголовок для табличной формы TAB4BW
128	tab4bw	Для табличной формы TAB4BW
129	tab4ohw	Заголовок для табличной формы TAB4OW
130	tab4ow	Для табличной формы TAB4OW
131	tabbaw	Для табличной формы TABBAW
132	tabbnw	Для табличной формы TABBNW
133	tabbuw	Для табличной формы TABBUW
134	tabdfhw	Заголовок для табличной формы TABDFW (Задача "ВЫБЫТИЕ литературы")
135	tabdfw	Для табличной формы TABDFW (Задача "ВЫБЫТИЕ литературы")
136	tabdkhw	Заголовок для табличной формы TABDKW (Задача "ВЫБЫТИЕ литературы")
137	tabdkw	Для табличной формы TABDKW (Задача "ВЫБЫТИЕ литературы")
138	tabf1w	Для табличной формы TABF1W
139	tabf3hw	Для табличной формы TABF3W
140	tabf3w	Для табличной формы TABF3W
141	tabinvhw	Заголовок для табличной формы TABINVW
142	tabinvw	Для табличной формы TABINVW
143	tabiuw	Заголовок для табличной формы TABIUW
144	tabkohw	Заголовок для табличной формы TABKOW "Книгообеспеченность студентов"
145	tabkow	Для табличной формы TABKOW "Книгообеспеченность студентов"
146	tabkojhw	Заголовок для табличной формы TABKOJW
147	tabkojw	Для табличной формы TABKOJW "Книгообеспеченность студентов"
148	tabsu0	Для табличной формы TABSU0
149	tabsuo922	Форматирование поля 922-вложенный в формат TABSU0
150	tabsuw	Для табличной формы TABSUW
151	tabwbhw	Заголовок для табличной формы TABWBW (Задача "ВЫБЫТИЕ литературы")
152	tabwbw	Для табличной формы TABWBW (Задача "ВЫБЫТИЕ литературы")
153	tabwphw	Заголовок для табличной формы TABWPW (Задача "ВЫБЫТИЕ литературы")
154	tabwpw	Для табличной формы TABWPW (Задача "ВЫБЫТИЕ литературы")
155	tactihw	Заголовок для табличной формы TACTIW (Задача "ВЫБЫТИЕ литературы")
156	tactiw	Для табличной формы TACTIW (Задача "ВЫБЫТИЕ литературы")
157	tnnjw	Для табличной формы TNNJW
158	tpinvhw	Заголовок для табличной формы TPINVW (Задача "ВЫБЫТИЕ литературы")
159	tpinvw	Для табличной формы TPINVW (Задача "ВЫБЫТИЕ литературы")
160	tprfah	Заголовок для табличной формы TPRFA
161	tprfa	Для табличной формы TPRFA (Задача "ПРОВЕРКА фонда" – Акт)
162	tprfih	Заголовок для табличной формы TPRFI
163	tprfi	Для табличной формы TPRFI (Задача "ПРОВЕРКА фонда" – список)
164	umarcw	Просмотр в UNIMARC
165	usmrcw	Просмотр в USMARC

<
Список и назначение основных форматов для БД читателей (RDR) приведены в Таблице 5.

Таблица 5

п/п	Имя	Назначение
1	!21	ФЛК поля 21 – Год рождения
2	!23	ФЛК поля 23 – Пол
3	!30	ФЛК поля 30 – Идентификатор читателя
4	!f8ret
5	!rful0
6	!rfull
7	!rline
8	brief	Просмотр документа "Карточка читателя" в кратком виде
9	dbnflc	ФЛК при сохранении документа
10	rdr0w
11	rdr1w
12	Rdrw	Просмотр документа "Карточка читателя" в полном виде

Средства сервиса и общая характеристика интерфейса

Общий вид пользовательского интерфейса АРМа "Читатель" представлен на рис. 2.2а.

Важной особенностью интерфейса является наличие средств сервиса, позволяющих пользователю осваивать АРМ непосредственно в процессе работы.

Для доступа к полному гипертекстовому описанию АРМа "Читатель" необходимо щелкнуть мышью по кнопке ПОМОЩЬ.

Для получения помощи (справочной информации), связанной с применением какого-либо конкретного визуального компонента АРМа следует:

установить на компонент курсор мыши, щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать в возникающем меню пункт "Помощь".

ИЛИ

сделать компонент активным (текущим) и нажать клавишу <F1>. (Активный компонент выделяется курсором или пунктирной рамкой. Переход активности от одного компонента к другому осуществляется при нажатии клавиши <Tab>. Компонент также становится активным, если по нему щелкнуть мышью.)

Кроме этого, краткая справочная информация о назначении компонентов АРМа оперативно выдается в нижней части экрана - в момент, когда курсор мыши задерживается на каком-либо компоненте.

В целях оказания помощи начинающему пользователю АРМ также снабжен системой "Советчика". Суть ее действия заключается в том, что в случае, если пользователь в течение некоторого времени не предпринимает никаких действий - не двигает мышь и не вводит с клавиатуры, - на экране возникает образ "руки", указывающей на компонент АРМа, которым имеет смысл воспользоваться в данный момент. Указания "Советчика" носят характер только лишь рекомендаций начинающему пользователю, призванных познакомить его с основными возможностями АРМа. После нескольких результативных поисков система "Советчика" автоматически отключается.

Рис. 2.2а.

Общий вид пользовательского интерфейса АРМа "Читатель" (рабочая плоскость ПОИСК)

Функционально интерфейс АРМа состоит из двух основных рабочих плоскостей: ПОИСК и ПРОСМОТР, реализующих соответственно функции поиска и функции просмотра. Переключение рабочих плоскостей производится с помощью соответствующих закладок в нижней части интерфейса.

Пользователю также предоставляются дополнительные функции, которые вызываются нажатием правой кнопки мыши (см. п. 2.5).

Статистическая обработка данных

Режим предназначен для формирования статистических распределений документов БД по значениям различных элементов описания - в качестве таковых имеет смысл рассматривать те элементы описания, которые принимают значения из некоторого конечного списка (например: коды классификаторов, коды видов документов, коды стран, коды языков и т.п.).

Статистические распределения представляются в виде табличных форм, имеющих две графы: в первой указываются значения элемента описания, в другой - количество документов, содержащих данное значение. Данные статистических распределений могут быть использованы для содержательного анализа состава БД.

В качестве исходных для статистического анализа могут использоваться все документы БД, группа документов, определенных в виде диапазона внутренних номеров (MFN), документы, отобранные в результате поиска или отмеченные в процессе просмотра.

Следует помнить, что режим статистической обработки связан с текущим контекстом работы, т.е. с установленной подплоскостью: если установлена подплоскость БАЗА ДАННЫХ/ MFN, предполагается статобработка документов из установленной базы данных по номерам (MFN); если установлена подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА, предполагается статобработка результатов поиска по текущему запросу. В частности, если, например, установлена подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА и не выбран ни один из запросов (это может быть, когда не проводился ни один поиск) или выбран запрос с нулевым результатом поиска, то нажатие кнопки СТАТИСТИКА не дает никакого эффекта.

Информация о том, по каким элементам описания проводить статистический анализ, а также какие документы должны участвовать в обработке, указывается с помощью соответствующей формы, которая возникает после нажатия кнопки СТАТИСТИКА (см. рис. 3.3.4а).

В качестве исходных документов, подвергающихся статистической обработке, можно задать:

ВСЕ - в этом случае статобработке будут подвергаться все документы в соответствии с контекстом работы: если установлена подплоскость БАЗА ДАННЫХ/MFN - все документы текущей базы данных; если подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА - полностью результат поиска по текущему запросу;

ОТМЕЧЕННЫЕ - при этом статобработке будут подвергаться только документы, отмеченные на установленной подплоскости просмотра (имеет смысл только в случае, когда таковые имеются);

КРОМЕ ОТМЕЧЕННЫХ - статобработке будут подвергаться все документы текущего контекста за исключением отмеченных (при отсутствии отмеченных это равносильно значению ВСЕ);

ДИАПАЗОН MFN - статобработке будут подвергаться документы текущего контекста, попадающие в указанный диапазон внутренних номеров (MFN). Например, если установлена подплоскость РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА, берутся документы из результата поиска, чьи номера попадают в указанный диапазон. По умолчанию, если не указана ни нижняя, ни верхняя границы диапазона, понимается весь диапазон документов базы данных от первого до последнего. Если указана лишь одна из границ, вторая считается равной первой, т.е. рассматривается диапазон, содержащий один документ.

Рис. 3.3.4а.

Форма для ввода задания на статобработку

Параметры собственно статистической обработки указывается в таблице ЗАДАНИЕ НА СТАТ.ОБРАБОТКУ. Одно статистическое распределение определяется одной строкой данной таблицы. За один прогон режима может быть сформировано произвольное число статистических распределений. Новые строки таблицы образуются при щелчке мышью по колонке нумерации строк. Для задания каждого статистического распределения указываются четыре параметра (в соответствующих колонках таблицы):

ЭЛЕМЕНТ - параметр определяет элемент описания, по которому должно быть сформировано статистическое распределение. Задается с помощью ниспадающего меню. Состав данного меню, т.е. список возможных элементов описания для статистической обработки в БД Электронного каталога и других БД, определяется при установке системы в соответствии с требованиями пользователя;

ДЛИНА ЗНАЧЕНИЯ - параметр определяет максимальную длину (в символах) значений элемента описания. Значение по умолчанию - 10;

КОЛ-ВО ЗНАЧЕНИЙ - параметр определяет максимальное количество возможных значений элемента описания.Значение по умолчанию - 1000;

СОРТИРОВКА - параметр определяет способ сортировки статистического распределения. Возможны четыре значения: НЕТ – сортировка не производится; ПО ЗНАЧЕНИЮ - сортировка по значениям элемента описания; ПО КОЛИЧЕСТВУ (УБЫВАНИЕ) - сортировка по количеству документов в порядке убывания; ПО КОЛИЧЕСТВУ (ВОЗРАСТАНИЕ) - сортировка по количеству документов в порядке возрастания.

Результаты статобработки, т.е. таблицы статистических распределений, могут сохраняться в файле (параметр ВЫХОДНОЙ НОСИТЕЛЬ/ФАЙЛ) в формате RTF или непосредственно выводиться на печатающее устройство (параметр ВЫХОДНОЙ НОСИТЕЛЬ/БУМАГА).

Собственно процесс статобработки начинается после нажатия кнопки ВЫПОЛНИТЬ. Если в качестве выходного носителя выбран файл, система дополнительно предлагает стандартное диалоговое окно для указания пути и имени файла сохранения результатов статобработки.

Статистика спроса

Режим СТАТИСТИКА СПРОСА предназначен для получения различных выходных форм, характеризующих работу подсистемы Книговыдачи. Для реализации этого режима служит интерфейс, представленный на рис. 4.5.3а.

Рис. 4.5.3а.

Форма для получения выходных форм подсистемы Книговыдачи

Интерфейс включает в себя следующие компоненты.

Ниспадающее меню Имя БД - предназначено для выбора и установки базы данных Электронного каталога, на основе которой будет создаваться выходная форма.

Ниспадающее меню Выходная форма - предназначено для выбора и установки вида выходной формы.

Ниспадающее меню Статистика - становится доступным только при определенных видах выходных форм и предназначено для выбора и установки элемента данных, по которому будет выполняться статистический анализ.

Переключатель Исходные документы - предназначен для определения подмножества документов БД, на основе которых будет создаваться выходная форма. Переключатель имеет три положения:

· Все - определяет БД целиком;

· Диапазон MFN с…по…. - дает возможность указать диапазон номеров документов;

Отбор - дает возможность указать признаки отбора документов. В этом случае на месте переключателя возникает экранная форма ввода, которая позволяет указать значения элементов описания для отбора (рис. 4.5.3б).

Рис. 4.5.3б.

Форма для получения выходных форм подсистемы Книговыдачи (с признаками отбора)

Переключатель Выходной носитель - предназначен для определения носителя, на который будет выводиться выходная форма. Имеет два положения:

· Файл - выходная форма сохраняется в файле (который указывается через стандартное диалоговое окно) в формате RTF;

· Бумага

- выходная форма выводится непосредственно на печатающее устройство.

Собственно процесс формирования выходной формы начинается после нажатия кнопки Выполнить (процесс выполнения иллюстрируется индикатором Процесс обработки).

Строковые функции

Строковые функции могут использоваться как операнды строковых выражений и как команды форматирования. Когда они используются как команды, значение функции будет форматироваться так, как если бы оно было полем документа.

Строковые выражения

Строковые выражения формируются из операндов, которые являются строками символов. Поскольку в системе нет явно задаваемых строковых операторов, строковое выражение всегда состоит из одного операнда, которым может быть:

Безусловный литерал:		такой, например, как 'некоторый текст';
Команда вывода поля/подполя:		Которая может включать команду смещение/длина (например, v26^c*2.2);
Строковая функция:		такая, например, как S(v24,v25,v26) (см п. 8.2).

Структура файла задания

Файл задания на пакетную корректировку представляет собой текстовый файл с расширением GBL. Файл задания содержит последовательность операторов корректировки, каждый из которых состоит из нескольких строк. Операторы выполняются в порядке их следования, причем каждый оператор использует значения полей и/или подполей измененных, возможно, предыдущими операторами.

Первая строка файла задания – это число, задающее количество параметров, используемых в операторах корректировки.

Последующие пары строк, число пар должно быть равно количеству параметров, используются программой глобальной корректировки. Первая строка пары - значение параметра или пусто, если пользователю предлагается задать его значение перед выполнением корректировки. В этой строке можно задать имя файла меню (с расширением MNU), которое будет подано для выбора значения параметра. Вторая строка пары – наименование параметра, которое появится в названии столбца, задающего параметр.

Далее следуют группы строк, описывающих операторы корректировки. Первая строка каждой группы – это имя оператора, которое может иметь одно из значений: ADD, REP, CHA, DEL, DELR, CORREC, NEWMFN, END, IF, FI, ALL. Количество строк, описывающих оператор, зависит от его назначения. Операторы ADD, REP, CHA, DEL описываются пятью строками, в которых задаются следующие элементы:

ИМЯ ОПЕРАТОРА

§ МЕТКА ПОЛЯ/ПОДПОЛЯ: число, обозначающее метку поля, + разделитель подполя + обозначение подполя. Разделитель подполя с обозначением могут отсутствовать

§ ПОВТОРЕНИЕ ПОЛЯ

§ * - если корректируются все повторения

§ F - если используется корректировка по формату

§ N (число) – если корректируется N-ое повторение поля

§ L – если корректируется последнее повторение поля

§ L-N ( число) – если корректируется N-ое с конца повторение поля

§ ФОРМАТ 1 – формат (см. Приложение 4)

§ ФОРМАТ 2 - формат (см. Приложение 4)

Для каждого конкретного оператора элементы ФОРМАТ 1 и ФОРМАТ 2 имеют свое назначение. Некоторые из элементов могут не задаваться, когда в конкретной конфигурации они не имеют смысла. Тогда соответствующая строка в задании должна быть пустой или занята символом-заполнителем, как это формирует программа глобальной корректировки.

Содержимое строк остальных операторов определяется их назначением и представлено в описании операторов.

Сведения о содержании документа

Пользователю предоставляется возможность применять для ввода информации о содержании документов разные средства; однако наиболее развит в системе режим поиска по Рубрикатору ГРНТИ.

УДК

Применение УДК, как поискового языка, очень ограничено; индексы УДК вводятся как повторяющееся поле (простые индексы до знака "+") и в таком виде выводятся в поисковый словарь; поиск возможен либо по полному, либо по усеченному справа индексу.

Использование Алфавитно-предметного указателя (АПУ) к УДК (один из видов Авторитетных файлов) существенно расширяет возможности поиска. Используя АПУ при вводе, можно в режиме мультиввода в повторяющиеся поля за одно обращение к словарю ввести необходимое число индексов УДК.

Начиная с версии ИРБИС 2002.2, УДК вводится через вложенный РЛ, в котором дополнительно вводится ЭД "Издание, по которому определен индекс УДК" и Авторского знака.

ББК

ББК применяется как альтернатива УДК; порядок представления индексов ББК в поисковом словаре такой же, как и для индексов УДК.

При наличии у пользователя Алфавитно-предметного указателя к ББК его можно использовать аналогично описанному для УДК.

При использовании Авторитетных файлов Предметных рубрик, в которых зафиксировано соответствие рубрик и индексов ББК, последние вместе с рубрикой также вводятся в каталогизируемый документ (специальные подполя в полях Предметных и Географических рубрик), а при сохранении документа переносятся в поле ББК. Для исключения повторного переноса данных производится проверка, содержат ли поля ББК первый и последний индексы ББК из полей предметных и географических рубрик.

Примечание: Если ЭД "Шифр документа в БД" не введен явным образом и если не запрещается автоматическое формирование Авторского знака, то при сохранении документа Шифр строится автоматически из первого из введенных индексов ББК (при отсутствии систематического шифра, индексов другой классификации и УДК) и Авторского знака.

Индексы другой классификации

Другая классификация, например, разработанная в организации-пользователе системы ИРБИС, может применяться наряду с УДК или ББК; индексы также выводятся в словарь (отдельный); порядок их представления в поисковом словаре такой же, как и для индексов УДК/ББК, ввод осуществляется с использованием пользовательского меню.

Примечание: Если ЭД "Шифр документа в БД" не введен явным образом и если не запрещается автоматическое формирование Авторского знака, то при сохранении документа Шифр строится автоматически из первого из введенных индексов Другой классификации (при отсутствии систематического шифра) и Авторского знака.

Систематический шифр

Этот ЭД используется в том случае, когда расстановочный шифр, применяемый пользователем, составляется из укороченного индекса УДК/ББК и Авторского знака (этот индекс записывается в поле систематического шифра), а также в случае, когда систематический шифр является вторым, дополнительным (например, при использовании в качестве основной форматно-порядковую расстановку). Укороченный индекс УДК/ББК, введенный в это поле, в полях УДК/ББК повторять не нужно.

Примечание: Если ЭД "Шифр документа в БД" не введен явным образом и если не запрещается автоматическое формирование Авторского знака, то при сохранении документа Шифр строится автоматически из систематического шифра и Авторского знака.

Авторский знак

Этот ЭД используется в том случае, когда расстановочный шифр, применяемый пользователем, создается на основе 1-го индекса УДК или ББК, или Другой классификации (т.н. расстановочного индекса), или Систематического шифра; он вводится с использованием меню ("Таблицы Хавкиной"), системой не контролируется.

Если ЭД "Шифр документа в БД" отсутствует, то при наличии хотя бы одного из полей УДК, ББК, Индекса другой классификации или Систематического шифр, при сохранении документа автоматически формируется Авторский знак (с одновременным формированием шифра).

Примечание: Если пользователь не применяет авторского знака при формировании расстановочных шифров, то он должен установить признак отмены для автоматического формирования авторского знака (в ORG.MNU в параметре "9" поставить значение "1").

Формирование Авторского знака проводится в соответствии с HAV.MNU (двузначная или трехзначная таблица) согласно "Правил применения авторских таблиц", помещенных в книге: Хавкина Л.Б. Трехзначные авторские таблицы, согласованные и соединенные с двузначными. С приложением двузначных таблиц для иностранных языков. 6-е испр. изд. Под ред. проф. О.В. Григорьева. М.,: "Книга", 1965. – 180 с.

·         За основу берется первое слово заголовка описания (Автор, Коллективный автор или Заглавие соответственно книги (моноиздания) или общей части многотомника, или Унифицированный заголовок формы, или Издатель юридического документа – в соответствии с §§ 2-10,12,14-16 "Правил …" по данным заполнения указанных выше полей;

·         Для томов издания с заглавием “Собрание сочинений” дополнительно к Авторскому знаку, определенному по таблице, добавляется номер тома – в соответствии с § 13 "Правил …";

·         Для книг, описанных под заглавием, которое начинается с числительного, обозначенного цифрами, в соответствии с § 18 "Правил …" авторский знак должен формироваться по словесному обозначению числительного – правила разметки заглавий для этого случая описаны (см. п.4.1.1);

·         Для биографических и биобиблиографических изданий, описанных под заглавием, начинающимся с имени лица, которому посвящено издание, Авторский знак должен формироваться на фамилию – правила разметки заглавий для этого случая также описаны (см.

п.4.1.1).

·         Требования, изложенные в "Правилах …" по §§ 11,14,17 и 19-22, автоматически не могут быть выполнены и требуют дополнительной корректировки авторского знака и, соответственно, Шифра.

Шифр документа в БД (уникальный идентификатор документа в БД)

Этот ЭД несет особый смысл в автоматизированной системе, являясь уникальным идентификатором документа (описания издания) в БД; все экземпляры издания, записанные в одном документе, имеют один и тот же шифр.

В то же время этот ЭД не гостирован и определяется системой внутрибиблиотечной обработки изданий. При определенных организационных мероприятиях Шифр издания может участвовать в системе расстановки книг в хранилище, создавая тем самым в БД отсылку от БО издания к месту его расположения (актуально в задачах книговыдачи).

При определении ЭД "Шифр документа в БД" возможны 3 варианта:

·         В библиотеке существует традиционная система маркировки изданий, которая сохраняется. В процессе предмашинной обработки на издание записывается присвоенный ему шифр, который затем в процессе ввода переносится в документ БД. При этом пользователем должны быть обеспечены два условия: уникальность шифра для каждого издания (это контролируется автоматически) и наличие одного и того же шифра для всех экземпляров издания;

·         Часть библиотек применяет расстановочные шифры, построенные на основе индексов УДК (или ББК, или индексов оригинальной внутрибиблиотечной классификации) и "Авторского знака"; при этом в некоторых библиотеках такой шифр составляется на основе укороченного индекса УДК, который записывается при вводе в поле "Систематический шифр", в других используется первый ПОЛНЫЙ индекс классификации, применяемой в библиотеке, а Авторский знак записывается в отдельное поле (см. выше).

В любом случае такой шифр не является УНИКАЛЬНЫМ для документа в БД.

Поэтому система при отсутствии в записи заполненного поля "Шифр документа в БД" автоматически формирует его из первого индекса (УДК или ББК, или Индекса другой классификации, или систематического шифра) и авторского знака, дополняя построенный таким образом шифр "случайным числом", которое вырабатывает Генератор случайных чисел.

При формировании расстановочного шифра приоритет отдается Систематическому шифру, затем Индексу другой классификации и только при их отсутствии шифр строится из индексов УДК/ББК.

Примечание: Если вносятся изменения в поля, участвующие в формировании ЭД "Шифр документа в БД", то каталогизатор должен либо внести соответствующие изменения и в это поле, либо удалить поле целиком (тогда в последнем случае оно автоматически будет создано заново). Исключение - для журналов, где поле Шифра не должно корректироваться никогда (см. п. 5.2);

·         библиотека не применяет никакой системы шифровки; в этом случае поле шифра создается автоматически для идентификации всех экземпляров издания, описанных в одном документе Базы данных, но шифр не имеет содержательного для пользователя смысла (формируется генератором случайных чисел).

Если не введен ни один из ЭД, на основе которых формируется ЭД "Шифр", то при сохранении документа система автоматически записывает в это поле знак "-" и случайное число; эту информацию необходимо удалить прежде, чем выполнить окончательное сохранение документа.

Особенно важное значение имеет использование ЭД "Шифр" при обработке журналов (см. п. 5.2). Система автоматически формирует уникальный шифр документа - отдельного номера журнала, беря за основу шифр издания в целом (введенный каталогизатором или созданный автоматически) и наращивая его нумерационными выходными данными в формате: <Общая часть шифра> / <Год> / <Том> / <Номер>.

В юридических документах и НТД в шифр можно включать номер ГОСТа, Закона, Постановления и т.п., поскольку они являются уникальными идентификаторами документа.

Для упрощения работы в РЛ AUNTD в поле "Шифр" подключается меню с аббревиатурами видов соответствующих документов. В любом варианте структуры ЭД "Шифр документа в БД" проверяется на дублетность и включается в поисковый словарь.

Индексы Рубрикатора ГРНТИ

Применение Рубрикатора ГРНТИ, как средства тематического общения между автоматизированными системами страны, предполагается обязательным и контролируется (контроль диагностический); контролируется также и структура индекса (триады: 2 цифры и точка - на глубину до 3-х уровней). Индексирование по словарю с помощью специальных средств расширенного ввода (см. "Общее описание системы п.п. 3.4.2.5 и 2.3.1.1").

В системе имеются развитые средства тематического поиска по Рубрикатору ГРНТИ, который предлагается в качестве основного режима.

Предметные и Географические рубрики

В этих полях предлагается использовать индексирование на языке предметных рубрик. Структура этих полей (Предметный или Географический заголовок, 3 уровня тематических подзаголовков, 3 уровня географических подзаголовков, один хронологический подзаголовок и один формальный (аспект)) предназначена для отражения содержания политематических документов (поля повторяющиеся). В поисковый словарь выводится полная рубрика (подзаголовки разделяются двумя дефисами "--" — Словари соответственно предметных и географических рубрик), а также отдельные слова (Словарь ключевых слов). Словари предметных и географических рубрик пополняются по мере поступления в БД новых документов, и при вводе рубрик можно не вводить их с клавиатуры, а за одно обращение к словарю перенести все отмеченные рубрики (из тех, что были введены в БД ранее в другом документе). При использовании при вводе авторитетного файла дополнительно переносятся также и индексы ББК (до 5-и индексов в каждой рубрике), которые при сохранении документа будут введены в поля ББК.

Примечание: Для исключения повторного ввода данных в поля ББК при переносе их из полей Предметных и Географических рубрик проводится контроль на присутствие в полях ББК первых индексов из первого и последнего повторений полей рубрик, и если хотя бы один из них отсутствует, переносятся все индексы.

Каталогизатор может откорректировать перенесенные ББК, дополнить их по своему усмотрению или исключить лишние. В том случае, когда проводилась корректировка перенесенных индексов, рекомендуется удалить индексы ББК из полей Предметных и Географических рубрик для исключения возможного их повторного переноса.

Ключевые слова (в свободной форме) и Аннотация

Эти поля заполняются в свободной форме и не контролируются системой.

Ключевые слова (имеет смысл вводить только те слова, которые не встречаются в полях библиографических данных) вводятся как повторяющиеся поля; в поисковый словарь ключевых слов выводится значение поля полностью (словосочетание), а также и отдельные слова. Ключевые слова можно вводить с использованием словаря в режиме мультиввода как в повторяющиеся поля, так и набирать отдельные слова из словаря в отдельное повторение поля (в последнем случае слова разделяются запятой).

Аннотация выводится в формате просмотра документов безусловно, а в основных КК – только для документов, в которых ЭД "Характер документа" определен как "каталог" (если нет указания об изменении порядка вывода – см. п.4.2.9). Она вводится с использованием многострокового окна; при необходимости представления аннотации в выходном документе в виде абзацев, нужно вводить каждый абзац как повторяющееся поле. В поисковый словарь ключевых слов выводятся специально размеченные слова или словосочетания из аннотации (заключенные в угловые скобки <>).

Учебная литература

ЭД:	Факультет, Кафедра, Специальность, Дисциплина, Курс, Семестр, Признак основной/дополнительной литературы

В этом поле представляются сведения о том, кому предназначены документы – учебники и учебные пособия (поле повторяющееся). Все данные заполняются с использованием пользовательских меню. Данные этого поля в собранном виде (все введенные ЭД в показанном выше порядке и разделенные символом "/") включаются в поисковый словарь и позволяют при поиске за одно обращение отобрать всю литературу, соответствующую комплексу ЭД, входящих в поисковый термин.

На основе данных этого поля может быть получена выходная форма "Книгообеспеченность студентов", в которой число документов, отобранных из БД ЭК в результате поиска по заданным критериям, делится на число студентов, которое определяется автоматически по БД читателей по тем же критериям. При этом если учебники имеют не единственное предназначение (введены повторяющиеся поля), то при подготовке формы учитывается только парциальная часть экземпляров, соответствующая заданным критериям.

Учебная литература (КО)

ЭД:	Факультет. Номер учебного плана или Уникальный номер дисциплины. Кафедра выпускающая. Кафедра читающая. Учебное направление. Специальность. Дисциплина. Семестр. Цикл дисциплин. Уровень компонента. Вид обучения. Форма обучения. Признак основной / дополнительной литературы

Это поле представляет расширенную информацию о назначении учебников и учебных пособий для Пользователей-ВУЗов, которые применяют новую, интегрированную, технологию задачи "Книгообеспеченность студентов учебной литературой" (начиная с версии ИРБИС 2002.2). Все ЭД вводятся с использованием справочников – меню и учитывают требования Министерства высшего образования. ЭД "Номер учебного плана" и "Дисциплина" вводятся с использованием словаря БД ВУЗ, организацию которой предполагает интегрированная технология. Использование одного из опорных ЭД "Номер учебного плана" или

"Уникальный номер дисциплины" определяется Пользователем в соответствии с принятой им методикой.

Это поле специально вынесено на отдельную страницу в РЛ PAZK, PVK и SPEC. Подробное описание работы дано в разделе 8.

Сведения о рецензируемом документе

ЭД:	Заглавие. Автор – заголовок описания рецензируемого документа. Признак: инвертирование ФИО допустимо? Сведения, относящиеся к заглавию. Выходные данные (город, издательство, год издания, число страниц – в текстовой форме). ISBN. Идентификатор нетекстового материала. Шифр документа в БД

<

Поле используется при вводе аналитического описания рецензии; в нем указываются данные о рецензируемом документе. Поле может повторяться в случае описания рецензии на несколько документов. Если рецензируемые документы уже были введены в БД ранее, то полные сведения о них можно получить, используя вход в словарь по заглавию. Если рецензируемый документ отсутствует в БД, то ввод производится в обычном порядке:

Правила записи автора в сведениях о рецензируемом документе такие же, как и в других полях, объединяющих ЭД из разных областей БО, – ЭД заполняется, если авторов не более 3-х, фамилия записывается вместе с инициалами (через пробел) или полным именем (отделяется от фамилии запятой и пробелом); может быть введен через словарь.

ЭД "Сведения об ответственности", как и в других полях, может быть введен следующими способами:

·         с клавиатуры,

·         через словарь (мультиввод всех лиц в неповторяющееся подполе, отдельные ФИО разделяются точкой с запятой),

·         автоматически сформирован (или пополнен, если информация была введена до сохранения документа) из введенных данных об авторе - заголовке описания с учетом указаний о допустимости инверсии фамилии и инициалов или полного имени.

Введенные через словарь или автоматически сформированные данные могут быть откорректированы (например, введены данные типа "Редкол.:", изменены падежи фамилий, полные имена заменены инициалами и др.).

Выходные данные (в отличие от других областей описания документа) в данном поле вводятся в текстовом виде со всеми разделительными знаками, включая предшествующий, согласно ГОСТ 7.1-84. Издательство (вместе с городом) может быть введено через словарь; при этом ставятся нужные разделительные знаки, включая области для года издания и числа страниц, которые нужно ввести с клавиатуры.

Автор и Заглавие рецензируемого документа включаются соответственно в словари авторов и заглавий с пометой "\Реценз.док.\", отдельные слова из заглавия – в словарь ключевых слов; по наличию этого поля также формируется термин в словаре "Характер документа".

При поиске может быть реализована связь между документом-рецензией и рецензируемым документом для одновременного их просмотра и вывода.

Содержание сборника. Оглавление выпуска журнала. Приложение на вкладках

ЭД:	1,2,3-й авторы. Признак: инвертирование ФИО допустимо? Заглавие. Сведения об ответственности. Страницы. Иллюстрации. Ключевые слова (1,2,3-я темы). Издательский индекс

В этом поле представляются сведения об интересных (или всех) статьях выпуска журнала (или другого издания) в форме оглавления.

При вводе данных в это поле используются все методы, описанные выше для аналогичных ЭД в других полях, и соблюдаются те же принципы:

·         Авторы (фамилия, инициалы или полное имя) могут быть введены за одно обращение к словарю (мультиввод в отдельные подполя); при вводе с клавиатуры соблюдается правило, по которому инициалы отделяются от фамилии пробелом, а полное имя отделяется от фамилии запятой и пробелом;

·         В ЭД "Сведения об ответственности" редакторы и другие лица могут быть также введены за одно обращение к словарю (мультиввод в одно подполе, отдельные ФИО разделяются точкой с запятой). При сохранении документа перед введенными данными будут дополнительно введены сведения об авторах (с учетом указания о допустимости инвертирования ФИО, относящегося ко всем авторам). Введенные через словарь или автоматически сформированные данные могут быть откорректированы (например, введены данные типа "Редкол.:", изменены падежи фамилий, полные имена заменены инициалами и др.);

·         сведения об иллюстрациях вводятся через меню (только одно значение).

При вводе ЭД "Страницы" обозначение не вводится - в выходных документах наименование единицы измерения из ORG.MNU (для кода "5" по умолчанию установлено значение "стр.");

ЭД "Издательский индекс" (вводится через меню) определяет, что данная статья должна быть выведена в Систематический указатель в формате аналитического описания.

Если при каталогизации Сборника с общим заглавием в ЭД "Содержание" вводятся сведения не обо всех, а только об отдельных статьях, можно сделать об этом помету в поле "Тираж КК …" на странице РЛ "Технология" (см. п.4.2.9) - в выходных документах будет выводиться константа "Из содерж.".

Авторы, заглавие и ключевые слова (полностью и отдельные слова) выводятся в соответствующие поисковые словари; отдельные слова из заглавий включаются также в словарь ключевых слов.

Сведения о текущих пользователях системы

Оперативные сведения о текущих пользователях системы (т.е. сведения о клиентах, работающих в данный момент с ресурсами системы) отображаются в таблице Список текущих пользователей (см. рис. 5.1а).

По каждому из текущих пользователей дается следующая информация:

Имя компьютера

- сетевое имя компьютера, на котором работает пользователь;

· Приложение

- вид АРМа, с которым работает пользователь;

· Параметр

- имя инициализационного файла, использованного при старте АРМа;

· Подключение

- дата и время начала работы пользователя (по часам на компьютере клиента!);

· Подтверждение

- дата и время последнего подтверждения о нормальной работе АРМа (по часам на компьютере клиента!);

· Примечание

- прочие данные.

Следует иметь в виду, что оперативность информации о текущих пользователях системы определяется интервалом подтверждения, т.е. интервалом времени, через которое АРМ пользователя автоматически подтверждает о своей нормальной работе. Значение интервала подтверждения определяется параметром UserConfirmInterval в секции MAIN инициализационного файла (см. Приложение 1) - значение этого параметра по умолчанию 5 минут. Также следует знать критерий, на основании которого система делает заключение об аварийном завершении приложения пользователя и удаляет сведения о нем из списка текущих пользователей: сведения о пользователе считаются неактуальными (по причине аварийного завершения его приложения), если:

время подтверждения от него не меняется в течение контрольного интервала. Значение контрольного интервала определяется параметром UserControlInterval (значение по умолчанию 10 минут)

или

разница между временем подтверждения и текущим временем на компьютере Администратора превышает значение параметра UserControlDelete. По умолчанию, т.е. если параметр не задан, данное условие не проверяется.

Администратору предлагаются дополнительные функции, связанные с текущими пользователями системы, - они подключаются в виде всплывающего меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши:

· Передать сообщение

- обеспечивается передача произвольного сообщения текущему пользователю;

· Закрыть

- обеспечивается передача команды на завершение работы текущего пользователя;

· Удалить

- из списка удаляются сведения о текущем пользователе.

Оперативность выполнения первых двух функций определяется интервалом подтверждения, т.е. значением параметра UserConfirmInterval.

Сведения об интеллектуальной ответственности лиц и коллективов, не входящих в заголовок описания

Все данные, введенные в этом блоке, используются как для поиска, так и для автоматического формирования ЭД "Сведения об ответственности".

Другие индивидуальные авторы, НЕ входящие в заголовок описания

(монографическое или аналитическое описание)

ЭД:

Фамилия. Инициалы. Расширение инициалов. Дополнительные данные – неотъемлемая часть имени. Дополнительные данные, кроме дат (звания, должности...). Римские цифры. Даты жизни. Разночтение фамилии. Признак: инвертирование ФИО допустимо? Индикатор формы записи имени. Номер авторитетной записи. Признак: автор работает в организации, ведущей электронный каталог, или Место его работы. Роль (нужна ДК?).

В этом поле указываются ФИО авторов, не введенных в поле заголовка описания: если число авторов не больше 3-х, то в это поле вводятся авторы, начиная со 2-го (1-й – заголовок); но если их больше 3-х, то записываются все, включая и первого (описание введено "под заглавием").

Разночтения фамилий (наряду с основными именами) включаются в поисковый словарь, и на них готовятся ссылочные каталожные карточки. Каталогизатор может также определить "роль" авторов (нужно ли готовить для них Добавочные каталожные карточки). Авторов можно вводить с использованием словаря БД ЭК (если сведения о нем уже были введены в БД ранее в другом документе) и Авторитетного файла; в режиме мультиввода для повторяющихся полей можно перенести в документ за одно обращение к словарю нужное число полей.

В словарь авторов выбирается термин, состоящий из ЭД "Фамилия", "Римские цифры", "Расширение инициалов" или (при его отсутствии) "Инициалы" и "Неотъемлемая часть имени" (в скобках).

При автоматическом формировании ЭД "Сведения об ответственности" выбираются ЭД "Фамилия", "Римские цифры" и "Инициалы" или (при его отсутствии) "Расширение инициалов". При этом "Признак: инвертирование ФИО допустимо?" определяет порядок следования фамилии и инициалов или, соответственно, расширения инициалов (см.
ниже п.4.2.3 "Заглавие и сведения об ответственности").

Редакторы, составители, переводчики, композиторы, художники и другие лица с вторичной интеллектуальной ответственностью (монографическое или аналитическое описание)

ЭД:

Фамилия. Инициалы. Расширение инициалов. Дополнительные данные – неотъемлемая часть имени. Дополнительные данные, кроме дат (звания, должности...). Римские цифры. Даты жизни. Разночтение фамилии. Признак: инвертирование ФИО допустимо? Номер авторитетной записи. Индикатор формы записи имени. Признак: автор работает в организации, ведущей электронный каталог или Место его работы. Роль (нужна ДК?). Функция.

В этом поле указываются фамилии и инициалы и/или имена лиц с вторичной интеллектуальной ответственностью и их функция (ввод через меню). Инициалы должны быть отделены от фамилии пробелом; если вводится полное имя (расширение инициалов), то после фамилии следует поставить запятую и пробел.

Все имена (с указанием их функции) включаются в поисковый словарь авторов, и вводить их можно с использованием словаря БД ЭК и Авторитетного файла; в режиме мультиввода для повторяющихся полей можно перенести в документ за одно обращение к словарю нужное число имен.

При автоматическом формировании ЭД "Сведения об ответственности" "Признак: инвертирование ФИО допустимо?" определяет порядок следования фамилии и инициалов или, соответственно (при наличии запятой), расширения инициалов (см. ниже п.4.2.3 "Заглавие и сведения об ответственности").

Каталогизатор может также определить "роль" лиц (нужно ли готовить для них Добавочные каталожные карточки).

Коллективные авторы (КА)

ЭД:	Страна. Наименование. Аббревиатура. Номер КА. Город. Подразделение. Сокращение по ГОСТ. Номер авторитетной записи. Роль

В этом поле указываются данные о коллективных авторах, не введенных в поле "Коллективный автор — Заголовок описания"; каталогизатор может также определить "роль" КА (нужно ли готовить для них Добавочные каталожные карточки).

ЭД "страна" и "роль" вводятся через меню. Если сведения о КА уже были введены в БД ранее в другом документе, все ЭД (кроме последнего) можно не вводить с клавиатуры, а перенести из словаря или Авторитетного файла коллективов. Полное наименование включается в поисковый словарь коллективов, а отдельные слова из него — в словарь ключевых слов.

Введенные данные ("Сокращение по ГОСТ", а при его отсутствии полные данные коллектива) автоматически включаются в ЭД "Сведения об ответственности" (см. ниже п.4.2.3 "Заглавие и сведения об ответственности").

Временные коллективные авторы (ВКА)

ЭД:	Наименование. Аббревиатура. Номер ВКА. Дата проведения. Город 1. Город 2. Город 3. Сокращение по ГОСТ. Номер авторитетной записи. Роль

В этом поле указываются данные о временных коллективных авторах (мероприятие, симпозиум...), не введенных в поле "Временный коллективный автор - Заголовок описания"; каталогизатор может также определить "роль" ВКА (нужно ли готовить для них Добавочные каталожные карточки).

ЭД "страна", "город(1,2,3)" и "роль" вводятся через меню; при этом все три города могут быть введены за одно обращение.

В ЭД "Дата" записывается год. Перед всеми ЭД, включая "Дата" и "Город(1,2,3)" разделительные знаки не ставить.

Если сведения о ВКА уже были введены в БД ранее в другом документе, все ЭД (кроме последнего) можно не вводить с клавиатуры, а перенести из словаря или Авторитетного файла коллективов.

Полное наименование включается в поисковый словарь коллективов, а отдельные слова из него — в словарь ключевых слов.

Все введенные данные ("Сокращение по ГОСТ", а при его отсутствии полные данные коллектива) автоматически включаются в ЭД "Сведения об ответственности" (см. ниже п.4.2.3 "Заглавие и сведения об ответственности").

Авторы, редакторы ... КА, ВКА, из общей части БО или документа-источника, в котором опубликована статья

ЭД:	Фамилия и инициалы лица. Признак: инвертирование ФИО допустимо? Номер авторитетной записи, Функция (если лицо - не автор). Коллективный автор или Временный коллективный автор. Сокращение коллектива по ГОСТ.

В этом поле указываются фамилии и инициалы (или имена) авторов, не входящих в заголовок описания, лиц с вторичной интеллектуальной ответственностью (с указанием их функции), КА и ВКА, относящиеся к многотомному изданию в целом или к документу, в котором опубликована статья. Инициалы должны быть отделены от фамилии пробелом; если вводится полное имя (расширение инициалов), то после фамилии следует поставить запятую и пробел.

Каталогизатор может также определить ЭД "Роль" (нужно ли готовить для лиц и коллективов Добавочные каталожные карточки).

Все имена (с указанием их функции) включаются в поисковый словарь авторов, и вводить их можно с использованием словаря БД ЭК и Авторитетного файла; в режиме мультиввода для повторяющихся полей можно перенести в документ за одно обращение к словарю нужное число имен.

Все введенные данные о лицах и коллективах ("Сокращение по ГОСТ", а при его отсутствии полные данные коллектива) автоматически включаются в ЭД "Сведения об ответственности". При автоматическом формировании ЭД "Сведения об ответственности" "Признак: инвертирование ФИО допустимо?" определяет порядок следования фамилии и инициалов или, соответственно (при наличии запятой), расширения инициалов (см. ниже п.4.2.3 "Данные общей части сводного описания…" и п.4.2.4 "Издание, в котором опубликована статья (дополнительные данные)").

Примечание: Для корректного автоматического формирования ЭД "Сведения об ответственности" сведения о коллективах должны быть введены после сведений о лицах.

Сведения об издании документа, Автор переиздания

Поле не повторяется, поскольку на каждое новое переиздание в БД вводится отдельный документ.

Сведения о специфических данных документов (отчеты о НИР, патенты) и об издании юридического (директивного) и нормативно-технического

документа

ЭД:

Отчеты о НИР: Номер (шифр) темы; Номер (шифр) этапа (части); Номер (шифр) задания; Номер Госрегистрации; Инвентарный номер ВНТИЦентра.

Патенты и другие охранные документы: Вид патентного документа (12); Номер документа (11); Страна или МО (19); Классификация изобретений; Индекс (51/52); Регистрационный № заявки (21); Дата подачи заявки (22); Дата публикации (46); Место публикации (официальное издание)(46); Сведения о конвенционном приоритете: Дата подачи заявки (31), Номер первичной заявки (32), Страна (33).

НТД и ЮД: Вид НТ документа; Номер документа; Взамен какого документа введен данный; Введен с … (дата); Срок действия (дата).

Поле повторяется. Применяется при описании книг (моноизданий и многотомников) и аналитических описаний патентных, директивных и нормативно-технических документов.

Для патентных и нормативно-технических документов из Вида и Номера документа автоматически формируется ЭД "Шифр документа в БД".

Все ЭД для патентных документов снабжены номерами, соответствующими им в ВОИС.

Сведения об электронном ресурсе

ЭД:

Основной документ / Приложение. Вид и объем ресурса. Наличие цвета. Наличие звука. Системные требования. Уточнение к системным требованям (например, "для МЛ")

Поле заполняется по данным с сопроводительной этикетки электронного ресурса (МЛ, магнитные и оптические диски и пр.) в соответствии с требованями ГОСТ 7.82-2001.

Поле повторяется соответственно числу видов электронных ресурсов для данного документа (с указанием, относится ли данный ресурс к основному документу или приложению (сопроводительному материалу)).

При вводе ЭД "Вид и объем ресурса" используется справочник-меню, исходное состояние которого составлено на основе терминологии и примеров указанного ГОСТа.
В этом меню содержится несколько разнотипная информация (на кириллице и латинице), включающая данные и для вида (Программа, Электрон. текстовые дан., Электрон. журн. и т.д.), и для объема ("файлов : записей", "файлов : байтов" и др.), выбирая которую каталогизатор сможет вводить данные достаточно быстро и в формализованном (стандартном) виде.

ЭД, характеризующие наличие цвета и звука, также вводятся с помощью меню, в которых представленная форма кодов учитывает как требования ГОСТа, так и требования формата UNIMARC по представлению кодированной информации об электронных ресурсах, что обеспечивает одноразовый ввод однотипных данных в документ и возможность формирования корректных данных при конвертировании в коммуникативные форматы.

ЭД "Системные требования", включающий как данные о технических устройствах, так и о языках программирования и операционных системах, не может использовать заранее подготовленный справочник. Поэтому ввод данных осуществляется с использованием словаря БД, который будет наполняться по мере ввода документов в БД (этот словарь не предназначается для поиска, а только для использования в режиме ввода/корректуры в режиме мультиввода)

Выходные данные

ЭД:	Издательство (Издающая организация). Город 1. Город 2. Город 3. Год издания. Год окончания издания (для сериальных и периодических изданий). Место печати

Поле повторяется по числу издательств, каждому из которых может соответствовать до 3-х городов; сокращения в названии городов — по ГОСТ 7.1-84 (вводятся через меню); разделительные знаки перед ЭД "Город" не ставить. Если сведения об издательстве уже были введены в БД ранее в другом документе, то ЭД можно не вводить с клавиатуры, а перенести из словаря; одновременно с наименованием издательства переносятся и соответствующие ему города. Год издания приводится только один раз; если дата издания неизвестна, ЭД "Год" не заполнять. Наименование издательства (вместе с городами), Города и Год издания включаются в поисковые словари.

ЭД "Место печати" обычно приводится в случае, когда издательство неизвестно.

При вводе тома многотомного издания (сводное описание) поле можно не заполнять, если все выходные данные тома совпадают с выходными данными, приведенными в поле данных общей части сводного описания.

Для сериальных изданий, прекративших свое существование, вводится дата конца издания (четыре цифры года).

Примечание: При описании электронного ресурса год может повторяться для разных составляющих одного документа.

Количественные характеристики

ЭД:	Объем: количество и единица измерения, Наличие иллюстраций, Сопроводительный материал: количество и единица измерения, Размер, Вид упаковки (Переплет и др.), Признак "не на баланс", Тираж , Признак: Состоит из … книг

При описании Электронных ресурсов поле может повторяться соответственно их числу, для одного документа

Все ЭД записываются по общим правилам без предшествующих разделительных знаков; в ЭД "Объем" записывать только цифры. При сложной пагинации в ЭД "Объем" записывать полные данные.

ЭД "Единица измерения" для объема основного документа и сопроводительного материала вводится через меню для документов разных типов (печатных, аудиовизуальных и пр.). Если этот ЭД не заполнен, значение берется из файла ORG.MNU (для кода 4 "по умолчанию" установлено значение "с").

Примечание: При описании Электронных ресурсов ЭД "Единица измерения" вводится в форме, которая учитывает как требования ГОСТа, так и требования формата UNIMARC по представлению кодированной информации об электронных ресурсах, что обеспечивает одноразовый ввод однотипных данных в документ и возможность формирования корректных данных при конвертировании в коммуникативные форматы.

Сведения об иллюстрациях (до 4-х повторений) могут быть введены за одно обращение к меню в режиме мультиввода.

ЭД "Вид упаковки" (вводится через меню), в основном, предназначен для нот, граммпластинок и других нетрадиционных изданий.

ЭД "Состоит из … книг" может быть полезен, например, в том случае, когда после переплета старая книга разделяется на несколько частей, на каждую из которых готовится карточка—формуляр с указанием цены каждой части. Введенный "Признак не на баланс" определяет, что данный документ в Инвентарные списки выдаваться не будет, но в Книге суммарного учета будет отражен.

Примечание: "Признак не на баланс", введен взамен "Признака брошюра", обозначавшего этот ЭД в более ранних версиях, имеет смысл для разных видов изданий, которые Пользователь определяет в соответствии со своими правилами; при необходимости определения брошюры, как вида документа для анализа в КСУ, вводится соответствующий код в ЭД "Характер документа".

Издатели юридического (директивного) документа

ЭД:	Наименование Издателя – организации или лица (полное и сокращенное), Дата выпуска, Номер документа, Номер авторитетной записи

Поле применяется в аналитическом описании юридических (директивных) документов (законы, распоряжения, инструкции и т.п.)

При вводе Издателя можно использовать словарь (если сведения о нем уже были введены в БД ранее в другом документе) или Авторитетный файл коллективов в режиме мультиввода для повторяющихся полей. Полное наименование Издателя включается в поисковый словарь коллективов, а отдельные слова из него — в словарь ключевых слов. Ввод издателя – лица осуществляется без использования Авторитетного файла, в то время, как издатель - организация может быть перенесен из словаря БД ЭК.

Сведения об экземплярах

ЭД:

Статус. Инвентарный номер. Дата поступления. Место хранения. Цена. Штрих-код. Число экземпляров, полученных для ЦБС или подразделения ВУЗ при безынвентарном учете (БИУ). Число экземпляров, выданных при БИУ. Канал поступления. Идентификатор партии (Номер записи в КСУ или/и Номер акта индивидуального учета). Данные списания (Номера актов выбытия и передачи, требование доукомплектования (число экземпляров), число экземпляров, выбывших из одной библиотеки ЦБС или подразделения ВУЗ(БИУ) и переданных в другие библиотеки ЦБС или подразделения ВУЗ(БИУ)). Данные проверки фонда (дата проверки).

Поле повторяющееся; каждое повторение определяет сведения:

· об одном экземпляре издания, хранящемся в одном подразделении по системе индивидуального учета или заказанном для него (ЭД "Статус" может принимать любое из допустимых значений, кроме “C” и “U”), или

· о группе экземпляров издания, хранящихся в одном подразделении по системе безынвентарного учета, например, в вузовских библиотеках (ЭД "Статус" имеет значение “U”) или

· о группе экземпляров издания, направленных в одну из библиотек ЦБС (ЭД "Статус" имеет значение “C”)

ЭД "Статус" (вводится через меню) является обязательным во всех вариантах заполнения поля "Сведения об экземплярах" для заказанного или уже полученного экземпляра (единственное технологическое исключение – см ниже по тексту для статуса R).

При индивидуальном описании экземпляра код статуса полученного экземпляра – "0" (получен, свободен, может быть выдан читателю), а код статуса заказанного экземпляра – "2" (еще не поступал, ожидается). Коды статуса 3,4,5,6 говорят о том, что экземпляр не может быть выдан читателю (находится в переплете, утерян, списан и др.); эти данные могут быть введены ответственным лицом (каталогизатором) путем корректуры документа.
Коды статуса "0" и "1" ( экземпляр свободен или выдан читателю) корректируются системой в процессе ведения задачи книговыдачи.

Код статуса "С" означает, что полученная для отдельной библиотеки ЦБС группа экземпляров, число которых указывается в специальном подполе, отражается в центральном электронном каталоге (при наличии самостоятельных каталогов библиотек сети) только общим числом экземпляров и не выдается читателю, в то время, как в каталогах библиотек сети они представляются индивидуально и могут быть выданы; в выходном документе "Инвентарный список" эти экземпляры не отражаются, но в сведениях об итоговых поступлениях за определенный период времени учитываются.

Код статуса "U" означает, что полученная группа экземпляров, число которых указывается в специальном подполе, (например, при безынвентарном учете учебников в ВУЗе), отражается в электронном каталоге общим числом экземпляров. Выдача читателю производится при наличии свободных (еще не выданных) экземпляров без фиксирования его конкретного номера; число выданных экземпляров автоматически корректируется в специальном подполе в процессе ведения задачи книговыдачи. В выходном документе "Инвентарный список" и в сведениях об итоговых поступлениях за определенный период времени экземпляры учитываются общим числом.

Код статуса "R", временный (до сохранения документа), технологический, используется в технологии для облегчения ввода группы экземпляров, описываемых индивидуально и различающихся лишь последовательными инвентарными номерами и местом хранения (остальные ЭД – место хранения, номер партии (КСУ, акт), канал поступления, цена и дата ввода – у них одинаковы - см. ниже п.5.1.1); поля экземпляров со статусом "R" при "сохранении" документа автоматически "размножаются" соответственно указанному ЧИСЛУ таким образом, что в каждое из них вводятся:

·         Статус 0;

·         ЭД "Инвентарный номер", отличающийся от предыдущего на 1; при этом ПЕРВОМУ экземпляру присваивается инвентарный номер, значение которого либо равно заданному, либо равно 1 (при отсутствии заданного значения в поле со статусом "R");

·         все остальные данные переносятся без изменения из поля, введенного со статусом "R".

Возможно применение технологии процесса "Размножение экземпляров", позволяющей вводить последовательные инвентарные номера экземпляров для разных мест их хранения:

·         за одно обращение к справочнику путем группового ввода в повторяющиеся поля отбираются и вводятся в документ направления (места хранения) всех экземпляров; при этом статус может либо отсутствовать, либо быть равным "2" (заказан);

·         вводится одно поле со статусом "R" (с указанием числа экземпляров и инвентарного номера первого из них) и всеми остальными ЭД, общими для всех размножаемых экземпляров;

·         при сохранении документа размноженные по инвентарным номерам экземпляры объединяются с направлениями; "лишние" направления формируются как заказанные со статусом "2".

Примечание: Это единственный случай, когда система позволяет временно (до сохранения) записать в документ поля экземпляров без ЭД "Статус" – поля, состоящие только из одного ЭД "Место хранения", и при наличии хотя бы одного поля со статусом "R".

ЧИСЛО экземпляров и НАЧАЛЬНЫЙ номер задаются в ЭД "Инвентарный номер экземпляра" через разделительный знак "/" (например, 5/12567 – 5 экземпляров, начиная с номера 12567).

Структура инвентарного номера определяется пользователем и не контролируется системой. Так, например, номер может начинаться с буквенной части (в разных хранилищах библиотеки могут применяться разные системы инвентарного учета), или с неизменяемой цифровой части, которая отделяется от изменяемой разделительным знаком, например, знаком "-" или "/" (система инвентарного учета экземпляров под одним инвентарным номером), или сочетание этих двух вариантов, или любая другая конструкция.

Определение структуры и начального значения для автоматического ввода "последовательных" номеров, среди которых каждый следующий отличается от предыдущего на 1, производится по следующему алгоритму:

·         для выделения из заданного начального номера изменяемой цифровой части система сканирует заданное значение, начиная справа, и определяет числовую часть его до первого встретившегося нецифрового символа (это – начальное цифровое значение инвентарного номера);

·         сканирование продолжается далее (справа налево) для выделения неизменяемой части инвентарного номера (это текст между первым встретившимся нецифровым знаком и последним символом "/", за которым (слева) стоит число);

·         если числовая часть справа отсутствует, считается, что начальный номер не задан и счет ведется с 1; при наличии неизменяемой части она включается в номер, изменяемая часть которого начинается с 1.

Примеры задания инвентарных номеров для размножения:

Введено 5/, результат размножения: 1; 2; 3; 4; 5;

Введено 3/123, результат размножения: 123; 124; 125.

Введено 3/1789-, результат размножения:1789-1; 1789-2; 1789-3;

Введено 4/АБ156, результат размножения: АБ156; АБ157; АБ158; АБ159;

Введено 2/К19/12, результат размножения: К19/12; К19/13;

В один документ можно ввести подряд необходимое число повторений поля со статусом "R", например, для групп экземпляров, полученных по разным каналам или направляемых в разные места хранения с разной системой инвентарных номеров. При этом начальный номер (если он нужен) ставится только в первом из них или, соответственно, в тех группах, где не должно быть непрерывности.

Штрих-коды, естественно, оригинальные, вводятся индивидуально для каждого экземпляра в полученные повторения поля. Также индивидуально для каждого экземпляра вводятся и другие данные, отличающиеся для разных экземпляров, - канал поступления и/или цена,

Экземпляр считается зарегистрированным, если присутствует ЭД "Дата поступления"; при этом для экземпляров индивидуального учета контролируется обязательность одного из ЭД: "Инвентарный номер" или "Штрих-код". Оба эти ЭД включаются в общий для них словарь и являются идентификатором экземпляра (используется в задачах книговыдачи); они проверяются на дублетность с ранее введенными значениями (но НЕ ВНУТРИ одного документа); при этом дублетный штрих-код системой не пропускается (запрещающий контроль), а дублетные инвентарные номера пропускаются (контроль диагностический).

Инвентарный номер можно вводить с использованием словаря "Инвентарные номера, сортированные", в котором (в отличие от общего словаря инвентарных номеров) длины цифровой части всех инвентарей выровнены до 8 цифр за счет ведущих пробелов. При задании в окне "Ключ" начальных символов искомого значения инвентарного номера, нужно пользоваться вводом ведущих (стоящих вначале) пробелов. При такой структуре словаря легко выйти на его окончание (или окончание части словаря), определив тем самым последний введенный инвентарный номер (это имеет смысл только при работе в АРМе "Каталогизатор", поскольку в АРМе "Комплектатор" работает другой аппарат определения последнего введенного инвентарного номера).

ЭД "Место хранения" и "Канал поступления" вводятся через меню (кодированная информация, специфическая для каждого пользователя).

ЭД "Место хранения" предполагает наличие в Библиотеке пользователя отделов или отделений; при этом предполагается, что в данном поле могут быть отражены заказанные (еще не полученные) экземпляры для определенных отделов. Сведения о полученных и заказанных экземплярах отражаются в формате выдачи.

ЭД "Цена" целесообразно вводить, для тех экземпляров, цены которых отличаются от введенной в области кодированной информации (в поле ISBN).

В ЭД "Дата" текущая дата может быть введена автоматически при одновременном нажатии клавиш <Alt> и <Д(L)> в формате ГГГГММДД.

Если дата не введена явным образом, при сохранении документа она будет введена автоматически.

ЭД "Идентификатор партии книг ("Номер записи КСУ", "Номер акта индивидуального учета")" вводится через кнопку "Настройка" перед началом работы с партией полученных книг и сохраняется до явного изменения (см. п.5.1)

При работе по интегрированной технологии системы ИРБИС оба номера "Идентификатора партии книг" создаются в АРМе "Комплектатор" и имеют определенную структуру, позволяющую вести аппарат "максимальных значений номера". В полной мере этот аппарат используется в АРМе "Комплектатор", но если работа по присвоению "Номера КСУ" и "Номера акта" осуществляется каталогизатором, то необходимо обеспечить соблюдение следующих принципиальных требований к структуре этих ЭД. Эти требования состоят в следующем: переменная часть номера должна начинаться либо после буквы, либо после символа "/", либо номер должен состоять только из цифр. Это соответствует системе нумерации записей в КСУ (сквозная в течение года, например, 1998/24), а для актовых номеров может быть применена структура, либо полностью идентичная КСУ, либо, например, по принципу А1998/24.

Данные по Списанию вводятся при работе в АРМе "Комплектатор" (задача "Выбытие") и здесь не рассматриваются.

Данные по проверке фонда вводятся через РЛ PRF и рассмотрены ниже (см. п.5.5)

Рабочий лист ввода

Работа с БД Каталог подписки

Работа с партией книг, учет которой проводится более чем по одному акту ИУ

Разметка заглавий

Редактирование РЛ подполей

Редактирование РЛ полей

Редактирование справочников

Редактор INI-файлов и сценариев поиска

Регистрация читателя

Регистрация новых поступлений

Регистрация передачи

Регистрация "Подшивок" газет и журналов

Регистрация поступлений документов-книг

Регистрация выбытия партии книг

Рекомендации по восстановлению БД в случае ее разрушения

Реквизиты предварительного заказа

Режим АКТУАЛИЗИРОВАТЬ СЛОВАРЬ

Режим ДИАГНОСТИКА ФАЙЛА ДОКУМЕНТОВ

Режим КОПИРОВАТЬ ФАЙЛ ДОКУМЕНТОВ

Режим НОВАЯ

Режим ОПРОС СОСТОЯНИЯ

Режим ОПУСТОШИТЬ

Режим ОТКРЫТЬ

Режим РЕОРГАНИЗОВАТЬ ФАЙЛ ДОКУМЕНТОВ

Режим РЕОРГАНИЗОВАТЬ СЛОВАРЬ

Режим СНЯТЬ БЛОКИРОВКУ

Режим СОЗДАТЬ СЛОВАРЬ ЗАНОВО

Режим СПИСКИ

Режим ТАБЛИЦЫ

Режим УДАЛИТЬ

Режим ВОССТАНОВИТЬ ФАЙЛ ДОКУМЕНТОВ

Режим ВЫПОЛНИТЬ ПАКЕТНОЕ ЗАДАНИЕ

Режим ЗАКРЫТЬ

Режимы ИМПОРТ/ЭКСПОРТ/КОПИРОВАТЬ

Режимы СПИСОК УДАЛЕННЫХ / СПИСОК НЕАКТУАЛИЗИРОВАННЫХ / СПИСОК ЗАБЛОКИРОВАННЫХ

Словари

Словари и контроль выполнения заказов

Создание файла задания

Специальные сценарии поиска для АРМа "Комплектатор"

Специальный интерфейс для книговыдачи на основе штрих-кодов

Специфика заполнения отдельных полей

СПИСАНИЕ КНИГ

Список и назначение форматов системы ИРБИС

Средства сервиса и общая характеристика интерфейса

Статистическая обработка данных

Статистика спроса

Строковые функции

Строковые выражения

Структура файла задания

Сведения о содержании документа

Сведения о текущих пользователях системы

Сведения об интеллектуальной ответственности лиц и коллективов, не входящих в заголовок описания

Сведения об издании документа, Автор переиздания

Сведения об экземплярах